Armoedebijeenkomst organiseren: complete checklist

Een armoedebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je regelt tegelijk sprekers, uitnodigingen, toegankelijkheid, vervoer, kinderopvang en een eenvoudige maaltijd. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, techniek en catering. Deze checklist helpt je de 75 taken in de juiste volgorde af te lopen, met aandacht voor zaken die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Kinderopvang inventariseren
Kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties verzamelen
Gespreksvragen afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Leveranciersafspraken bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Soepgroenten snijden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
Naambadges klaarleggen
Presentatiemateriaal testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Gespreksgroepen begeleiden
8 personen
Gespreksnotities verzamelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Soep opwarmen
2 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart houden
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Informatietafels bemensen
4 personen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Afscheid en verwijzingen verzorgen
3 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Informatietafels afbouwen
2 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Deelnemersinformatie nasturen
Sprekers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Informatietafelsaantal 4
Kinderstoelenaantal 6
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Theeglazenaantal 90
Waterglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Koelkasten
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Infobordenaantal 6
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijenaantal 24

Catering

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Suikerkommenaantal 4
Melkkannenaantal 4
Broodmandenaantal 6
Buffetbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 12
Drinkdispensersaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Tips

Leg datum, locatie en programma uiterlijk 6 weken vooraf vast. Controleer meteen of er ruimte is voor een ontvangsttafel, informatietafels, kinderactiviteiten en een aparte plek voor catering.
Vraag bij de aanmelding niet alleen om aanwezigheid, maar ook naar dieetwensen, vervoersbehoeften, toegankelijkheid en kinderopvang. Sluit deze inventarisatie uiterlijk 10 dagen vooraf af, zodat je nog kunt bijsturen.
Vraag presentaties en sprekersinformatie minstens 7 dagen vooraf op. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, verlenghaspels en stekkerdozen voordat de zaal wordt ingericht.
Plan de catering in twee momenten: houdbare boodschappen eerder in huis en haal verse producten op de dag zelf. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels, borden, soepkommen en bestek vóór ontvangst klaar.
Maak voor de opbouw een indeling met tafels, stoelen, buffettafels, kapstokken en afvalbakken. Leg naambadges, de aanwezigheidslijst en gespreksvragen bij de ontvangsttafel; zo begint registratie direct zonder zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een armoedebijeenkomst organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra de basis vaststaat en sluit aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften uiterlijk 10 dagen voor de bijeenkomst af.
Wat moet ik bij de aanmelding van een armoedebijeenkomst vragen?: Vraag om naam, contactgegevens en aanwezigheid, plus dieetwensen, vervoersbehoeften, toegankelijkheid en behoefte aan kinderopvang. Vraag dit uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je kinderactiviteiten en de catering kunt aanpassen.
Wanneer moet ik de techniek voor een armoedebijeenkomst testen?: Verzamel presentaties en sprekersinformatie minstens 7 dagen vooraf. Test laptop, beamer, microfoons, luidsprekers en aansluitingen tijdens de opbouw en neem reserve verlenghaspels en stekkerdozen mee.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een armoedebijeenkomst?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangst, techniek, kinderactiviteiten en catering. Zet koffie, thee, water en soep pas vlak voor de ontvangst klaar, zodat warme dranken en verse producten beschikbaar blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.