Checklist voor een architectuurcongres organiseren
Een architectuurcongres staat of valt met een strak programma, bevestigde sprekers en techniek die vóór de eerste presentatie is getest. Begin met datum, locatie en inhoud; werk daarna de aanmeldingen, catering en bezoekersinformatie uit. In de laatste week controleer je presentaties, naamkaartjes, routebeschrijving en parkeerinformatie. Deze checklist helpt je bovendien om details op tijd te regelen, zoals HDMI-adapters, een back-up van alle presentaties en een aparte plek voor jassen van sprekers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en datum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties opvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Routebeschrijving maken
Parkeerinformatie versturen
Catering reserveren
2 personen
Lunchmenu samenstellen
2 personen
Vegetarische opties vastleggen
Reserveringen controleren
Technische benodigdheden testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Back-up presentaties maken
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
Presentatieruimte klaarzetten
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Infopunten inrichten
2 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Catering controleren
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Microfoons beheren
Vragen uit de zaal begeleiden
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Bezoekers uitchecken
2 personen
Sprekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Geleende materialen sorteren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Bedankmails versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 140
- Rechthoekige tafelsaantal 16
- Hoge statafelsaantal 10
- Podiumtafelaantal 2
- Sprekersstoelenaantal 6
- Kleedkamerrekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 30
- Afvalbakkenaantal 12
Servies
- Waterglazenaantal 160
- Wijnglazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 160
- Koffielepelsaantal 160
- Dinerbordenaantal 160
- Dessertbordenaantal 160
- Dinerbesteksetsaantal 160
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Laptopaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Presentatieklikkeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- USB-sticksaantal 4
- Flip-oversaantal 4
- Flip-overstiftenaantal 24
- Laserpointeraantal 2
- Oplaadbare batterijenaantal 16
Registratie
- Registratietafelsaantal 3
- Naamkaartjesaantal 140
- Badgehoudersaantal 140
- Lanyardsaantal 140
- Clipboardsaantal 6
- Balpennenaantal 30
- Registratiebordenaantal 3
- Programmamappenaantal 140
- Polsbandjesaantal 140
Decoratie
- Congresbanierenaantal 4
- Richtingsbordenaantal 12
- Infopanelenaantal 6
- Tafelkledenaantal 20
- Sprekersnaambordjesaantal 6
- Programmapostersaantal 8
- Plantenaantal 12
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Sfeerlampenaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Broodmandenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op en zet alle bestanden ook op een tweede laptop of USB-stick. Test daarna elke presentatie met de beamer, het scherm en de juiste HDMI-adapter.
- Plan de registratiebalie minimaal 45 minuten vóór de start open. Leg naamkaartjes alfabetisch klaar en houd de bezoekerslijst bij de hand voor last-minute wijzigingen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal lunches uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door aan de cateraar. Leg vegetarische opties apart vast, zodat ze niet op de dag zelf hoeven te worden uitgezocht.
- Controleer de zaalopstelling minstens 1 dag vooraf: congresstoelen, rechthoekige tafels, statafels en de podiumtafel moeten passen bij het programma. Zet voor sprekers aparte stoelen en kleedkamerrekken met kledinghangers klaar.
- Doe de laatste technische test op locatie met microfoons, luidsprekers, mengpaneel, presentatieklikker en flip-overs. Leg stekkerdozen, verlengkabels en reservekabels klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een architectuurcongres organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast, zeker als je meerdere sprekers uitnodigt. Open het aanmeldformulier vervolgens ongeveer 6 tot 8 weken vóór het congres.
- Wanneer moet ik sprekers voor een architectuurcongres bevestigen?
- Bevestig sprekers idealiter 6 tot 8 weken vooraf, inclusief spreektijd en technische afspraken. Vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór het congres op.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de registratie van een architectuurcongres?
- Open de registratiebalie minimaal 45 minuten vóór de start en reken op ongeveer 1 medewerker per 50 tot 75 bezoekers. Leg naamkaartjes en de bijgewerkte bezoekerslijst vóór de opening klaar.
- Wanneer moet ik catering voor een architectuurcongres definitief doorgeven?
- Geef het verwachte aantal bezoekers, lunchmenu en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door. Controleer de reservering nogmaals 1 dag vóór het congres, inclusief vegetarische opties en dranken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!