Cómo organizar un concierto en un estadio

Organizar un concierto en un estadio empieza mucho antes de contratar el sonido. Primero se cierran los artistas, el recinto, los permisos y los seguros; después se construye el plan técnico, de seguridad y de venta de entradas. La circulación del público, las salidas de emergencia y la accesibilidad deben definirse antes de publicar la información del evento. En los últimos días, las comprobaciones de escáneres, acreditaciones, pulseras, catering y hoja técnica evitan los problemas que más retrasan la apertura de puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Contratar artistas
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
2 personas
3
Solicitar el permiso del evento
4
Contratar seguros
5
Reservar sonido e iluminación
2 personas
6
Definir seguridad
7
Contratar al equipo de primeros auxilios
8
Reservar catering para el equipo
9
Abrir la venta de entradas
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar la información de los artistas
14
Crear el plan de trabajo para el equipo
2 personas
15
Definir la circulación del público
2 personas
16
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
17
Comprobar la accesibilidad
2 personas
18
Publicar información de estacionamiento
19
Publicar el programa
20
Preparar acreditaciones del equipo
2 personas
21
Clasificar las pulseras
2 personas
22
Probar los escáneres de entradas
2 personas
23
Comprobar la hoja técnica
2 personas
24
Confirmar las cantidades de catering
25
Hacer la compra
4 personas
26
Enfriar bebidas
4 personas
27
Preparar la recepción de artistas
3 personas
28
Montar el escenario
12 personas
29
Instalar el sistema de sonido
10 personas
30
Montar la instalación de iluminación
8 personas
31
Montar el bar y los puntos de servicio
8 personas
32
Colocar sillas y mesas
8 personas
33
Colocar vallas de seguridad
6 personas
34
Montar mostradores de entrada
5 personas
35
Colocar la señalización y los carteles de ruta
4 personas
36
Montar backstage
5 personas
37
Montar el guardarropa
4 personas
38
Montar un puesto de primeros auxilios
3 personas
39
Comprobar los baños
2 personas
40
Montar el mostrador de merchandising
3 personas

Evento

41
Recibir a los artistas
3 personas
42
Hacer la prueba de sonido
8 personas
43
Probar el espectáculo de luces
4 personas
44
Servir la comida del equipo
4 personas
45
Abrir la entrada para el público
10 personas
46
Escanear entradas
12 personas
47
Repartir pulseras
6 personas
48
Atender el guardarropa
6 personas
49
Guiar al público a sus asientos
8 personas
50
Servir bebidas y aperitivos
16 personas
51
Rellenar las bebidas
6 personas
52
Vender merchandising
4 personas
53
Guiar los flujos de público
12 personas
54
Acompañar los asientos accesibles
3 personas
55
Coordinar el programa previo
4 personas
56
Anunciar el acto principal
2 personas
57
Realizar cambios de escenario
10 personas
58
Atender a los artistas en backstage
4 personas
59
Gestionar primeros auxilios e incidencias
6 personas
60
Limpiar los baños durante el evento
4 personas
61
Guiar la salida del público
12 personas
62
Gestionar la entrega del guardarropa
6 personas

Seguimiento

63
Apagar el sonido y las luces
6 personas
64
Desmontar el bar y el catering
8 personas
65
Recoger la basura
8 personas
66
Retirar sillas y mesas
8 personas
67
Retirar las vallas de seguridad
6 personas
68
Limpiar el backstage
4 personas
69
Limpiar la sala
10 personas
70
Desmontar el escenario
12 personas
71
Cargar la técnica
10 personas
72
Contar el stock restante
2 personas
73
Registrar objetos perdidos
2 personas
74
Devolver los materiales
4 personas
75
Entregar las llaves del lugar
76
Recoger facturas de proveedores
77
Responder a los mensajes de los visitantes
2 personas
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 24
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas para artistascant. 12
Mesas para el equipocant. 20
Sillas para el equipocant. 120
Taburetes de barcant. 40
Percheroscant. 20
Contenedores rodantescant. 20
Vallas de separacióncant. 80
Vallas de control de multitudescant. 120
Mesas para la entradacant. 12
Sillas para el equipocant. 80

Equipo

Altavocescant. 16
Subwooferscant. 8
Mesas de mezclacant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 12
Soportes de micrófonocant. 14
Cajas DIcant. 12
Monitores de escenariocant. 10
Enrollacablescant. 12
Distribuidores de corrientecant. 20
Walkie-talkiescant. 30
Escáneres de entradascant. 16
Terminales de pagocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 24
Cabezas móvilescant. 16
Trípodes de iluminacióncant. 6
Focos móvilescant. 2
Controladores de iluminacióncant. 2
Puentes de cablecant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 6000
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200

Cocina

Camiones frigoríficoscant. 2
Neveras portátilescant. 12
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Tablas de cortarcant. 8
Cuchilloscant. 12
Bandejas de servircant. 30

Decoración

Telón de fondo
Carteles de merchandisingcant. 6
Señales de rutacant. 30
Banners de entradacant. 8
Pases de equipocant. 180
Pulserascant. 6000

Limpieza

Papeleracant. 60
Puestos de gel hidroalcohólicocant. 24
Carros de limpiezacant. 6
Fregonascant. 12
Cuboscant. 12
Guantes de trabajocant. 30
Contenedores de escombroscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el recinto, los artistas y los permisos. No abras la venta de entradas hasta confirmar la capacidad operativa, las salidas de emergencia, la accesibilidad y las condiciones del seguro.
Cierra la parte técnica con tiempo: la hoja técnica de cada artista debe estar confirmada antes de reservar altavoces, subwoofers, mesas de mezcla, micrófonos, monitores y distribución eléctrica.
Diseña la circulación del público antes de colocar vallas y mesas de entrada. Prueba los escáneres de entradas y los terminales de pago al menos un día antes, no cuando ya estén llegando los asistentes.
Entrega al equipo un plan de trabajo con horarios, responsables y canales de comunicación. Prepara las acreditaciones, clasifica las pulseras y asigna walkie-talkies antes del montaje.
Confirma el catering según el número final de artistas y personal, incluidas las preferencias dietéticas. Haz la compra y revisa mesas, sillas, percheros y contenedores rodantes antes de que llegue el equipo técnico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un estadio?: Empieza entre 6 y 12 meses antes si participan varios artistas y se necesita vender entradas. Los permisos, seguros, recinto, seguridad y producción técnica deben estar encaminados antes de anunciar la fecha.
¿Qué se debe cerrar antes de abrir la venta de entradas?: Confirma primero el recinto, la capacidad autorizada, los permisos, el seguro, el plan de seguridad y las salidas de emergencia. También conviene tener definida la circulación del público y la información básica de estacionamiento.
¿Cuándo hay que probar los escáneres de entradas?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes de abrir las puertas. Comprueba los escáneres con entradas válidas y no válidas, la conexión y el funcionamiento de los terminales de pago.
¿Cuándo se confirma el catering del concierto?: Confirma las cantidades entre 3 y 7 días antes, cuando ya conozcas el número final de artistas y personal. Revisa también las preferencias dietéticas y deja preparada la compra antes del día de montaje.

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