Aquathlon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Aquathlon braucht zwei klar geplante Strecken, einen sicheren Wechsel und einen Ablauf, den Helfer und Teilnehmende verstehen. Lege zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Sicherheitsplan fest; danach folgen Anmeldung, Startgruppen und Material. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, sortierte Startnummern und eine vollständige Ladung. Plane außerdem Umkleiden, Beschilderung und die Organisation am Veranstaltungstag ein – diese Punkte werden bei Sportveranstaltungen besonders häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Schwimm- und Laufstrecke festlegen
3 Personen
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Reservierung der Umkleideräume vornehmen
Materialreservierung vornehmen
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startgruppen einteilen
2 Personen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Medizinische Daten prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Wetterprotokoll bereitlegen
2 Personen
Startliste drucken
Wegweiser ausdrucken
Startnummern sortieren
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Sportmaterial prüfen
3 Personen
Zäune und Absperrgitter laden
3 Personen
Location inspizieren
3 Personen
Organisationstisch aufstellen
2 Personen
Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
Schwimmstrecke abstecken
4 Personen
Laufparcours abstecken
4 Personen
Wechselzone aufbauen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Wasserstationen einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Kommunikationsmittel testen
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
8 Personen

Event

Freiwilligenposten besetzen
12 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Badekappen verteilen
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Schwimmstart betreuen
6 Personen
Wechselzone kontrollieren
3 Personen
Laufstrecke absichern
8 Personen
Zeiten erfassen
3 Personen
Wasser und Obst servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Finisher in Empfang nehmen
4 Personen
Endergebnis prüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Wettkampfausrüstung abbauen
4 Personen
Streckenmarkierungen entfernen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse und Fotos versenden
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

SchwimmbahnenAnz. 8
SchwimmbojenAnz. 12
BadekappenAnz. 120
StartnummernAnz. 120
StartnummernbänderAnz. 120
MedaillenbänderAnz. 120
StoppuhrenAnz. 8
Pokal auf dem PodiumAnz. 12
StreckenbandAnz. 10
KegelAnz. 40
WegweiserAnz. 25
WegweiserAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
KabelmattenAnz. 8
RettungsringeAnz. 6
RettungsleinenAnz. 6
PfeifenAnz. 12
SchwimmwestenAnz. 12
WarnwestenAnz. 20
ParcoursuhrenAnz. 4

Ausstattung

MegafonAnz. 2
FunkgeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Laptop
Drucker

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaraffeAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
TablettsAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllsäckeAnz. 80
BesenAnz. 3
BlitzstaubwedelAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
ReinigungssprayAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 48

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Schwimm- und Laufstrecke früh fest und prüfe beide vor Ort. Markiere Wendepunkte, Übergänge und Gefahrenstellen mit Bojen, Streckenband, Kegeln oder Wegweisern.
Erstelle den Sicherheitsplan nicht erst am Veranstaltungstag. Ordne Rettungsringe, Rettungsleinen, Pfeifen, Schwimmwesten und Funkgeräte festen Verantwortlichen zu und kläre die Kommunikationswege.
Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Start, damit du Teilnehmerliste, medizinische Angaben, Ernährungswünsche, Startgruppen und Startnummern in Ruhe prüfen kannst.
Kontrolliere das Sportmaterial spätestens am Vortag und sortiere Badekappen, Startnummern, Startnummernbänder und Medaillenbänder nach Startgruppe. So vermeidest du Verzögerungen bei der Ausgabe.
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Morgen des Aquathlons. Lade Absperrgitter, Verkehrskegel, Kabelmatten, Pavillons, Tische, Funkgeräte und Powerbanks gemeinsam und kontrolliere die Strecke nach dem Aufbau erneut.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Aquathlon organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Strecken und Genehmigungen. Die Anmeldung und Materialreservierung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Start laufen.
Was brauche ich für die Sicherheit beim Aquathlon?: Plane je nach Strecke Rettungsringe, Rettungsleinen, Pfeifen, Schwimmwesten, Warnwesten und Funkgeräte ein. Weise jedem Sicherheitsabschnitt mindestens eine verantwortliche Person zu und prüfe die Ausrüstung am Vortag.
Wann muss die Teilnehmerliste für einen Aquathlon fertig sein?: Schließe die Liste idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Wettkampf. Danach kannst du Startgruppen einteilen, Startnummern zuweisen, medizinische Daten prüfen und die Startliste drucken.
Was muss am Veranstaltungstag vor dem Aquathlon aufgebaut werden?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Streckenmarkierung, Absperrungen, Organisationstisch, Umkleiden, Beschilderung und Materialausgabe ein. Prüfe vor dem ersten Start außerdem Uhren, Megafon, Funkgeräte und Stromversorgung.

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