Checklist voor een atelier open dag organiseren

Een atelier open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen werkstukken ophangen. Je regelt tegelijk bezoekers, workshops, ontvangst, catering en een logische route door de ruimte. Begin met datum, programma en inschrijvingen; werk daarna toe naar presentatie en inrichting. In deze checklist staan 39 taken en 36 spullen in een vaste volgorde, zodat je minder snel materialen, bewegwijzering of praktische bezoekersinformatie te laat regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopinschrijvingen verwerken
Reserveringen maken
Bezoekerslijst afdrukken
Route en plattegrond maken
Werkstukken selecteren
2 personen
Werkstukken labelen
2 personen
Werkstukken verpakken
2 personen
Presentatiemateriaal controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar atelier brengen
2 personen
Atelier grondig schoonmaken
3 personen
Werktafels vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Expositiewanden opstellen
3 personen
Werkstukken tentoonstellen
3 personen
Workshoptafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Informatietafel klaarzetten
Techniek en verlichting testen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
2 personen
Rondleidingen verzorgen
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Hapjes en drankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Servies en afval verzamelen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Werkstukken veilig inpakken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Atelier schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Expositiewandenaantal 6
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Kleefstripsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de workshopinschrijvingen uiterlijk enkele weken vooraf vast. Zo weet je hoeveel werktafels, stoelen, krukken en materialen je per onderdeel nodig hebt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en gebruik de bezoekerslijst niet alleen voor ontvangst. Noteer ook workshopdeelname en druk de definitieve lijst kort voor de open dag af.
Maak de route door het atelier zichtbaar met een plattegrond, welkomstbord en richtingborden. Controleer de looproute voordat je expositiewanden en tafels definitief opstelt.
Plan het schoonmaken en vrijmaken van de werktafels vóór het opbouwen van de tentoonstelling. Label en verpak werkstukken pas nadat je hebt bepaald welke werken waar komen te staan.
Controleer apparatuur en stroompunten vooraf: koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen, verlengkabels en stekkerdozen moeten vóór de bezoekers arriveren op hun plek staan. Zet dranken koud en bereid koffie, thee en hapjes zo laat mogelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een atelier open dag organiseren?: Leg de datum en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen doorlopend; controleer de definitieve bezoekerslijst in de laatste week.
Hoeveel werkruimte heb ik nodig voor workshops tijdens een atelier open dag?: Plan per deelnemer een eigen werkplek en houd daarnaast ruimte vrij voor lopen, uitleg en het klaarzetten van materialen. Maak de workshopindeling uiterlijk 1 week vooraf, zodra de inschrijvingen grotendeels binnen zijn.
Wanneer moet ik werkstukken voor een open dag selecteren en labelen?: Selecteer de werken ongeveer 2 weken vooraf en label ze zodra de presentatie-indeling vaststaat. Verpak kwetsbare werkstukken daarna direct, zodat ze niet tijdens de laatste opbouwdagen beschadigen.
Wanneer zet ik koffie, thee en hapjes klaar voor een atelier open dag?: Zet koffie, thee en servies ongeveer 30 tot 45 minuten voor opening klaar. Koel dranken vooraf, maar bereid hapjes zo kort mogelijk voor aanvang om uitdrogen en kwaliteitsverlies te beperken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.