Tag der offenen Tür einer archäologischen Ausgrabung organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür an einer archäologischen Ausgrabung müssen Besucher sicher durch ein laufendes Arbeitsgelände geführt werden. Beginne deshalb mit Datum, Programm, Genehmigungen und einer klaren Wegeführung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Betreuungsplan, Beschilderung und die Vorbereitung der Führungen. Plane außerdem Kinderangebote, Verpflegung und einen wetterfesten Publikumsbereich ein – diese Punkte werden bei Ausgrabungen besonders häufig zu spät bedacht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Führungsrouten festlegen
2 Personen
4
Publikumsbereiche abgrenzen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Betreuer einplanen
2 Personen
11
Führer anweisen
3 Personen
12
Volunteer-Briefing vorbereiten
2 Personen
13
Cateringmengen berechnen
2 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
17
Kühlbereich einrichten
2 Personen
18
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
19
Infoschilder kontrollieren
2 Personen
20
Arbeitsblätter für Kinder erstellen
2 Personen
21
Führungstext durchgehen
3 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Ausgrabungsfläche sichern
3 Personen
24
Lose Materialien entfernen
2 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Tische aufstellen
3 Personen
27
Stühle aufstellen
3 Personen
28
Publikumsabsperrungen aufstellen
3 Personen
29
Wegweiser aufhängen
2 Personen
30
Infostände einrichten
3 Personen
31
Fundpräsentation erstellen
3 Personen
32
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
33
Tonanlage testen
2 Personen
34
Beleuchtung anbringen
3 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Volunteer-Briefing abhalten
8 Personen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

42
Besucher begrüßen
3 Personen
43
Anmeldungen abhaken
2 Personen
44
Programm vorstellen
45
Führungen durchführen
4 Personen
46
Ausgrabungsarbeiten demonstrieren
3 Personen
47
Funde erläutern
2 Personen
48
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
49
Besucherfragen beantworten
2 Personen
50
Fotopunkt betreuen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
56
Beleuchtung anpassen
2 Personen
57
Abendvortrag halten
2 Personen
58
Lautstärke kontrollieren
59
Letzte Führung durchführen
3 Personen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Fundsachen sicher aufbewahren
3 Personen
62
Geräte ausschalten
2 Personen
63
Catering aufräumen
3 Personen
64
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Gelände reinigen
4 Personen
67
Partyzelte abbauen
4 Personen
68
Publikumsabsperrungen entfernen
3 Personen
69
Wegweiser entfernen
2 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Kühlboxen leeren
2 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Materialien trocknen und reinigen
3 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
76
Besucherdaten verarbeiten
77
Fundgegenstände registrieren
78
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Sicherheit

BauzäuneAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 20
SchutzbrillenAnz. 12
KinderhelmeAnz. 20

Archäologie

KellenAnz. 20
Archäologische PinselAnz. 25
HandfegerAnz. 12
SchöpferAnz. 10
EimerAnz. 20
BodensiebeAnz. 6
FundboxenAnz. 40
MessbänderAnz. 6
ZollstöckeAnz. 6
FundetikettenAnz. 200
BleistiftsätzeAnz. 12
NotizblöckeAnz. 20
FotokamerasAnz. 2
StativAnz. 2
FundboxenAnz. 12

Präsentation

InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 16
WegweiserAnz. 12
PräsentationsdisplaysAnz. 6
FlipchartsAnz. 3
StifteAnz. 24
KlemmbretterAnz. 12
ArbeitsblätterAnz. 120

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Willkommensschild
NamensschilderAnz. 20
TischdekorationAnz. 10

Reinigung

HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzlappenAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Führungsrouten früh fest und trenne Arbeits- und Publikumsbereiche mit Bauzäunen, Absperrband und Verkehrskegeln. Plane pro Gruppe eine feste Startzeit und lasse zwischen zwei Führungen mindestens 10 Minuten Puffer.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen, bevor du Einladungen verschickst. Kläre außerdem, wie viele Personen gleichzeitig auf die Route dürfen, damit Anmeldung und Betreuung realistisch geplant werden können.
Bereite die Sicherheitsunterweisung für Führer und Volunteers schriftlich vor. Sicherheitswesten, Arbeitshandschuhe, Schutzbrillen und Kinderhelme gehören an die Ausgrabungsfläche, nicht erst an den Registrierungstisch.
Rechne die Verpflegung anhand der Anmeldungen und der Aufenthaltsdauer. Erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeformular und richte einen gekühlten Bereich ein, bevor frische Produkte eintreffen.
Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst die Fläche, Schilder, Stromversorgung und Wetterlage. Entferne loses Material, teste Lautsprecher und Mikrofon und baue Partyzelte früh genug auf, damit Regen nicht den gesamten Ablauf verzögert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür an einer Ausgrabung planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Genehmigungen und Führungsrouten. Einladungen und Anmeldung sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Besucher dürfen gleichzeitig an einer Ausgrabung teilnehmen?: Das hängt von Fläche, Fluchtwegen und Vorgaben der zuständigen Stellen ab. Plane zunächst kleine Gruppen von etwa 10 bis 15 Personen und passe die Zahl nach einer Sicherheitsprüfung der Route an.
Wann sollte man die Führungen und Volunteers einteilen?: Erstelle den Betreuungs- und Führungsplan spätestens 2 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Gruppeneinteilung und ein kurzes Volunteer-Briefing sollten 2 bis 3 Tage vorher erfolgen.
Wie viel Verpflegung braucht man für den Tag der offenen Tür?: Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei Essen solltest du die bestätigten Anmeldungen plus 10 Prozent Reserve zugrunde legen.

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