Organiser un aquathlon sans rien oublier

Un aquathlon demande de coordonner une épreuve de natation et une course à pied, souvent avec une zone de transition commune. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 62 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Commence par fixer la date, le lieu et les parcours, puis avance vers les autorisations, les inscriptions, la sécurité et l’installation. Les derniers contrôles concernent la météo, les données médicales, les dossards et le matériel de chronométrage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le parcours de nage et de course
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Faire une réservation des vestiaires
Faire la réservation de matériel
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Répartir les séries de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier les données médicales
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer le protocole météo
2 personnes
Imprimer la liste de départ
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Trier les dossards
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
Charger les clôtures et barrières de sécurité
3 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Installer la table d'organisation
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Balisage du parcours de natation
4 personnes
Tracer le parcours de course
4 personnes
Installer la zone de transition
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer des points d’eau
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester les moyens de communication
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
8 personnes

Événement

Prendre les postes des bénévoles
12 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer des bonnets de bain
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Encadrer le départ de natation
6 personnes
Vérifier la zone de relais
3 personnes
Surveiller le parcours
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Servir de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Vérifier le classement final
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
4 personnes
Retirer les marquages du parcours
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 4
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Lignes de nageqté 8
Bouéesqté 12
Bonnets de bainqté 120
Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Rubans de médailleqté 120
Chronomètresqté 8
Coupes du podiumqté 12
Ruban de parcoursqté 10
Cônesqté 40
Panneaux de directionqté 25
Panneaux indicateursqté 20
Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Passe-câblesqté 8
Bouées de sauvetageqté 6
Cordes de sauvetageqté 6
Siffletsqté 12
Gilets de sauvetageqté 12
Giletsqté 20
Chronos du parcoursqté 4

Équipement

Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintesqté 2
Microphoneqté 2
Ordinateur portable
Imprimante

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafeqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Plateauxqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 80
Balaiqté 3
Pelle-ramasse-poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Spray nettoyantqté 4
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Catering

Courses

Conseils

Fixe les parcours avant d’ouvrir les inscriptions : indique précisément la distance nagée, la distance courue, les zones de départ et de transition, ainsi que les points où les concurrents peuvent s’orienter.
Traite la sécurité comme un plan séparé : prévois les postes de surveillance, les moyens de communication et une procédure claire en cas de problème dans l’eau ou sur le parcours de course.
Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les séries de départ et vérifier les données médicales. Prépare ensuite les numéros, les bracelets et la liste de départ afin d’éviter les modifications de dernière minute.
Contrôle les fournitures au moins 48 heures avant l’épreuve. Les bouées, lignes de nage, cônes, panneaux, barrières, chronomètres et batteries externes sont difficiles à remplacer le matin même.
Prépare deux scénarios météo : maintien de l’épreuve et adaptation ou report. Vérifie les prévisions la veille, puis fais une dernière inspection du site avant d’installer les barrières, la signalisation et la table d’organisation.

Questions fréquentes

Comment organiser un aquathlon ?: Commence 6 à 8 semaines avant la date avec le lieu, les parcours, les autorisations et le plan de sécurité. Ouvre ensuite les inscriptions, répartis les séries et réserve le matériel avant de préparer l’installation finale.
Quel matériel faut-il pour un aquathlon ?: Prévoyez notamment des bouées, lignes de nage, bonnets, dossards, chronomètres, cônes, panneaux, barrières et équipements de secours. Ajoutez un mégaphone, des talkies-walkies et des batteries externes pour coordonner l’épreuve.
Quand vérifier la météo pour un aquathlon ?: Consulte les prévisions 72 heures avant, puis de nouveau la veille et le matin de l’épreuve. Le protocole météo doit préciser les conditions qui permettent de maintenir, modifier ou interrompre la natation et la course.
Quand préparer les dossards et la liste de départ ?: Répartis les séries et attribue les numéros après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant l’aquathlon. Imprime la liste de départ et trie les dossards dès que les dernières données des participants sont vérifiées.

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