Comment organiser un concert en arène, étape par étape

Un concert en arène se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par confirmer les artistes et la salle avant de lancer la billetterie : ces deux décisions déterminent la capacité, la technique et le budget. Les autorisations, assurances, sécurité et secours doivent être réglés assez tôt pour éviter un blocage à l’approche du jour J. Ensuite, coordonne la production, l’accueil du public, les artistes et l’équipe dans un même planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Engager les artistes
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
3
Demander un permis d’événement
4
Souscrire les assurances
5
Réserver son et lumière
2 personnes
6
Mettre la sécurité en place
7
Constituer l'équipe de premiers secours
8
Réserver la restauration pour le crew
9
Ouvrir la billetterie
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations sur les artistes
14
Créer le plan de travail pour l’équipe
2 personnes
15
Élaborer l'orientation du public
2 personnes
16
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
17
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
18
Publier les informations de stationnement
19
Publier le programme
20
Préparer les badges du crew
2 personnes
21
Trier les bracelets
2 personnes
22
Tester les scanners de billets
2 personnes
23
Vérifier la fiche technique
2 personnes
24
Confirmer les quantités de traiteur
25
Faire les courses
4 personnes
26
Refroidir les boissons
4 personnes
27
Préparer l’accueil des artistes
3 personnes
28
Monter la scène
12 personnes
29
Installer le système de sonorisation
10 personnes
30
Installer l'éclairage
8 personnes
31
Monter le bar et les points de distribution
8 personnes
32
Installer les chaises et les tables
8 personnes
33
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
34
Aménager les guichets d’entrée
5 personnes
35
Installer la signalisation et les panneaux de route
4 personnes
36
Aménager les coulisses
5 personnes
37
Aménager le vestiaire
4 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Installer le comptoir de merchandising
3 personnes

Événement

41
Accueillir les artistes
3 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
8 personnes
43
Tester le show lumière
4 personnes
44
Servir le repas de l’équipe
4 personnes
45
Ouvrir l'entrée du public
10 personnes
46
Scanner les tickets
12 personnes
47
Distribuer les bracelets
6 personnes
48
Tenir le vestiaire
6 personnes
49
Guider le public vers les places
8 personnes
50
Servir les boissons et les snacks
16 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
52
Vendre les produits dérivés
4 personnes
53
Gérer les flux de public
12 personnes
54
Accompagner les places accessibles
3 personnes
55
Encadrer le pré-programme
4 personnes
56
Annoncer la tête d'affiche
2 personnes
57
Effectuer les changements de scène
10 personnes
58
Prendre soin des artistes en backstage
4 personnes
59
Gérer les premiers secours et les incidents
6 personnes
60
Nettoyer les toilettes entre-temps
4 personnes
61
Accompagner la sortie du public
12 personnes
62
Assurer la remise au vestiaire
6 personnes

Suivi

63
Éteindre le son et la lumière
6 personnes
64
Démonter le bar et le traiteur
8 personnes
65
Rassembler les déchets
8 personnes
66
Ranger les chaises et les tables
8 personnes
67
Retirer les barrières de sécurité
6 personnes
68
Nettoyer les coulisses
4 personnes
69
Nettoyer la salle
10 personnes
70
Démonter le podium
12 personnes
71
Chargement du matériel technique
10 personnes
72
Compter le stock restant
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
74
Retourner les matériels
4 personnes
75
Restituer les clés du lieu
76
Rassembler les factures des fournisseurs
77
Répondre aux messages des visiteurs
2 personnes
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 24
Escaliers de scèneqté 2
Tables des artistesqté 12
Tables du crewqté 20
Chaises de l'équipeqté 120
Tabourets de barqté 40
Portantsqté 20
Roll-containersqté 20
Barrières de sécuritéqté 80
Barrières de fouleqté 120
Tables pour l’entréeqté 12
Chaises pour l’équipeqté 80

Équipement

Haut-parleursqté 16
Subwoofersqté 8
Tables de mixageqté 3
Microphones sans filqté 12
Pieds de microqté 14
Boîtiers DIqté 12
Moniteurs de scèneqté 10
Rallonges à enrouleurqté 12
Répartiteurs électriquesqté 20
Talkies-walkiesqté 30
Scanners de billetsqté 16
Terminaux de paiementqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 24
Moving headsqté 16
Pieds d’éclairageqté 6
Spots suiveursqté 2
Contrôleurs d’éclairageqté 2
Passages de câblesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 6000
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200

Cuisine

Camions frigorifiquesqté 2
Glacièresqté 12
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 8
Couteauxqté 12
Plateaux de serviceqté 30

Décoration

Fond de scène
Panneaux de merchandisingqté 6
Panneaux de directionqté 30
Bannières d’entréeqté 8
Badges crewqté 180
Braceletsqté 6000

Nettoyage

Poubellesqté 60
Stations de gel hydroalcooliqueqté 24
Chariots de ménageqté 6
Serpillièresqté 12
Seauxqté 12
Gants de travailqté 30
Bennes à gravatsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et les artistes avant d’ouvrir la billetterie. Prévois ensuite un délai d’au moins 8 semaines pour les autorisations, les assurances et la mise en place de la sécurité.
Demande la fiche technique de chaque artiste dès la signature. Compare-la avec le son, les lumières, les retours de scène, les microphones et l’alimentation électrique disponibles.
Ne limite pas le plan du public à la billetterie : indique les entrées, les sorties de secours, l’accessibilité, le stationnement et les points de contrôle au moins 2 semaines avant le concert.
Teste les scanners de billets, les terminaux de paiement et les talkies-walkies avant l’ouverture des portes. Prévois une vérification complète le jour précédent, puis un second test le matin même.
Calcule les repas du crew après confirmation des horaires et des besoins alimentaires. Confirme les quantités au traiteur au moins 72 heures avant l’événement afin d’éviter les repas manquants pendant le montage et le spectacle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en arène ?: Prévois au minimum 6 mois pour un concert en arène, et davantage si la salle, les artistes ou les autorisations ne sont pas encore confirmés. Les 8 dernières semaines servent surtout à verrouiller la production, la sécurité, la billetterie et l’accueil.
Quand faut-il demander le permis pour un concert ?: Dépose la demande dès que la date et la salle sont confirmées, idéalement au moins 8 semaines avant le concert. Le délai exact dépend de l’autorité compétente, alors vérifie les exigences avant d’ouvrir la billetterie.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert en arène ?: Ouvre la billetterie seulement après avoir confirmé les artistes, la capacité de la salle et les principales conditions d’accès. Dans la pratique, une ouverture 8 à 12 semaines avant le concert laisse assez de temps pour traiter les inscriptions et envoyer les informations au public.
Quand tester les scanners de billets et le paiement ?: Effectue un test complet la veille, puis un contrôle rapide au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Vérifie chaque scanner, les terminaux de paiement, les connexions et la procédure prévue en cas de panne.

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