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Arcade-Turnier organisieren: Die praktische Checkliste

Ein Arcade-Turnier braucht mehr Vorbereitung als nur Spiele und Preise. Du musst Teilnehmerzahl, Regeln und Zeitplan früh festlegen, damit Automaten, Konsolen und Helfer passend eingeplant werden können. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag getestete Kabel, geladene Geräte oder ein klarer Ablauf für die Registrierung. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Saals bis zum Techniktest und der fertigen Anmeldung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Turnierregeln festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerlimit festlegen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Arcade-Automaten reservieren

  • Zusätzliche Konsolen organisieren

  • Technische Utensilien prüfen

    2 Personen

  • Wettkampfplan erstellen

    2 Personen

  • Preise für Gewinner organisieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wettkampfkarten drucken

  • Teilnehmerausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Preise verpacken

  • Geräte aufladen

  • Materialien pro Bereich einpacken

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Arcade-Automaten aufstellen

    4 Personen

  • Konsolen und Bildschirme anschließen

    3 Personen

  • Netzwerk und Strom testen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration und Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Probespiele durchführen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Badges und Spielkarten ausgeben

    2 Personen

  • Turnierregeln erläutern

  • Erste Spielrunde betreuen

    4 Personen

  • Punkte erfassen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    3 Personen

  • Zwischenstände bekanntgeben

  • Halbfinale betreuen

    3 Personen

  • Finale betreuen

    3 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Gemietete Geräte zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse und Resultate archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckeAnz. 8

Ausstattung

  • ArkadenautomatenAnz. 8
  • SpielkonsolenAnz. 4
  • BetreuerAnz. 4
  • GamecontrollerAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 12
  • Netzwerkswitch
  • EthernetkabelAnz. 12
  • WLAN-Router
  • Laptop
  • Drucker
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Registrierung

  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 60
  • ArmbänderAnz. 60
  • WertungsbögenAnz. 100
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 6
  • PreistrophäenAnz. 3

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierbretterAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • FestbeleuchtungAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Teilnehmerlimit fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane pro Turnierbereich einen festen Ablauf und genügend Zeit für Registrierung, Vorrunden und Pausen ein.
  • Teste Netzwerk, Stromversorgung und jedes Spiel mindestens einen Tag vorher. HDMI-Kabel, Verlängerungen, Kabelkanäle und ein Netzwerkswitch sollten nicht erst beim Aufbau geprüft werden.
  • Richte die Registrierungstheke mit Klemmbrettern, Stiften, Namensschildern oder Armbändern und Wertungsbögen ein. Drucke Wettkampfkarten und Teilnehmerunterlagen spätestens am Vortag.
  • Packe Materialien nach Bereichen statt alles gemeinsam ein. So findest du Technik, Registrierung und Preise beim Aufbau schneller und vergisst keine kleinen Teile wie Controller oder Ethernetkabel.
  • Öffne die Location früh genug für den Aufbau. Plane mehrere Stunden für Tische, Stühle, Automaten, Konsolen, Bildschirme sowie den abschließenden Netzwerk- und Stromtest ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Arcade-Turnier organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du den Saal, Arcade-Automaten und zusätzliche Konsolen reservieren, Regeln festlegen und Anmeldungen bearbeiten.
Wie viele Arcade-Automaten brauche ich für ein Turnier?
Das hängt von Teilnehmerzahl und Turnierformat ab. Bei Einzelduellen sollte pro laufendem Match ein Spielplatz verfügbar sein; lege das Teilnehmerlimit erst fest, wenn die verfügbare Technik bestätigt ist.
Was muss ich am Tag vor dem Arcade-Turnier erledigen?
Drucke Wettkampfkarten und Teilnehmerunterlagen, verpacke die Preise und lade alle Geräte auf. Teste außerdem Netzwerk, Strom, Bildschirme, Controller und die für die Spiele benötigten Kabel.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Arcade-Turniers?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden ein, bei vielen Automaten oder mehreren Konsolen eher länger. Darin enthalten sind Möbel, Geräte, Verkabelung, Registrierungstheke und der abschließende Funktionstest.

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