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Architekturkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Architekturkongress braucht früh festgelegte Abläufe, bestätigte Referenten und eine belastbare Technikplanung. Beginne mit Programm, Termin und Location und öffne danach die Anmeldung, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst. In den letzten Tagen zählen Präsentationen, Namensschilder, Wegbeschreibung und Catering. Am Veranstaltungstag führen Registrierungstheke, Sitzordnung, Mikrofone und Ersatzdateien durch die kritischen Übergänge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Datum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen anfordern

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Wegbeschreibung erstellen

  • Parkinformationen versenden

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Mittagsmenü zusammenstellen

    2 Personen

  • Vegetarische Optionen festlegen

  • Reservierungen prüfen

  • Technische Ausstattung testen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Ersatzpräsentationen erstellen

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Registrierungstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationsraum vorbereiten

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Podiumstisch herrichten

    2 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Infopunkte einrichten

    2 Personen

  • Programme auslegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspresentation moderieren

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    5 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Besucher auschecken

    2 Personen

  • Redner verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geliehene Materialien sortieren

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    3 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Registrierungsdaten archivieren

  • Dankes-E-Mails versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 140
  • Rechteckige TischeAnz. 16
  • Hohe StehtischeAnz. 10
  • PodiumstischAnz. 2
  • RednerstühleAnz. 6
  • UmkleideracksAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 30
  • AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

  • WassergläserAnz. 160
  • WeingläserAnz. 160
  • KaffeetassenAnz. 160
  • KaffeelöffelAnz. 160
  • Dinner-TellerAnz. 160
  • DesserttellerAnz. 160
  • Abendbesteck-SetsAnz. 160
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • USB-SticksAnz. 4
  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-MarkerAnz. 24
  • LaserpointerAnz. 2
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 16

Registrierung

  • RegistrierungstischeAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 140
  • BadgehalterAnz. 140
  • LanyardsAnz. 140
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 30
  • RegistrierungsschilderAnz. 3
  • ProgrammhefteAnz. 140
  • ArmbänderAnz. 140

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 20
  • Namensschilder für RednerAnz. 6
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • PflanzenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsleuchtenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 10
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • BrotkörbeAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Datum zuerst fest und reserviere die Location möglichst mehrere Monate vorher. Prüfe dabei nicht nur die Saalkapazität, sondern auch Platz für Registrierungstheke, Podiumstisch, Rednerstühle und Stehtische.
  • Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und sammle sie auf einem Laptop sowie zusätzlich auf USB-Sticks. Teste Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Präsentationsklicker und Funkmikrofone mit genau den Geräten, die vor Ort eingesetzt werden.
  • Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vor dem Termin ab, damit Besucherliste, Namensschilder, Programm und Catering belastbare Zahlen haben. Erfasse vegetarische Optionen und weitere Ernährungswünsche getrennt, statt sie erst beim Mittagessen zu klären.
  • Plane für die Registrierung am Morgen mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein. Sortiere Namenskarten alphabetisch, lege die Besucherliste bereit und verschicke Wegbeschreibung und Parkinformationen spätestens 3 Tage vorher.
  • Kühle Getränke am Vortag und stelle Gläser, Kaffeetassen, Kaffeelöffel, Teller und Besteck passend zu den Pausen bereit. Reserviere Catering und Mittagsmenü frühzeitig; Änderungen bei vegetarischen Portionen solltest du spätestens 3 Tage vor dem Kongress bestätigen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Architekturkongress planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Programm und Location. Referenten und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress angefragt beziehungsweise reserviert werden.
Wann sollte die Anmeldung für einen Architekturkongress geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vorher, damit Namensschilder, Besucherliste und Cateringzahlen rechtzeitig feststehen.
Wann müssen die Referenten ihre Präsentationen abgeben?
Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe die Dateien 1 bis 2 Tage vorher auf dem Veranstaltungs-Laptop und erstelle für jeden Vortrag eine Ersatzversion.
Was muss am Tag vor dem Architekturkongress vorbereitet werden?
Bereite Namenskarten, Programm, Registrierungstheke und Sitzordnung vor und teste die komplette Technik. Stelle Getränke kalt und kontrolliere außerdem Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel und Präsentationsdateien.

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