Checklist pour organiser un congrès d’architecture

Un congrès d’architecture demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique sans laisser les détails s’accumuler la dernière semaine. Cette checklist rassemble 74 tâches et 70 fournitures, dans l’ordre où vous en aurez besoin. Vous y trouverez notamment le suivi des présentations, les badges nominatifs, les besoins alimentaires, le déjeuner, le parking et le matériel audiovisuel. Utilisez-la pour suivre les préparatifs jusqu’à l’ouverture du comptoir d’inscription.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et la date
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Demander les présentations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Rédiger l’itinéraire
Envoyer les infos de parking
Réserver le catering
2 personnes
Composer le menu du déjeuner
2 personnes
Enregistrer les options végétariennes
Vérifier les réservations
Tester le matériel technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Créer des présentations de secours
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer l’espace de présentation
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer les présentations
Installer les points d'information
2 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Gérer les micros
Animer les questions de la salle
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Enregistrer les visiteurs au départ
2 personnes
Dire au revoir aux intervenants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Trier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
3 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Envoyer les e-mails de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tables rectangulairesqté 16
Tables hautesqté 10
Table de scèneqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Portants de logeqté 2
Cintresqté 30
Poubellesqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 160
Tasses à caféqté 160
Cuillères à caféqté 160
Assiettes de dînerqté 160
Assiettes à dessertqté 160
Sets de couverts pour le dînerqté 160
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Clés USBqté 4
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Pointeur laserqté 2
Piles rechargeablesqté 16

Inscription

Tables d’inscriptionqté 3
Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Lanyardsqté 140
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Panneaux d’inscriptionqté 3
Dossiers du programmeqté 140
Braceletsqté 140

Décoration

Bannières de congrèsqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 20
Pancartes avec les noms des intervenantsqté 6
Affiches du programmeqté 8
Plantesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Corbeilles à painqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de solliciter les intervenants : le programme dépend de la capacité de la salle, des espaces de pause et de l’installation de projection.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le congrès et prévoyez une copie de secours sur clé USB. Le matin même, testez chaque ordinateur, câble HDMI, adaptateur, microphone et haut-parleur.
Fermez les inscriptions assez tôt pour imprimer les badges nominatifs et mettre à jour la liste des visiteurs. Regroupez les badges par ordre alphabétique afin de réduire l’attente à l’accueil.
Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre exact d’options végétariennes au traiteur avant sa date limite de modification.
Préparez la salle la veille ou au moins 2 heures avant l’arrivée du public : disposez les chaises, tables, chevalets et poubelles, puis mettez les boissons au frais et installez le comptoir d’inscription.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès d’architecture ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, définissez le programme, contactez les intervenants, puis ouvrez les inscriptions dès que les informations essentielles sont confirmées.
Combien de temps prévoir pour installer la technique d’un congrès ?: Prévoyez au minimum 2 heures sur place, davantage si plusieurs présentations sont prévues. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les niveaux sonores avant l’arrivée des participants.
Quand imprimer les badges pour un congrès ?: Imprimez-les 1 à 3 jours avant l’événement, après une dernière vérification de la liste des visiteurs. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions tardives ou les changements de dernière minute.
Quand confirmer le traiteur et les options végétariennes ?: Confirmez le nombre de repas et les options végétariennes selon le délai demandé par le traiteur, généralement 5 à 7 jours avant le congrès. Vérifiez ensuite les réservations et le menu avant le jour de l’événement.

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