Checklist pour organiser une promenade archéologique

Une promenade archéologique demande plus qu’un bon parcours. Il faut confirmer l’accès aux sites, vérifier chaque étape sur place et prévoir une solution si la météo ou un guide se désiste. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du thème jusqu’à l’accueil du groupe. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : autorisations, informations historiques, besoins alimentaires, cartes et matériel pour le départ comme pour l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Sélectionner des sites archéologiques
2 personnes
Tracer l’itinéraire de la promenade sur la carte
2 personnes
Repérer le parcours à l’avance
3 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Demander l’autorisation des gestionnaires du site
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver un archéologue ou un guide
Prévoir un guide de réserve
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
Enregistrer la liste des participants
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Gérer les annulations et les modifications
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Préparer le briefing des guides
Vérifier les informations historiques
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les panneaux d'information
Faire les courses
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Tester les lampes de poche et les piles
Recharger les téléphones portables
Préposer les flèches de parcours à l’avance
2 personnes

Événement

Vérifier le point de départ
2 personnes
Vérifier le point d’arrivée
2 personnes
Baliser l’itinéraire
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
Briefing des guides
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Donner les consignes de sécurité
Encadrer la promenade
4 personnes
Encadrer les retardataires
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Compter les participants
2 personnes
Présenter les découvertes archéologiques
2 personnes
Raccueillir les participants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la conférence du soir
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Servir le dernier café
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Rassembler les matériaux restants
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Vérifier les stocks
Enregistrer les objets trouvés
Remettre les clés et les badges d’accès
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes au frais
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Sélectionner et archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 50
Nappesqté 4
Tente de réceptionqté 2
Portant à vêtements
Poubellesqté 4

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Pied de microphoneqté 2
Batterie externeqté 4
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 3
Glacièreqté 4
Thermosqté 6
Lampe de pocheqté 8
Mégaphone
Caméra

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Planche à découperqté 3
Couteau à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Bandage élastiqueqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 6
Crème solaireqté 4
Pince à dessinqté 4
Sifflet d’urgenceqté 6
Housse de téléphone étancheqté 6

Itinéraire et signalisation

Cartes d'itinéraireqté 60
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 25
Piquets en boisqté 25
Ruban de balisageqté 4
Spray à la craieqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30

Archéologie

Répliques d’objets trouvésqté 12
Loupesqté 10
Règlesqté 4
Gants en cotonqté 20
Bacs à trouvaillesqté 12
Maquettes réduitesqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Décoration de tableqté 6
Bannièresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balaiqté 2
Pince à déchetsqté 2
Diable pliable

Catering

Courses

Conseils

Repérez le parcours avant d’ouvrir les inscriptions et mesurez sa durée réelle, en comptant les arrêts et les explications. Gardez un itinéraire alternatif prêt si un site devient inaccessible.
Contactez les gestionnaires des sites et vérifiez les déclarations nécessaires plusieurs semaines avant la date prévue. Une autorisation manquante peut bloquer tout le groupe le jour de la promenade.
Réservez un archéologue ou un guide, puis prévoyez une personne de remplacement. Envoyez son briefing avec les informations historiques vérifiées au moins quelques jours avant l’événement.
Fermez les inscriptions avec une liste exploitable : participants, besoins alimentaires et coordonnées utiles. Envoyez ensuite les horaires, le point de départ, la durée prévue et les conseils liés à la météo.
Revérifiez la météo et l’itinéraire la veille, puis préparez les cartes, badges, moyens de communication et batteries chargées. Pour les haltes, contrôlez aussi les tables, la glacière, les gobelets et le matériel de café.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une promenade archéologique ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les autorisations, réserver les lieux et confirmer le guide. Ajoutez quelques jours pour les inscriptions, le briefing et la vérification finale du parcours.
Quand faut-il repérer l’itinéraire d’une promenade archéologique ?: Faites un premier repérage avant de publier l’invitation, idéalement 3 à 4 semaines avant la promenade. Refaites une vérification la veille pour contrôler les accès, les travaux et les éventuels changements sur les sites.
Combien de guides faut-il prévoir pour une promenade archéologique ?: Prévoyez au minimum un guide principal et un guide de réserve. Pour un groupe important ou un parcours avec plusieurs étapes, confirmez aussi à l’avance qui prend la parole à chaque site.
Que faut-il envoyer aux participants avant la promenade archéologique ?: Envoyez les informations finales au plus tard 3 jours avant : heure et lieu de départ, itinéraire, durée, conditions météo, consignes pratiques et coordonnées pour signaler une annulation ou une modification.

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