Checklist voor een archeologische wandeling organiseren

Een archeologische wandeling staat of valt met een route die je vooraf zelf hebt gelopen en historische informatie die klopt. Leg eerst het thema, de locaties en een alternatieve route vast; regel daarna toestemming, start- en eindlocatie en de gidsen. In deze checklist staan ook de praktische stappen rond aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachting en deelnemersinformatie. Zo weet je wat je weken vooraf regelt en wat je vlak voor vertrek opnieuw controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema vaststellen
2 personen
Archeologische locaties selecteren
2 personen
Wandelroute op kaart zetten
2 personen
Route vooraf proeflopen
3 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Toestemming terreinbeheerders vragen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Archeoloog of gids vastleggen
Reservegids vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Deelnemerslijst vastleggen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Afzeggingen en wijzigingen verwerken
Route opnieuw controleren
2 personen
Gidsenbriefing voorbereiden
Historische informatie controleren
2 personen
Routekaarten afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Infoborden afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
EHBO-set controleren
Zaklampen en batterijen testen
Mobiele telefoons opladen
Routepijlen vooraf klaarleggen
2 personen

Event

Startpunt controleren
2 personen
Eindpunt controleren
2 personen
Route markeren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Gidsen instrueren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Veiligheidsinstructies geven
Wandeling begeleiden
4 personen
Achterblijvers begeleiden
Routepijlen controleren
2 personen
Water uitdelen
2 personen
Deelnemers tellen
2 personen
Archeologische vondsten toelichten
2 personen
Deelnemers terugontvangen
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondlezing verzorgen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
Laatste koffie serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Restmaterialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Voorraad controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Sleutels en toegangspassen inleveren
Materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Foto’s selecteren en archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 50
Tafellinnenaantal 4
Partytentaantal 2
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Powerbankaantal 4
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 3
Koelboxaantal 4
Thermoskanaantal 6
Zaklampaantal 8
Megafoon
Camera

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Snijplankaantal 3
Broodmesaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Reddingsdekensaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Zakverbandaantal 2
Handgelaantal 6
Zonnebrandcrèmeaantal 4
Tekenpincetaantal 4
Noodfluitjeaantal 6
Waterdichte telefoonhoesaantal 6

Route en bewegwijzering

Routekaartenaantal 60
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 25
Houten paaltjesaantal 25
Afzetlintaantal 4
Krijtsprayaantal 6
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30

Archeologie

Replica vondstenaantal 12
Vergrootglazenaantal 10
Meetlattenaantal 4
Katoenen handschoenenaantal 20
Vondstenbakjesaantal 12
Schaalmodellenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratieaantal 6
Bannersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijperaantal 2
Opvouwbare steekwagen

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de volledige route minstens één keer vóór je deelnemers uitnodigt. Noteer onderweg afstand, rustpunten, lastige passages en plekken waar de gids veilig kan vertellen.
Regel toestemming voor elk terrein afzonderlijk en leg een alternatieve route vast voordat de uitnodigingen eruit gaan. Zo hoef je bij slecht weer of een afgezette locatie niet op het laatste moment te improviseren.
Plan een reservegids naast de hoofdgids. Stuur beide uiterlijk enkele dagen voor de wandeling de route, historische informatie, tijdsplanning en afspraken over de briefing.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wandeling en verwerk daarna de deelnemerslijst, dieetwensen en wijzigingen. Verstuur de definitieve deelnemersinformatie pas nadat je de route opnieuw hebt gecontroleerd.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg routekaarten, naamkaartjes, een powerbank, zaklamp en eventuele geluidsapparatuur klaar vóór de groep verzamelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een archeologische wandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met thema, locaties, route en toestemming. Reserveer de gids, startlocatie en eindlocatie zodra de route haalbaar blijkt.
Wanneer moet ik de route van een archeologische wandeling proeflopen?: Loop de route minimaal 2 weken vooraf volledig voor, zodat je tijd hebt om obstakels en omwegen te verwerken. Controleer de route daarna nogmaals 1 tot 2 dagen voor de wandeling.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een archeologische wandeling?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, startlocatie, duur, routekenmerken, kledingadvies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel gidsen heb ik nodig voor een archeologische wandeling?: Regel minimaal 1 hoofdgids en 1 reservegids. Bij een grote groep is daarnaast een tweede begeleider verstandig, zodat niemand achteropraakt en vragen tijdens de wandeling niet blijven liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.