Checklist pour organiser un atelier portes ouvertes

Une journée portes ouvertes réussie se joue surtout dans la préparation de l’atelier et du parcours des visiteurs. Fixez d’abord la date, le programme et les inscriptions, puis préparez les œuvres, le matériel et l’espace d’accueil. Les derniers jours servent à nettoyer, installer les tables et cloisons d’exposition, mettre les boissons au frais et vérifier chaque branchement. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions aux ateliers
Faire les réservations
Imprimer la liste des visiteurs
Créer l’itinéraire et le plan
Sélectionner les travaux
2 personnes
Étiqueter les travaux
2 personnes
Emballer les préparations
2 personnes
Vérifier le matériel de présentation
Faire les courses
2 personnes
Apporter le matériel à l'atelier
2 personnes
Nettoyer soigneusement l'atelier
3 personnes
Libérer les tables de travail
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les cloisons d’exposition
3 personnes
Exposer les travaux
3 personnes
Installer les tables d'atelier
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d’information
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Assurer les visites guidées
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler la vaisselle et les déchets
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les œuvres en toute sécurité
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l'atelier
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Murs d’expositionqté 6
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 50
Bandes adhésivesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant l’ouverture. Notez séparément les participants aux ateliers et les besoins alimentaires afin de prévoir les places, les encas et le service sans improviser.
Sélectionnez et étiquetez les œuvres avant leur transport. Gardez une liste imprimée des travaux exposés et emballez les préparations par zone pour retrouver rapidement chaque pièce sur place.
Réservez une demi-journée au nettoyage et au dégagement des tables de travail. L’espace doit être libre avant l’installation des tables, des chaises, des murs d’exposition et de la table d’information.
Faites les courses 1 à 2 jours avant l’événement, puis mettez les boissons au frais dès leur arrivée. Prévoyez les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux et thermos au même endroit pour limiter les allers-retours.
Testez l’éclairage et les branchements avant l’arrivée du public. Vérifiez les rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires, lampes LED et haut-parleurs, puis installez les panneaux de direction pour rendre le parcours évident.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites une relance 7 jours avant et fixez une date limite d’inscription pour connaître l’affluence et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer l’atelier ?: Prévoyez au moins 3 heures le jour précédent pour nettoyer, libérer les tables, installer le mobilier et exposer les œuvres. Gardez 30 minutes le jour J pour les derniers contrôles et l’accueil.
Quand préparer les œuvres pour des portes ouvertes ?: Sélectionnez-les et étiquetez-les 5 à 7 jours avant. Emballez les préparations la veille du transport et vérifiez la liste des œuvres avant de quitter l’atelier.
Combien de boissons prévoir pour l’accueil ?: Comptez 2 à 3 verres par visiteur pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et les inscriptions. Préparez le café et le thé juste avant l’ouverture et gardez une réserve dans des thermos.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.