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Checkliste für eine Veranstaltung zur Armut

Bei einer Veranstaltung zur Armut müssen Programm, Referenten, Anmeldung und praktische Unterstützung früh zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Inhalte, Einladungen und den Bedarf der Teilnehmenden. In der letzten Woche geht es vor allem um Technik, Namensschilder, Verpflegung und Helferaufgaben. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Transport, Kinderbetreuung und Barrierefreiheit ein – diese Angaben kommen oft erst kurz vor dem Termin.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm bestätigen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Flyer verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportbedarf erfassen

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Kinderbetreuung erfassen

  • Kinderaktivitäten vorbereiten

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen sammeln

  • Gesprächsfragen ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Lieferantenabsprachen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Suppengemüse schneiden

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Präsentationsmaterial testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Informationstische einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Gesprächsgruppen begleiten

    8 Personen

  • Gesprächsnotizen sammeln

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Suppe aufwärmen

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten getrennt halten

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Informationstische besetzen

    4 Personen

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Abschied und Verweisungen organisieren

    3 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Infotische abbauen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Teilnehmerinformationen nachsenden

  • Sprecher danken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • InformationstischeAnz. 4
  • KinderhochstühleAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • TeegläserAnz. 90
  • WassergläserAnz. 90
  • TellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 90
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 5

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SuppenkesselAnz. 2
  • Kühlschränke
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • InfotafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Catering

  • WasserkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ZuckerschalenAnz. 4
  • MilchkannenAnz. 4
  • BrotkörbeAnz. 6
  • BuffetbehälterAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 3
  • Einkäufe

Reinigung

  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • PapierhandtuchhalterAnz. 4

Tipps

  • Bestätige Datum, Programm und Location zuerst. Kläre die Referenten möglichst mehrere Wochen vorher und lege anschließend feste Zeiten für Beiträge und Gespräche fest.
  • Verschicke Einladungen nicht erst nach der Programmplanung. Frage direkt nach Ernährungswünschen, Transportbedarf, Barrierefreiheit und Kinderbetreuung, damit du spätestens eine Woche vorher nachfassen kannst.
  • Sammle Präsentationen und Sprecherinformationen vor dem Veranstaltungstag. Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher.
  • Plane die Verpflegung nach der erwarteten Personenzahl. Hole frische Produkte am Veranstaltungstag ab, bereite Suppengemüse und Snacks rechtzeitig vor und stelle Brot, Belag, Geschirr und Servierbesteck gemeinsam bereit.
  • Richte Empfang und Orientierung vor dem Einlass ein: Anwesenheitsliste, Namensschilder, Informationstische und Kleiderständer gehören an feste Plätze. Rechne zusätzlich mit mindestens 30 Minuten für Aufbau und einen kurzen Techniktest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Veranstaltung zur Armut organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location und Referenten. Einladungen und Flyer sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt beziehungsweise verteilt werden.
Was muss ich bei der Anmeldung zur Veranstaltung abfragen?
Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, Transportbedarf, Barrierefreiheit und den Bedarf an Kinderbetreuung. Schließe die erste Abfrage etwa 7 Tage vor der Veranstaltung und frage fehlende Angaben danach gezielt nach.
Wann sollte ich die Technik für die Veranstaltung prüfen?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 bis 45 Minuten für Aufbau, Kabel und einen vollständigen Toncheck ein.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Informationstische und Verpflegung ein. Für eine Veranstaltung mit Präsentationen und Funkmikrofonen sind 90 Minuten realistischer, damit der Techniktest nicht entfällt.

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