Organiser une réunion sur la pauvreté sans rien oublier

Une réunion sur la pauvreté demande plus qu’un programme et une salle. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, l’accessibilité, les transports, la garde d’enfants et les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’à l’accueil des participants. Elle prévoit aussi le matériel de présentation, les badges, la feuille de présence et un repas simple avec soupe, pain et garnitures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les intervenants
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les flyers
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Recenser la garde d'enfants
Préparer les activités pour enfants
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Imprimer les questions de discussion
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Couper les légumes pour la soupe
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
Préparer les badges nominatifs
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Animer les groupes de discussion
8 personnes
Rassembler les notes de discussion
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réchauffer la soupe
2 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Mettre les repas spéciaux à part
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Assurer la permanence aux tables d’information
4 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Assurer les au revoir et les orientations
3 personnes
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tables d'information
2 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Renvoyer les informations aux participants
Remercier les intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tables d’informationqté 4
Chaises hautes pour enfantsqté 6
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à théqté 90
Verres à eauqté 90
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 5

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Réfrigérateurs
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux d’informationqté 6
Panneaux de directionqté 12
Porte-nomsqté 8
Compositions floralesqté 4
Guirlandes de fanionsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Catering

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Corbeilles à painqté 6
Bacs à buffetqté 8
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins particuliers.
Demandez dans le formulaire d’inscription les allergies, les régimes alimentaires, les besoins de transport et la garde d’enfants. Relancez les personnes inscrites 7 jours avant la réunion si une information manque.
Faites un test technique 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble.
Préparez l’accueil avec les badges nominatifs, la liste de présence, une table clairement visible et les informations sur les intervenants. Imprimez au moins 10 % de documents supplémentaires si le nombre final varie.
Organisez les produits frais le jour même ou la veille, puis gardez les aliments qui le nécessitent au réfrigérateur ou dans une glacière. Pour le service, comptez une louche, des bols, des assiettes et des couverts pour chaque participant attendu, plus 10 % de réserve.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion sur la pauvreté ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Cela laisse environ 10 à 14 jours pour les inscriptions, puis quelques jours pour confirmer les besoins alimentaires, le transport et la garde d’enfants.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Ce créneau permet d’installer les tables et les chaises, de préparer l’accueil et le buffet, puis de tester le son et la projection.
Comment prendre en compte l’accessibilité des participants ?: Vérifiez l’accès à la salle au minimum 2 semaines avant la réunion et demandez les besoins spécifiques lors de l’inscription. Confirmez ensuite les solutions de transport et l’aménagement nécessaire au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quelle quantité de soupe et de boissons prévoir ?: Prévoyez environ 300 ml de soupe par personne, avec 10 % de marge, ainsi qu’une boisson chaude ou froide par participant. Ajustez les achats après la clôture des inscriptions et vérifiez les régimes alimentaires avant les courses.

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