Arcadetoernooi organiseren: checklist en planning
Een arcadetoernooi loopt soepel als je deelnemers, spellen en techniek in een vaste volgorde regelt. Begin met de locatie, limiet en toernooiregels; daarna volgen inschrijving, wedstrijdschema en reservering van de arcadekasten. Plan extra tijd voor kabels, stroom, netwerk en een testwedstrijd. Op de dag zelf heb je naast de speelzones ook een registratiebalie, badges, scorekaarten en prijzen nodig. De checklist hieronder helpt je controleren wat wanneer klaar moet zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en zaal reserveren
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
Inschrijfformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Arcadekasten reserveren
Extra consoles regelen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Prijzen voor winnaars regelen
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdkaarten printen
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
Prijzen inpakken
Apparatuur opladen
Materialen per zone inpakken
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Arcadekasten plaatsen
4 personen
Consoles en schermen aansluiten
3 personen
Netwerk en stroom testen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Decoratie en bewegwijzering ophangen
2 personen
Proefwedstrijden uitvoeren
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Badges en wedstrijdkaarten uitdelen
2 personen
Toernooiregels toelichten
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
Scores registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Tussenstanden bekendmaken
Halve finales begeleiden
3 personen
Finale begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inladen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Scores en uitslagen archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedaantal 8
Apparatuur
- Arcadekastenaantal 8
- Gameconsolesaantal 4
- Monitorenaantal 4
- Gamecontrollersaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 12
- Verlengsnoerenaantal 10
- Kabelgotenaantal 12
- Netwerkswitch
- Ethernetkabelsaantal 12
- Wifi-router
- Laptop
- Printer
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
Registratie
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Naamkaartjesaantal 60
- Polsbandjesaantal 60
- Scorekaartenaantal 100
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 6
- Prijstrofeeënaantal 3
Servies
- Drinkglazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerplankenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Feestverlichtingaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de deelnemerslimiet vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Zo weet je hoeveel wedstrijdkaarten, naamkaartjes en polsbandjes je moet voorbereiden en voorkom je handmatig terugsturen van inschrijvingen.
- Reserveer de arcadekasten en extra consoles zodra de datum en locatie vaststaan. Controleer daarna of je per opstelling een monitor, controller, HDMI-kabel, stekkerdoos en verlengsnoer hebt.
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de deelnemers zijn bevestigd. Print wedstrijdkaarten en scorekaarten uiterlijk de dag vóór het toernooi, met een paar lege exemplaren achter de hand.
- Plan op de opbouwdag minimaal 60 minuten voor aansluiten en testen. Controleer elke speelzone afzonderlijk, test het netwerk en de stroom en leg kabels vast voordat deelnemers binnenkomen.
- Richt de registratiebalie in vóór je de eerste wedstrijd start. Leg klemborden, pennen, naamkaartjes, polsbandjes en een deelnemerslijst klaar; geef deelnemers direct hun badge en leg uit waar ze hun scorekaart inleveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een arcadetoernooi organiseren?
- Begin minimaal 6 weken van tevoren met de locatie, deelnemerslimiet en toernooiregels. Reserveer de arcadekasten en extra consoles zodra de datum vaststaat; gebruik de laatste 7 dagen voor bevestigingen, printwerk en technische controle.
- Hoeveel arcadekasten heb ik nodig voor een toernooi?
- Dat hangt af van het aantal deelnemers en de wedstrijdvorm. Plan bij wedstrijden voor twee spelers minimaal 1 speelopstelling per 2 deelnemers in een ronde en voeg extra consoles of arcadekasten toe als wachttijden langer dan 10 tot 15 minuten worden.
- Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een arcadetoernooi?
- Maak eerst een voorlopig schema op basis van de deelnemerslimiet en werk het definitief uit nadat alle aanmeldingen zijn verwerkt. Print de definitieve wedstrijdkaarten uiterlijk 1 dag vóór het evenement.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een arcadetoernooi op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor tafels en stoelen, arcadekasten, consoles, schermen, registratiebalie en bekabeling. Houd daarna minstens 60 minuten over voor een volledige netwerk-, stroom- en testwedstrijdcontrole.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!