Zo organiseer je een arenaconcert

Begin een arenaconcert niet met de kaartverkoop, maar met de combinatie van artiesten, zaalcapaciteit en techniek. Leg daarna vergunningen, verzekeringen, beveiliging en EHBO vast voordat je publiek uitnodigt. Werk toe naar één draaiboek waarin crew, artiesten, publieksrouting en noodprocedures samenkomen. Test ticketscanners, betaalterminals, geluid, licht en portofoons ruim voor de deuren opengaan. Zo voorkom je dat een ontbrekende technische afspraak of onduidelijke entree-instructie op de concertdag het programma vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiesten contracteren
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
2 personen
3
Evenementvergunning aanvragen
4
Verzekeringen afsluiten
5
Geluid en licht boeken
2 personen
6
Beveiliging vastleggen
7
EHBO-team vastleggen
8
Catering voor crew boeken
9
Ticketverkoop openen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Artiesteninformatie verzenden
14
Draaiboek voor crew maken
2 personen
15
Publieksrouting uitwerken
2 personen
16
Nooduitgangen controleren
2 personen
17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
18
Parkeerinformatie publiceren
19
Programma publiceren
20
Crewpassen voorbereiden
2 personen
21
Polsbandjes sorteren
2 personen
22
Ticketscanners testen
2 personen
23
Technische rider controleren
2 personen
24
Cateringhoeveelheden bevestigen
25
Boodschappen doen
4 personen
26
Dranken koelen
4 personen
27
Artiestenontvangst voorbereiden
3 personen
28
Podium opbouwen
12 personen
29
Geluidsinstallatie plaatsen
10 personen
30
Lichtinstallatie plaatsen
8 personen
31
Bar en uitgiftepunten opbouwen
8 personen
32
Stoelen en tafels plaatsen
8 personen
33
Beveiligingshekken plaatsen
6 personen
34
Entreebalies inrichten
5 personen
35
Signing en routeborden plaatsen
4 personen
36
Backstage inrichten
5 personen
37
Garderobe inrichten
4 personen
38
EHBO-post inrichten
3 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Merchandisebalie inrichten
3 personen

Event

41
Artiesten ontvangen
3 personen
42
Soundcheck uitvoeren
8 personen
43
Lichtshow testen
4 personen
44
Crewmaaltijd serveren
4 personen
45
Publieksingang openen
10 personen
46
Tickets scannen
12 personen
47
Polsbandjes uitdelen
6 personen
48
Garderobe bemannen
6 personen
49
Publiek naar plaatsen begeleiden
8 personen
50
Dranken en snacks serveren
16 personen
51
Dranken bijvullen
6 personen
52
Merchandise verkopen
4 personen
53
Publieksstromen begeleiden
12 personen
54
Toegankelijke plaatsen begeleiden
3 personen
55
Voorprogramma begeleiden
4 personen
56
Hoofdact aankondigen
2 personen
57
Podiumwissels uitvoeren
10 personen
58
Artiesten backstage verzorgen
4 personen
59
EHBO en incidenten afhandelen
6 personen
60
Toiletten tussentijds schoonmaken
4 personen
61
Publieksuitgang begeleiden
12 personen
62
Garderobe uitgifte verzorgen
6 personen

Nazorg

63
Geluid en licht uitschakelen
6 personen
64
Bar en catering afbouwen
8 personen
65
Afval verzamelen
8 personen
66
Stoelen en tafels opruimen
8 personen
67
Beveiligingshekken verwijderen
6 personen
68
Backstage schoonmaken
4 personen
69
Zaal schoonmaken
10 personen
70
Podium demonteren
12 personen
71
Techniek inladen
10 personen
72
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
2 personen
74
Materialen retourneren
4 personen
75
Locatiesleutels inleveren
76
Leveranciersfacturen verzamelen
77
Bezoekersberichten beantwoorden
2 personen
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 24
Podiumtrappenaantal 2
Artiestentafelsaantal 12
Crewtafelsaantal 20
Crewstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 40
Garderoberekkenaantal 20
Rolcontainersaantal 20
Afzethekkenaantal 80
Dranghekkenaantal 120
Tafels voor entreeaantal 12
Stoelen voor crewaantal 80

Apparatuur

Luidsprekersaantal 16
Subwoofersaantal 8
Mengtafelsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 12
Microfoonstatievenaantal 14
DI-boxenaantal 12
Podiummonitorenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 12
Stroomverdelersaantal 20
Portofoonsaantal 30
Ticketscannersaantal 16
Betaalterminalsaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 24
Movingheadsaantal 16
Lichtstatievenaantal 6
Volgspotsaantal 2
Lichtcontrollersaantal 2
Kabelbruggenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 6000
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200

Keuken

Koelwagensaantal 2
Koelboxenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 8
Messenaantal 12
Serveerschalenaantal 30

Decoratie

Achterdoek
Merchandisebordenaantal 6
Routebordenaantal 30
Entreebannersaantal 8
Crewpassenaantal 180
Polsbandjesaantal 6000

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 60
Handgelstationsaantal 24
Schoonmaakkarrenaantal 6
Dweilenaantal 12
Emmersaantal 12
Werkhandschoenenaantal 30
Puincontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg artiesten en locatie eerst vast en controleer daarna de technische rider. Boek geluid, licht en podiumonderdelen op basis van die eisen; anders ontdek je te laat dat extra microfoons, DI-boxen of podiummonitoren nodig zijn.
Vraag de evenementvergunning en sluit verzekeringen af voordat je ticketverkoop opent. Plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, omdat ontbrekende gegevens over publieksrouting, nooduitgangen of capaciteit voor vertraging zorgen.
Maak de publieksroute op papier én op locatie: entree, garderobe, bar, toiletten, zit- of staanvakken en nooduitgangen. Zet afzethekken en dranghekken niet pas tijdens de opbouw neer; controleer de doorstroming minstens één keer met crew.
Open de kaartverkoop pas nadat prijsniveaus, zaalindeling en toegangscontrole zijn getest. Test alle ticketscanners en betaalterminals minimaal 7 dagen vooraf en houd een handmatige controleprocedure achter de hand voor storingen.
Plan de crewdag terug vanaf de deuren open gaan. Reserveer crewcatering, maak passen en polsbandjes per functie klaar en stuur artiesteninformatie uiterlijk 48 uur vooraf; zo weet iedereen waar laden, parkeren, omkleden en soundcheck plaatsvinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een arenaconcert organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 maanden voor een middelgroot arenaconcert. Artiesten, zaal, vergunningen en techniek moeten eerst rond zijn; houd voor vergunning en verzekeringen minstens 8 tot 12 weken aan.
Wanneer moet je de vergunning voor een arenaconcert aanvragen?: Vraag de evenementvergunning bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het concert aan. Controleer vooraf welke informatie nodig is over capaciteit, nooduitgangen, beveiliging, EHBO en publieksrouting.
Hoeveel beveiligers en EHBO’ers heb je nodig bij een arenaconcert?: Er is geen vast aantal: de vergunning en risicoanalyse bepalen de inzet. Leg beveiliging en EHBO minimaal 8 weken vooraf vast, zodat capaciteit, publieksprofiel, alcoholbeleid en zaalindeling kunnen worden meegenomen.
Wanneer test je ticketscanners, geluid en licht?: Test ticketscanners en betaalterminals minimaal 7 dagen voor het concert. Plan de volledige technische test tijdens de opbouw, vóór de deuren openen, inclusief draadloze microfoons, portofoons, stroomverdeling en noodcommunicatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.