Zo organiseer je een open dag bij een archeologische opgraving

Begin met het programma en de publieksstroom, niet met de catering. Leg eerst de datum, rondleidingen en publiekszones vast en controleer daarna vergunningen, meldingen en de veiligheid van het opgravingsvlak. Werk met een aanmeldformulier als je groepen wilt plannen en wijs per rondleiding een begeleider aan. Reserveer vervolgens tijd voor routeborden, infoborden, kinderactiviteiten en een briefing, zodat vrijwilligers op de dag zelf niet hoeven te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Rondleidingsroutes bepalen
2 personen
4
Publiekszones afbakenen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Begeleiders inplannen
2 personen
11
Rondleiders instrueren
3 personen
12
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Versproducten inkopen
2 personen
17
Koelruimte inrichten
2 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Infoborden controleren
2 personen
20
Werkbladen voor kinderen maken
2 personen
21
Rondleidingsverhaal doornemen
3 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Opgravingsvlak veiligstellen
3 personen
24
Losliggende materialen verwijderen
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Publieksafzettingen plaatsen
3 personen
29
Routepijlen ophangen
2 personen
30
Infostands inrichten
3 personen
31
Vondstenpresentatie opstellen
3 personen
32
Kinderactiviteiten klaarzetten
2 personen
33
Geluidsapparatuur testen
2 personen
34
Verlichting plaatsen
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Vrijwilligersbriefing houden
8 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
44
Programma toelichten
45
Rondleidingen verzorgen
4 personen
46
Opgravingswerk demonstreren
3 personen
47
Vondsten toelichten
2 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
50
Fotopunt bemannen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten tussentijds controleren
56
Verlichting bijstellen
2 personen
57
Avondlezing verzorgen
2 personen
58
Geluidsniveau controleren
59
Laatste rondleiding verzorgen
3 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Vondsten veilig opbergen
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Publieksafzettingen verwijderen
3 personen
69
Routeborden verwijderen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Koelboxen legen
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Materialen drogen en reinigen
3 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven catering opslaan
2 personen
76
Bezoekersgegevens verwerken
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Registratietafel
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

Bouwhekkenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 20
Veiligheidsbrillenaantal 12
Kinderhelmenaantal 20

Archeologie

Troffelsaantal 20
Archeologische kwastenaantal 25
Handvegersaantal 12
Scheppenaantal 10
Emmersaantal 20
Bodemzevenaantal 6
Vondstbakjesaantal 40
Meetlintenaantal 6
Duimstokkenaantal 6
Vondstenlabelsaantal 200
Potloodsetsaantal 12
Notitieblokkenaantal 20
Fotocamera'saantal 2
Statiefaantal 2
Vondstenbakkenaantal 12

Presentatie

Infobordenaantal 12
Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Presentatiedisplaysaantal 6
Flip-oversaantal 3
Stiftenaantal 24
Klembordenaantal 12
Werkbladenaantal 120

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Voedselcontainersaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 20
Tafeldecoratieaantal 10

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en bepaal vooraf hoeveel bezoekers per groep meekunnen. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk bij het opgravingsvlak, de registratietafel en de catering aankomen.
Regel vergunningen, meldingen en eventuele afspraken over publieksveiligheid uiterlijk enkele weken vooraf. Bouwhekken, afzetlint en verkeerskegels moeten staan vóór de eerste bezoeker arriveert, niet pas wanneer de rondleiding begint.
Controleer het opgravingsvlak op losliggende materialen en maak de publieksroute zichtbaar met routeborden. Plan ook een alternatief voor regen: partytenten, verlichting en een plek waar uitleg en registratie droog kunnen doorgaan.
Instrueer rondleiders met één gezamenlijk verhaal en spreek af welke vondsten bezoekers wel en niet mogen aanraken. Voor kinderen werken korte werkbladen en begeleid gebruik van troffels, kwasten en vondstbakjes beter dan vrij rondlopen op het terrein.
Bereken catering per verwacht bezoekersaantal en zet koelruimte klaar voor versproducten. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en controleer de boodschappenlijst minstens één keer vóór je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een archeologische open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en publieksroutes. Open het aanmeldformulier zodra de rondleidingsblokken en maximale groepsgrootte vaststaan.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een archeologische opgraving?: Plan minimaal één rondleider per rondleidingsgroep en één extra begeleider voor registratie, publieksvragen en het bewaken van afzettingen. Bij kinderactiviteiten is één begeleider per 8 tot 10 kinderen een bruikbare richtlijn.
Wat moet je regelen voor de veiligheid van bezoekers op een opgraving?: Zet het opgravingsvlak af met bouwhekken of afzetlint, verwijder losliggende materialen en markeer oversteek- en looproutes met verkeerskegels. Leg per publiekszone een EHBO-koffer klaar en wijs vóór opening een verantwoordelijke aan.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een open dag?: Reken voor een programma van enkele uren op ongeveer 2 drankjes per bezoeker en één portie eten per aangemelde deelnemer, plus 10 procent reserve. Houd gekoelde producten apart en verwerk dieetwensen uiterlijk een week vooraf in de boodschappenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.