Organiser un tournoi d’arcade sans rien oublier
Un tournoi d’arcade demande de coordonner les inscriptions, les machines, les consoles et le déroulement des matchs dans un même créneau. Cette checklist suit l’ordre utile : cadrer la compétition, confirmer les joueurs, préparer le matériel, puis installer chaque zone le jour J. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents, comme les câbles, les fiches de score, les besoins alimentaires ou le temps nécessaire pour tester le réseau et l’alimentation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu et la salle
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Définir la limite de participants
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Réserver des bornes d’arcade
Prévoir des consoles supplémentaires
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Organiser les prix pour les gagnants
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes de compétition
Préparer les badges des participants
2 personnes
Emballer les prix
Recharger les appareils
Emballer les matériaux par zone
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer des bornes d’arcade
4 personnes
Brancher les consoles et les écrans
3 personnes
Tester le réseau et l’alimentation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
Organiser les compétitions d’essai
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges et les cartes de jeu
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Accompagner la première session de jeu
4 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Annoncer les classements intermédiaires
Encadrer les demi-finales
3 personnes
Encadrer la finale
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Archiver les scores et les résultats
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Nappeqté 8
Équipement
- Bornes d'arcadeqté 8
- Consoles de jeuxqté 4
- Moniteursqté 4
- Manettes de jeuqté 8
- Câbles HDMIqté 8
- Multiprisesqté 12
- Rallongesqté 10
- Goulottes de câblesqté 12
- Switch réseau
- Câbles Ethernetqté 12
- Routeur wifi
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
Inscription
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Badges nominatifsqté 60
- Braceletsqté 60
- Fiches de scoreqté 100
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 6
- Trophéesqté 3
Vaisselle
- Verres à boireqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Planches de serviceqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes lumineuses de fêteqté 4
- Panneaux indicateursqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la limite de participants avant d’ouvrir les inscriptions : elle doit correspondre au nombre de bornes, de consoles et au temps disponible pour les matchs. Prévoyez aussi une règle claire pour les absences et les retards.
- Ne vous contentez pas de réserver les bornes d’arcade : testez chaque écran, câble HDMI, manette, multiprise et rallonge au moins la veille. Gardez quelques consoles et manettes supplémentaires si une installation tombe en panne.
- Construisez le programme à partir du nombre confirmé de joueurs, puis imprimez les cartes de compétition et les fiches de score avant l’ouverture. Un programme affiché sur paperboard évite de répondre plusieurs fois aux mêmes questions.
- Préparez l’accueil dans une zone distincte avec presse-papiers, stylos, badges et bracelets. Comptez environ 5 minutes par participant pour l’inscription et la remise des informations utiles.
- Regroupez les fournitures par zone avant de partir : inscription, compétition, restauration et technique. Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, brancher les équipements et consacrer au moins 30 minutes aux tests du réseau et de l’alimentation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’arcade ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et les bornes, d’ouvrir les inscriptions, de confirmer les participants et de commander ou préparer les trophées.
- Combien de bornes d’arcade faut-il pour un tournoi ?
- Le nombre dépend du format et de la durée des matchs. Pour 16 participants, prévoyez au minimum 4 postes si les joueurs tournent par groupes ; davantage de postes réduit l’attente et facilite le respect du programme.
- Quand faut-il tester le matériel technique ?
- Faites un premier contrôle au moins 24 heures avant l’événement, puis un second test le jour même. Vérifiez notamment les écrans, les câbles HDMI, les multiprises, le réseau et chaque alimentation avant l’arrivée des joueurs.
- Que préparer pour l’inscription des participants ?
- Préparez une table dédiée avec la liste des inscrits, des presse-papiers, des stylos, les badges, les bracelets et les fiches de score. Comptez environ 5 minutes par personne afin d’éviter une file trop longue au démarrage.
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