Checklist para organizar un Archerytag sin olvidar nada
Organizar un Archerytag requiere algo más que reservar arcos y flechas de espuma. Hay que cerrar a tiempo el número de participantes, dividir los equipos, preparar el recinto y comprobar la seguridad antes de empezar. Esta checklist reúne 53 tareas y 42 materiales para coordinar las inscripciones, el catering, el montaje y la recogida. Sigue el plan por fases y tendrás claro qué confirmar semanas antes y qué revisar el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Reservar el equipo de tiro con arco
Confirmar los acuerdos de catering
Preparar la distribución de equipos
Enviar el programa a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar número de participantes
Finalizar la distribución del equipo
Hacer la compra
2 personas
Recoger el material de alquiler
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Indicar la ruta y el aparcamiento
Evento
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Delimitar las zonas de juego
4 personas
Colocar obstáculos
4 personas
Preparar el equipo de tiro con arco
3 personas
Colgar los marcadores
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Explicar los equipos y las reglas del juego
2 personas
Repartir material de protección
3 personas
Guiar la ronda de prueba
3 personas
Guiar las rondas de competición
4 personas
Recoger flechas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Guiar la ronda final
4 personas
Procesar el resultado final
Anunciar a los ganadores
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir el equipo de tiro con arco
3 personas
Desmontar el recinto
4 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar neveras portátiles
Recoger el catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 30
- Mesas de cervezacant. 4
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Arcos de Archerytagcant. 24
- Flechas de espumacant. 120
- Mascarillascant. 30
- Coderascant. 30
- Petos de equipocant. 30
- Obstáculos inflablescant. 12
- Redes de porteríacant. 2
- Conoscant. 30
- Silbatoscant. 4
- Cronómetroscant. 3
- Marcadorescant. 3
- Cinta de señalizacióncant. 4
- Estacas de suelocant. 24
- Rollos de cuerdacant. 4
- Carcaj de repuestocant. 6
Equipo
- Walkie-talkiescant. 4
- Altavoz portátil
- Baterías externascant. 4
- Cables alargadorescant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Platos reutilizablescant. 40
- Cubiertos reutilizablescant. 40
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Jarras de aguacant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharones de servircant. 6
- Tijerascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de gel hidroalcohólicocant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes y las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así puedes preparar los petos por equipos, recoger las preferencias dietéticas y confirmar la cantidad de comida y bebida.
- Reserva el recinto y el equipo de Archerytag antes de enviar las invitaciones. Comprueba que el lugar permite delimitar las zonas de juego, colocar obstáculos inflables y disponer de aparcamiento indicado para los participantes.
- Envía el programa, la ruta y las instrucciones de aparcamiento entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, porque el reparto de equipos y la explicación de seguridad necesitan tiempo antes del primer partido.
- Revisa el pronóstico del tiempo 24 horas antes y decide dónde guardar el catering en frío. Si montas carpas, asegúralas con estacas y cuerda; comprueba también que las redes, conos, marcadores y obstáculos estén bien fijados.
- Haz una comprobación final del material antes de abrir el recinto: arcos, flechas de espuma, máscaras, coderas, petos y carcaj de repuesto. Lleva walkie-talkies, baterías externas y un altavoz portátil para coordinar las partidas sin depender de un solo teléfono.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Archerytag?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el recinto, el equipo y el catering. Deja la confirmación definitiva del número de participantes para 5-7 días antes y revisa el material el día anterior.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de participantes de un Archerytag?
- Confírmalo entre 5 y 7 días antes del evento. Ese plazo permite ajustar la distribución de equipos, las cantidades del catering y el número de petos, máscaras y protecciones.
- ¿Qué hay que preparar el mismo día del Archerytag?
- Monta las carpas, mesas y sillas, delimita las zonas de juego y coloca los obstáculos antes de la llegada del grupo. Después prepara los arcos, flechas, marcadores y equipos, y reserva al menos 30 minutos para la comprobación de seguridad.
- ¿Cómo se organiza la seguridad en un campo de Archerytag?
- Revisa el recinto antes de montar y delimita las zonas con cinta, conos, estacas y cuerda. Comprueba que todos tengan máscara y protección, que las flechas sean de espuma y que haya una persona responsable de detener el juego con un silbato.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!