Checklist voor een goed voorbereide Aswoensdagviering

Een Aswoensdagviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een kerkruimte en een voorganger vastleggen. Je regelt ook de liturgie, liederen, muzikanten, as, kaarsen, techniek en de ontvangst na afloop. Begin met de inhoud en planning, bevestig daarna alle betrokkenen en werk in de laatste week de materialen en zaal af. Deze checklist helpt je om de viering stap voor stap voor te bereiden, inclusief koffie, programma’s en een geteste geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kerkruimte reserveren
Voorganger bevestigen
Muzikanten vastleggen
Liturgie samenstellen
2 personen
Liederen selecteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Viering online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma laten drukken
As voorbereiden
2 personen
Kaarsen controleren
Muziekbestanden verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Liturgische materialen klaarzetten
2 personen
Programma's sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffiehoek voorbereiden
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Altaartafel inrichten
2 personen
Kaarsen en as klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Viering begeleiden
3 personen
As uitdelen
4 personen
Koffie en thee schenken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers begeleiden
2 personen
Avondprogramma uitvoeren
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Liturgische spullen opbergen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 6
Kleed voor ontvangsttafelaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Lepeltjesaantal 120
Servettenaantal 250

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Scharenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Decoratie

Altaarkleed
Paarse doekenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Windlichtenaantal 8
Asbakkenaantal 4
Asaantal 2

Verlichting

Altaarkaarsenaantal 6
Theelichtjesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg voorganger, muzikanten en kerkruimte vroeg vast en zet de definitieve liturgie en liederen uiterlijk één week vooraf klaar voor controle.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen niet pas op de dag zelf: sluit de inventarisatie enkele dagen vooraf en stem de koffiehoek en ontvangst daarop af.
Controleer de as, asbakken, paarse doeken, altaarkleed en altaarkaarsen minimaal één dag vooraf. Zet de materialen op de dag zelf op één vaste plek klaar.
Test de draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers en het mengpaneel vóór de viering. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen, zodat je geen technische oplossing hoeft te improviseren.
Plan op de dag zelf eerst de zaalopstelling en het altaar, daarna de ontvangsttafel en koffiehoek. Koel dranken op tijd en sorteer programma’s voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Aswoensdagviering organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de kerkruimte, voorganger en muzikanten. Gebruik de laatste week voor de definitieve liturgie, uitnodigingen, programma’s en materiaalcontrole.
Wat moet ik klaarzetten voor een Aswoensdagviering?: Zet onder meer as, asbakken, altaarkleed, paarse doeken, altaarkaarsen, liturgische materialen, programma’s en muziekmateriaal klaar. Controleer daarnaast stoelen, ontvangsttafels, microfoons en de koffiehoek uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de kerkzaal klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor schoonmaken, stoelen opstellen, tafels plaatsen, het altaar inrichten, techniek testen en de koffiehoek voorbereiden. Houd extra tijd vrij als muzikanten instrumenten of bestanden moeten controleren.
Wanneer moet ik de liturgie en liederen definitief maken?: Maak de liturgie en liederen uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Zo kunnen voorganger en muzikanten oefenen, muziekbestanden verzamelen en programma’s nog op tijd worden gedrukt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.