Zo organiseer je een archeologische wandeling

Een archeologische wandeling staat of valt met een route die inhoudelijk klopt én prettig loopt. Begin daarom met het thema en de locaties, proefloop de route en regel vroeg toestemming voor terreinen. Leg daarna start- en eindlocatie, gidsen en deelnemerscommunicatie vast. In de laatste week controleer je de route opnieuw, bereid je kaarten en naamkaartjes voor en maak je een alternatief voor slecht weer of ontoegankelijke paden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema vaststellen
2 personen
2
Archeologische locaties selecteren
2 personen
3
Wandelroute op kaart zetten
2 personen
4
Route vooraf proeflopen
3 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Toestemming terreinbeheerders vragen
7
Startlocatie reserveren
8
Eindlocatie reserveren
9
Vergunningen en meldingen controleren
10
Archeoloog of gids vastleggen
11
Reservegids vastleggen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldformulier openen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Vragen van deelnemers beantwoorden
17
Deelnemerslijst vastleggen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Afzeggingen en wijzigingen verwerken
21
Route opnieuw controleren
2 personen
22
Gidsenbriefing voorbereiden
23
Historische informatie controleren
2 personen
24
Routekaarten afdrukken
25
Naamkaartjes voorbereiden
26
Infoborden afdrukken
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Catering gekoeld opslaan
2 personen
29
Materialen verzamelen
2 personen
30
EHBO-set controleren
31
Zaklampen en batterijen testen
32
Mobiele telefoons opladen
33
Routepijlen vooraf klaarleggen
2 personen

Event

34
Startpunt controleren
2 personen
35
Eindpunt controleren
2 personen
36
Route markeren
3 personen
37
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
38
Infopunt inrichten
2 personen
39
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
40
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
41
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
42
Gidsen instrueren
3 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Routekaarten uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Welkomstwoord verzorgen
49
Veiligheidsinstructies geven
50
Wandeling begeleiden
4 personen
51
Achterblijvers begeleiden
52
Routepijlen controleren
2 personen
53
Water uitdelen
2 personen
54
Deelnemers tellen
2 personen
55
Archeologische vondsten toelichten
2 personen
56
Deelnemers terugontvangen
3 personen
57
Hapjes serveren
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Avondlezing verzorgen
2 personen
60
Vragenronde begeleiden
61
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
62
Laatste koffie serveren
2 personen
63
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

64
Routepijlen verwijderen
3 personen
65
Restmaterialen verzamelen
2 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Afval sorteren
2 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Apparatuur inpakken
2 personen
71
Voorraad controleren
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Sleutels en toegangspassen inleveren
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Restanten gekoeld opslaan
76
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
77
Deelnemersbedankje versturen
78
Foto’s selecteren en archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 50
Tafellinnenaantal 4
Partytentaantal 2
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Powerbankaantal 4
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 3
Koelboxaantal 4
Thermoskanaantal 6
Zaklampaantal 8
Megafoon
Camera

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Snijplankaantal 3
Broodmesaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Reddingsdekensaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Zakverbandaantal 2
Handgelaantal 6
Zonnebrandcrèmeaantal 4
Tekenpincetaantal 4
Noodfluitjeaantal 6
Waterdichte telefoonhoesaantal 6

Route en bewegwijzering

Routekaartenaantal 60
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 25
Houten paaltjesaantal 25
Afzetlintaantal 4
Krijtsprayaantal 6
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30

Archeologie

Replica vondstenaantal 12
Vergrootglazenaantal 10
Meetlattenaantal 4
Katoenen handschoenenaantal 20
Vondstenbakjesaantal 12
Schaalmodellenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratieaantal 6
Bannersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijperaantal 2
Opvouwbare steekwagen

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de volledige route vóór je deelnemers uitnodigt. Controleer niet alleen de afstand, maar ook rustpunten, ondergrond, bereikbaarheid en plekken waar een groep van tientallen mensen kan stilstaan zonder een doorgang te blokkeren.
Vraag toestemming aan terreinbeheerders zodra de locaties geselecteerd zijn. Wacht niet tot de laatste week: zonder akkoord kan één afgesloten terrein je hele route onderuit halen.
Plan een hoofdgids én een reservegids. Een archeologische wandeling draait op uitleg bij vaste punten; als de gids uitvalt, heb je met een back-up geen last-minute improvisatie nodig.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld starttijd, verzamelplek, verwachte wandelduur, kledingadvies, route-informatie en wat er gebeurt bij wijzigingen door het weer.
Controleer in de laatste week drie dingen opnieuw: de weersverwachting, de toegankelijkheid van de route en de historische informatie. Leg routekaarten en naamkaartjes vooraf klaar, zodat je op de startlocatie niet hoeft te zoeken of printen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een archeologische wandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren. Dan is er tijd om locaties te selecteren, toestemming te vragen, een gids vast te leggen, aanmeldingen te verwerken en een alternatieve route te regelen.
Hoe lang moet een archeologische wandeling duren?: Plan voor de wandeling zelf meestal 2 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal locaties en rustpunten. Voeg tijd toe voor ontvangst bij de start en een afsluiting op de eindlocatie.
Wanneer moet ik de route van een archeologische wandeling proeflopen?: Proefloop de route minimaal 2 tot 3 weken vooraf en controleer haar nogmaals in de laatste week. Zo ontdek je op tijd omwegen, afgesloten terreinen of plekken waar de groep niet veilig kan stilstaan.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor de wandeling?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wandeling. Verstuur een korte update opnieuw zodra de weersverwachting of route in de laatste controle tot een wijziging leidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.