Archerytag organiseren: checklist van voorbereiding tot laatste ronde
Een archerytag-event staat of valt met een veilig terrein, compleet materiaal en een strakke indeling van de teams. Regel de locatie en het archerytagequipement vroeg, verzamel dieetwensen en bevestig het deelnemersaantal uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf controleer je bogen, foampijlen, gezichtsmaskers en obstakels voordat iemand het veld op gaat. Met duidelijke route-informatie, scoreborden en een kort programma weten deelnemers precies waar ze moeten zijn en wanneer ze spelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Archerytagequipement reserveren
Cateringafspraken bevestigen
Teamindeling voorbereiden
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantal bevestigen
Teamindeling afronden
Boodschappen doen
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Route en parkeren doorgeven
Event
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Spelvelden uitzetten
4 personen
Obstakels plaatsen
4 personen
Archerytagequipement klaarleggen
3 personen
Scoreborden ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Deelnemers welkom heten
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Teams en spelregels uitleggen
2 personen
Beschermingsmateriaal uitdelen
3 personen
Oefenronde begeleiden
3 personen
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
Pijlen verzamelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Eindstand verwerken
Winnaars bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Archerytagequipement verzamelen
3 personen
Spelterrein afbreken
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen reinigen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Archerytagbogenaantal 24
- Foampijlenaantal 120
- Gezichtsmaskersaantal 30
- Armbeschermersaantal 30
- Teamhesjesaantal 30
- Opblaasbare obstakelsaantal 12
- Doelnettenaantal 2
- Pionnenaantal 30
- Fluitjesaantal 4
- Stopwatchesaantal 3
- Scorebordenaantal 3
- Markeerlintaantal 4
- Grondpennenaantal 24
- Touwrollenaantal 4
- Reservepijlenkokeraantal 6
Apparatuur
- Portofoonsaantal 4
- Draagbare speaker
- Powerbanksaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 40
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerlepelsaantal 6
- Scharenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handgelpompenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer het terrein en archerytagequipement minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Controleer meteen of partytenten, tafels en stoelen op dezelfde locatie kunnen worden geplaatst en waar parkeren mogelijk is.
- Plan de teamindeling uiterlijk 3 dagen voor het event. Maak teams van vergelijkbare grootte, print een versie voor de organisatie en hang de indeling zichtbaar op naast de scoreborden.
- Controleer het veld vóór aankomst van de deelnemers op kuilen, losse materialen en scherpe randen. Zet speelgrenzen af met markeerlint en grondpennen en plaats obstakels zo dat vluchtroutes vrij blijven.
- Tel het materiaal op vóór de eerste ronde: reken per speler op een boog, gezichtsmasker en armbeschermer en leg reservepijlen en een reservepijlenkoker klaar. Test ook fluitjes, stopwatches en portofoons voordat het spel start.
- Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor opbouw en controle. Zet eerst de partytenten en tafels neer, daarna de spelvelden en obstakels; bewaar catering gekoeld en houd drinkbekers en koelboxen buiten het speelgebied.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik archerytag reserveren?
- Reserveer de locatie en het archerytagequipement bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. In drukke periodes is 8 weken veiliger, vooral als je een specifiek tijdstip of extra materiaal nodig hebt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een archerytag-terrein op te bouwen?
- Plan voor een klein tot middelgroot terrein minimaal 60 minuten opbouwtijd. Trek 30 minuten extra uit als je meerdere partytenten, opblaasbare obstakels of een apart cateringgedeelte plaatst.
- Wanneer moet ik de teamindeling voor archerytag maken?
- Rond de teamindeling uiterlijk 3 dagen voor het event af, nadat het deelnemersaantal is bevestigd. Zo kun je ontbrekende deelnemers verwerken en de indeling vooraf met het programma meesturen.
- Wat moet ik op de dag zelf controleren voor archerytag?
- Controleer vóór de eerste ronde alle bogen, foampijlen, gezichtsmaskers en armbeschermers en loop het terrein volledig na. Plan hiervoor minstens 30 minuten naast de opbouwtijd, zodat een ontbrekend of beschadigd onderdeel nog kan worden vervangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!