Aquatlon organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een aquatlon vraagt meer voorbereiding dan alleen een zwem- en loopronde uitzetten. Je regelt tegelijk de veiligheid in en rond het water, de inschrijving, startseries, routeaanduiding en alle communicatie met deelnemers. Begin met datum, locatie en parcours en werk daarna toe naar een gecontroleerde wedstrijddag. Deze checklist helpt je de 66 taken en 62 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Zwem- en loopparcours vastleggen
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Reservering kleedruimtes maken
Reservering materiaal maken
Inschrijfformulier opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startseries indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Medische gegevens controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Weersprotocol klaarzetten
2 personen
Startlijst afdrukken
Routeborden afdrukken
Startnummers sorteren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
3 personen
Hekken en dranghekken laden
3 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Organisatietafel plaatsen
2 personen
Kleedruimtes controleren
2 personen
Zwemparcours uitzetten
4 personen
Loopparcours uitzetten
4 personen
Wisselzone opbouwen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Waterposten inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Communicatiemiddelen testen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
8 personen

Event

Vrijwilligersposten innemen
12 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Badmutsen uitdelen
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Zwemstart begeleiden
6 personen
Wisselzone controleren
3 personen
Loopparcours bewaken
8 personen
Tijden registreren
3 personen
Water en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers opvangen
4 personen
Einduitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal afbouwen
4 personen
Parcoursmarkeringen verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inladen
4 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslag en foto’s versturen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Zwemlijnenaantal 8
Boeienaantal 12
Badmutsenaantal 120
Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Stopwatchesaantal 8
Podiumbekersaantal 12
Parcourslintaantal 10
Pionnenaantal 40
Routebordenaantal 25
Pijlbordenaantal 20
Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Kabelmattenaantal 8
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Fluitjesaantal 12
Reddingsvestenaantal 12
Hesjesaantal 20
Parcoursklokkenaantal 4

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonaantal 2
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenkkanaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Dienbladenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 80
Bezemaantal 3
Bliksemstofferaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Reinigingssprayaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 48

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het zwem- en loopparcours uiterlijk enkele weken vooraf vast en controleer daarna of boeien, zwemlijnen, parcourslint, pionnen en routeborden op de juiste plaatsen kunnen staan. Een route die op papier klopt, kan op locatie alsnog om extra afzetting of pijlborden vragen.
Maak naast het veiligheidsplan een concreet weersprotocol. Noteer wie beslist over uitstel of aanpassing, hoe deelnemers worden geïnformeerd en waar reddingsboeien, reddingslijnen, reddingsvesten en portofoons tijdens de wedstrijd direct beschikbaar zijn.
Sluit inschrijvingen niet pas op de wedstrijddag. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en medische gegevens vooraf, controleer de deelnemerslijst en deel daarna startseries en startnummers in; druk de startlijst en routeborden vervolgens op tijd af.
Plan een aparte materiaalcontrole voor sportmateriaal en wedstrijdtechniek. Test stopwatches, parcoursklokken, megafoon en portofoons en laad powerbanks op, zodat een lege accu niet vlak voor de start de communicatie stillegt.
Richt de locatie eerst functioneel in: organiseer kleedruimtes, plaats de organisatietafel en zet partytenten, tafels, stoelen en opbergkratten klaar. Laad hekken, verkeerskegels en kabelmatten zo dat ze bij aankomst meteen per onderdeel kunnen worden uitgeladen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een aquatlon organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours, vergunningen en meldingen. Reserveer daarna kleedruimtes en materiaal en start de inschrijving, zodat je deelnemersgegevens en startseries tijdig kunt verwerken.
Wat heb je nodig voor de veiligheid bij een aquatlon?: Voorzie minimaal een uitgewerkt veiligheidsplan, reddingsboeien, reddingslijnen, reddingsvesten, fluitjes, portofoons en duidelijke afzetting. Controleer deze materialen uiterlijk 1 week vooraf en leg ze op de wedstrijddag direct bereikbaar bij het zwemparcours.
Wanneer maak je de startseries en startlijst voor een aquatlon?: Maak de startseries en wijs startnummers toe nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemerslijst is gecontroleerd. Druk de definitieve startlijst bij voorkeur 1 tot 2 dagen vooraf af en sorteer de startnummers per serie.
Hoe bereid je een aquatlon voor op slecht weer?: Controleer de weersverwachting 48 tot 24 uur vooraf en gebruik een vooraf opgesteld weersprotocol. Bepaal daarin wie beslist over aanpassing of uitstel en hoe deelnemers, vrijwilligers en locatie op tijd worden geïnformeerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.