Organiser une partie d’archerytag : la checklist complète

Une partie d’archerytag réussie se prépare comme une petite compétition : il faut gérer les inscriptions, le terrain, l’équipement et le rythme de la journée. Commence par réserver le lieu et le matériel de tir, puis confirme les participants avant de former les équipes. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, sécuriser les zones de jeu et installer les obstacles. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre pour arriver au démarrage avec des arcs, des protections et un terrain prêts.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Réserver du matériel de tir à l'arc
Confirmer les prestations de catering
Préparer la répartition des équipes
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre de participants
Finaliser la répartition des équipes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement

Événement

Vérifier la sécurité du site
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Délimiter les zones de jeu
4 personnes
Installer les obstacles
4 personnes
Préparer l’équipement de tir à l’arc
3 personnes
Installer les tableaux de score
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accueillir les participants
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Expliquer les équipes et les règles du jeu
2 personnes
Distribuer le matériel de protection
3 personnes
Animer la ronde d’entraînement
3 personnes
Animer les manches du concours
4 personnes
Rassembler les flèches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Animer la finale
4 personnes
Enregistrer le résultat final
Annonce des gagnants
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler l’équipement de tir à l’arc
3 personnes
Démonter le terrain de jeu
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Arcs d'Archerytagqté 24
Flèches en mousseqté 120
Masquesqté 30
Protège-brasqté 30
Chasubles d’équipeqté 30
Obstacles gonflablesqté 12
Filets de butqté 2
Cônesqté 30
Siffletsqté 4
Chronomètresqté 3
Panneaux de scoreqté 3
Ruban de balisageqté 4
Piquets de solqté 24
Rouleaux de cordeqté 4
Carquois de rechangeqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 4
Enceinte portable
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Pompes de gel hydroalcooliqueqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le terrain et le matériel de tir au moins 3 à 4 semaines avant la partie. Vérifie que la réservation couvre bien les arcs, les flèches en mousse, les masques et les protections nécessaires au nombre de joueurs.
Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de confirmer l’effectif et de répartir les participants en équipes équilibrées.
Envoie le programme, l’itinéraire et les informations de stationnement 3 à 5 jours avant. Précise l’heure d’arrivée, car l’équipement et les consignes de sécurité doivent être donnés avant le premier match.
Le jour même, prévois au moins 60 à 90 minutes pour baliser le site, délimiter les zones de jeu, installer les obstacles et mettre en place les tableaux de score. Contrôle chaque arc, chaque flèche et chaque masque avant l’accueil des joueurs.
Ne laisse pas le catering et les boissons au dernier moment : récupère les denrées réfrigérées le jour même et garde-les dans des glacières jusqu’au service. Installe aussi les tables, les chaises et les tentes avant que les participants ne quittent leurs affaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une partie d’archerytag ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le matériel, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et d’ajuster les équipes.
Quand confirmer le nombre de participants pour un archerytag ?: Confirme l’effectif définitif environ 7 jours avant la partie. Fais ensuite la répartition finale des équipes et vérifie que le nombre d’arcs, de masques et de chasubles correspond aux joueurs présents.
Combien de temps faut-il pour installer un terrain d’archerytag ?: Compte 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe pour baliser le site, installer les obstacles, délimiter les zones et préparer les scores. Ajoute du temps si les tentes et les tables doivent aussi être montées.
Que faut-il vérifier le jour d’un archerytag ?: Vérifie la météo, la sécurité du site et l’état de tout le matériel avant le premier match. Contrôle notamment les arcs, les flèches en mousse, les masques, les protège-bras, les filets et les talkies-walkies.

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