Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una excavación arqueológica

Una jornada de puertas abiertas en una excavación necesita mucho más que enseñar el yacimiento. Primero fija la fecha, el programa y los permisos; después diseña las rutas, controla el aforo y prepara al equipo que acompañará a los visitantes. La seguridad debe quedar resuelta antes de enviar las invitaciones, especialmente si habrá zonas de trabajo activas y niños. Este plan te ayuda a ordenar las tareas, calcular los recursos y llegar al día del evento con la señalización, los materiales y el catering preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
3
Definir las rutas de las visitas guiadas
2 personas
4
Delimitar las zonas del público
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Programar monitores
2 personas
11
Instruir a los guías
3 personas
12
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
13
Calcular las cantidades de catering
2 personas
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Comprar productos frescos
2 personas
17
Montar el espacio de refrigeración
2 personas
18
Preparar señales de ruta
2 personas
19
Comprobar los paneles informativos
2 personas
20
Preparar hojas de trabajo para niños
2 personas
21
Repasar el relato de la visita guiada
3 personas
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Asegurar el área de excavación
3 personas
24
Retirar materiales sueltos
2 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Colocar barreras para el público
3 personas
29
Colgar flechas de ruta
2 personas
30
Montar los puestos de información
3 personas
31
Preparar la presentación de hallazgos
3 personas
32
Preparar las actividades para niños
2 personas
33
Probar el equipo de sonido
2 personas
34
Instalar la iluminación
3 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Montar la mesa de registro
2 personas
39
Realizar la sesión informativa para voluntarios
8 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Marcar las inscripciones
2 personas
44
Presentar el programa
45
Realizar las visitas guiadas
4 personas
46
Demostrar trabajos de excavación
3 personas
47
Explicar los hallazgos
2 personas
48
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
49
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
50
Atender el punto fotográfico
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños periódicamente
56
Ajustar la iluminación
2 personas
57
Realizar la conferencia de la tarde
2 personas
58
Comprobar el nivel de sonido
59
Realizar la última visita guiada
3 personas
60
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

61
Guardar los objetos encontrados de forma segura
3 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Recoger el catering
3 personas
64
Limpiar mesas y sillas
3 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Retirar las barreras para el público
3 personas
69
Retirar los carteles de ruta
2 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Vaciar neveras portátiles
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Secar y limpiar los materiales
3 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Guardar la catering sobrante
2 personas
76
Procesar los datos de los visitantes
77
Registrar objetos perdidos
78
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesa de registro
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 10
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Seguridad

Vallas de construccióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 20
Gafas de seguridadcant. 12
Cascos infantilescant. 20

Arqueología

Palanascant. 20
Pinceles arqueológicoscant. 25
Escobas de manocant. 12
Palascant. 10
Cuboscant. 20
Tamices de suelocant. 6
Cajas para hallazgoscant. 40
Cintas métricascant. 6
Fitas métricascant. 6
Etiquetas de objetos encontradoscant. 200
Sets de lápicescant. 12
Bloc de notascant. 20
Cámaras fotográficascant. 2
Trípodecant. 2
Cajas de hallazgoscant. 12

Presentación

Carteles informativoscant. 12
Señales de rutacant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Displays de presentacióncant. 6
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladorescant. 24
Portapapelescant. 12
Tableros de trabajocant. 120

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 20
Decoración de mesacant. 10

Limpieza

Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y las notificaciones antes de publicar la fecha. Deja al menos 4 semanas para corregir requisitos y comunicar cualquier limitación de acceso.
Diseña la ruta pensando en grupos pequeños y tiempos concretos: una visita de 45 a 60 minutos suele ser más fácil de coordinar que un recorrido abierto sin turnos.
Abre las inscripciones con un plazo de 2 a 3 semanas y pregunta desde el principio por alergias y preferencias dietéticas. Así puedes calcular el catering con datos reales, no con una estimación general.
Prepara una sesión informativa para voluntarios y guías al menos 2 días antes. Repasad el relato de la visita, los puntos de reunión, la respuesta ante preguntas y qué hacer si alguien cruza una zona delimitada.
Haz la comprobación del recinto la víspera: retira materiales sueltos, revisa vallas y cinta de balizamiento, prueba el altavoz y coloca las señales de ruta. Si se esperan varias horas de actividad, monta también la zona de refrigeración y comprueba la previsión meteorológica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas arqueológica?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las 2 primeras semanas para fecha, programa, permisos y rutas; deja las últimas 2 para inscripciones, compras, formación y montaje.
¿Cuánto debe durar una visita guiada a una excavación?: Calcula entre 45 y 60 minutos por grupo, incluyendo la explicación inicial y las preguntas. Programa 10 o 15 minutos entre turnos para evitar cruces en la ruta y reorganizar a los visitantes.
¿Cómo calcular el catering para una jornada arqueológica?: Usa el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 %. Compra los productos frescos 1 día antes y separa las opciones según las preferencias dietéticas registradas.
¿Qué seguridad necesita una jornada de puertas abiertas en una excavación?: Delimita las zonas de trabajo con vallas, cinta y conos, y asigna al menos una persona responsable por cada acceso. Ten botiquines disponibles y prepara protección adecuada, incluidos chalecos, guantes, gafas y cascos infantiles cuando proceda.

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