Comment organiser une journée portes ouvertes sur un chantier archéologique

Une journée portes ouvertes sur un chantier archéologique se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un temps d’accueil et de médiation. Commence par fixer les horaires, le programme et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de visiteurs détermine les groupes, les accompagnateurs, le matériel d’animation et les quantités de restauration. Garde enfin une marge pour la météo, les retards et les personnes qui se présentent sans inscription.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Définir les itinéraires de visite
2 personnes
4
Délimiter les zones du public
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Planifier les accompagnateurs
2 personnes
11
Briefer les guides
3 personnes
12
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Acheter des produits frais
2 personnes
17
Aménager la chambre froide
2 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
19
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
20
Préparer des feuilles d’activité pour enfants
2 personnes
21
Revoir le texte de la visite guidée
3 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Sécuriser la zone de fouilles
3 personnes
24
Enlever les matériaux en vrac
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer des barrières pour le public
3 personnes
29
Suspendre les flèches d’orientation
2 personnes
30
Aménager les stands d'information
3 personnes
31
Préparer la présentation des découvertes
3 personnes
32
Installer les activités pour enfants
2 personnes
33
Tester le matériel sonore
2 personnes
34
Installer l’éclairage
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Animer le briefing des bénévoles
8 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Cocher les inscriptions
2 personnes
44
Présenter le programme
45
Assurer les visites guidées
4 personnes
46
Montrer les fouilles
3 personnes
47
Expliquer les trouvailles
2 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
49
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
50
Tenir le stand photo
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
56
Ajuster l’éclairage
2 personnes
57
Animer la conférence du soir
2 personnes
58
Vérifier le niveau sonore
59
Assurer la dernière visite guidée
3 personnes
60
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

61
Mettre les objets trouvés en sécurité
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Retirer les barrières pour le public
3 personnes
69
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Vider les glacières
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Sécher et nettoyer le matériel
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Stocker la restauration restante
2 personnes
76
Traiter les données des visiteurs
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Poubellesqté 8

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Barrières de chantierqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 20
Lunettes de sécuritéqté 12
Casques pour enfantsqté 20

Archéologie

Truellesqté 20
Pinceaux archéologiquesqté 25
Balais à mainqté 12
Pellesqté 10
Seauxqté 20
Tamis de fondqté 6
Bacs à trouvaillesqté 40
Mètres rubansqté 6
Mètres rubansqté 6
Étiquettes de découvertesqté 200
Sets de crayonsqté 12
Blocs-notesqté 20
Appareils photoqté 2
Trépiedqté 2
Bacs à trouvaillesqté 12

Présentation

Panneaux d’informationqté 12
Panneaux de directionqté 16
Panneaux indicateursqté 12
Présentoirsqté 6
Chevaletsqté 3
Marqueursqté 24
Presse-papiersqté 12
Feuilles de travailqté 120

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 20
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixe des créneaux de visite de 45 à 60 minutes et limite chaque groupe selon la largeur des itinéraires. Prévois un accompagnateur pour chaque groupe afin d’éviter que le public entre dans une zone non surveillée.
Sépare clairement le parcours des visiteurs de la zone de fouilles avec des barrières, du ruban de balisage et des cônes. Fais un dernier contrôle de sécurité la veille, puis un autre 30 minutes avant l’ouverture.
Ferme les inscriptions au moins 3 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et répartir les accompagnateurs. Garde une liste imprimée à la table d’inscription, même si le formulaire est en ligne.
Briefe les guides et les bénévoles pendant 30 minutes avant l’accueil : horaires, itinéraire, consignes pour les enfants, conduite à tenir en cas de pluie et emplacement des trousses de premiers secours.
Dimensionne l’accueil à partir du nombre inscrit, avec 2 à 3 boissons par personne pour la première heure et une réserve séparée pour les bénévoles. Achète les produits frais au plus tard la veille et vérifie que la chambre froide est prête.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une visite de chantier archéologique ?: Prévois 45 à 60 minutes par groupe, puis 15 minutes pour la circulation et les questions. Ce rythme permet de faire plusieurs créneaux sans croiser les groupes sur un passage étroit.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvre le formulaire 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ferme-le environ 3 jours avant pour confirmer les groupes, les besoins alimentaires et le nombre d’accompagnateurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un chantier archéologique ouvert au public ?: Compte au minimum 1 accompagnateur par groupe de visite, plus 2 personnes fixes à l’accueil et à la restauration. Ajoute une personne disponible pour la sécurité et les imprévus dès que plusieurs groupes circulent en même temps.
Que faire s’il pleut le jour des portes ouvertes ?: Décide au plus tard la veille quelles zones restent accessibles et quels ateliers sont déplacés sous la tente de réception. Vérifie les prévisions 24 heures avant, puis de nouveau 2 heures avant l’ouverture, et protège le matériel électrique des projections d’eau.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.