Checklist para organizar la jornada de puertas abiertas del atelier
Una jornada de puertas abiertas del atelier necesita algo más que preparar una exposición. Hay que coordinar las inscripciones, el recorrido de visitantes, las piezas expuestas y las actividades del taller sin bloquear las mesas de trabajo. Empieza por fijar la fecha y el programa, y cierra después reservas, preferencias dietéticas y materiales. Durante el montaje, deja tiempo para limpiar, despejar el espacio y probar la iluminación, los cables y la zona de café antes de que llegue la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar las inscripciones del taller
Hacer reservas
Imprimir la lista de visitantes
Crear la ruta y el plano
Seleccionar piezas
2 personas
Etiquetar piezas
2 personas
Empaquetar los trabajos
2 personas
Comprobar el material de presentación
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al taller
2 personas
Limpiar a fondo el taller
3 personas
Despejar las mesas de trabajo
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar las paredes de exposición
3 personas
Exponer las obras
3 personas
Preparar las mesas del taller
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Preparar la mesa de información
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
2 personas
Realizar las visitas guiadas
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Servir aperitivos y bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Recoger vajilla y residuos
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los trabajos de forma segura
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el taller
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 50
- Paredes de exposicióncant. 6
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Tiras adhesivascant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 4
- Fregaderoscant. 2
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las inscripciones antes de preparar el espacio. Imprime la lista de visitantes y las tarjetas de nombre al menos 24 horas antes para no depender de cambios de última hora.
- Separa el recorrido de visita de la zona de trabajo. Coloca las señales direccionales y el plano antes de exponer las piezas, y comprueba que ninguna mesa, silla o pared de exposición estreche el paso.
- Prepara cada obra con su etiqueta y su embalaje antes del montaje. Así puedes colocar la exposición de una vez y evitar buscar piezas, tiras adhesivas o material de presentación cuando ya estén llegando los visitantes.
- Haz una prueba técnica el día anterior: conecta lámparas LED, altavoces, cables alargadores y regletas, y comprueba que no crucen el recorrido. Lleva también una alternativa para la iluminación si alguna zona queda oscura.
- Calcula la comida y las bebidas según las inscripciones confirmadas, y deja el café, el té y los aperitivos para el tramo final. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y reserva tiempo para montar la mesa de información, no solo la mesa del taller.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas del atelier?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Cierra las inscripciones aproximadamente 3 días antes para poder organizar la lista de visitantes, las reservas y las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el atelier?
- Reserva al menos 4 horas para limpiar, despejar las mesas, montar mesas y sillas, colocar las paredes de exposición y exponer las obras. Si también hay taller, decoración y una ruta señalizada, prepara el montaje el día anterior siempre que sea posible.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una jornada de puertas abiertas?
- Deja listas las piezas etiquetadas, el plano, las señales, las tarjetas de nombre y el material de presentación. También conviene probar durante 30 minutos la iluminación, los altavoces y las conexiones eléctricas, y enfriar las bebidas con varias horas de margen.
- ¿Cómo organizar las inscripciones del taller durante la jornada?
- Recoge las inscripciones antes del evento y confirma las plazas como máximo 3 días antes. El día de la jornada, coloca la lista actualizada en la mesa de información y prepara las mesas del taller con el material necesario antes de abrir las puertas.
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