Aquariumbeurs organiseren: complete checklist

Een aquariumbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en exposanten regelen. Je plant bezoekersstromen, stroompunten en waterwerk tegelijk, terwijl deelnemers op tijd duidelijke informatie nodig hebben. Gebruik deze checklist om eerst datum en locatie vast te leggen, daarna exposanten en bezoekers te organiseren en pas vervolgens de beursvloer in te richten. Controleer aquariumbenodigdheden, betaalmiddelen en vrijwilligers uiterlijk in de laatste week, zodat je op de beursdag niet nog materialen of informatie hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Beursdatum vastleggen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Exposanten benaderen
2 personen
Inschrijfformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Standplaatsen indelen
2 personen
Exposanten bevestigen
Bezoekersinformatie opstellen
Plattegrond ontwerpen
Parkeerinformatie publiceren
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Kassawerkwijze bepalen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Exposantenhandleiding versturen
Naambadges maken
2 personen
Entreebordjes printen
Stroomplan controleren
2 personen
Aquariumbenodigdheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Printwerk verzamelen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Stroomvoorziening aanleggen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Aquariumbakken plaatsen
4 personen
Aquariummatten leggen
3 personen
Aquariums vullen
4 personen
Filters en verlichting aansluiten
3 personen
Waterkwaliteit testen
2 personen
Viszakken en transportbakken plaatsen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposantenbadges uitdelen
2 personen
Standen inrichten
6 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Entreegelden innen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Aquariumlezing begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aquariumwater controleren
2 personen
Standen en looproutes controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Kassa tussentijds afsluiten
2 personen
Laatste bezoekers aankondigen
Uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa definitief afsluiten
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen
Aquariumdieren controleren
3 personen
Aquariums leegmaken
4 personen
Filters en pompen uitschakelen
2 personen
Standmaterialen afbouwen
5 personen
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Exposanten nabellen
Verloren voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 4
Kassatafel
Informatiebalie

Apparatuur

Demonstratieaquariumsaantal 12
Filterpompenaantal 12
Aquariumverlichtingaantal 12
Luchtpompenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 18
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Handmicrofoon
Luidsprekeraantal 2
Kassalade
Betaalterminal
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Koelkast

Aquarium

Aquariummattenaantal 12
Wateremmersaantal 12
Schepnettenaantal 12
Transportbakkenaantal 20
Viszakkenaantal 200
Slangenaantal 8
Aanzuigpompenaantal 4
Waterconditioneraantal 4
Watertestsetsaantal 4
Thermometersaantal 12
Aquariumgrindaantal 8
Decoratiestenenaantal 6
Kunstplantenaantal 20
Wateropvangbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Standnummerbordjesaantal 30
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Tafelkledenaantal 24
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 16
Plattegrondenaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Polsbandjesaantal 300

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursdatum en locatie eerst vast en controleer direct vergunningen en verzekering. Reserveer daarna voldoende tafels, stoelen en een aparte kassatafel, zodat de indeling niet afhankelijk wordt van wat er toevallig beschikbaar is.
Benader exposanten vroeg en stuur na hun bevestiging een handleiding met opbouwtijd, standplaats, parkeerinformatie en stroomafspraken. Maak de standindeling pas definitief nadat alle aanmeldingen zijn verwerkt.
Maak voor aquaria een apart stroom- en waterplan. Tel per demonstratieaquarium de filterpomp, luchtpomp, verlichting en benodigde verlengsnoeren mee en werk kabels weg met kabelgoten.
Regel de entree vóór de laatste week: bepaal de kassawerkwijze, test de betaalterminal en leg kassalade, naambadges en entreebordjes klaar. Wijs minstens één vrijwilliger aan voor de informatiebalie en één voor de kassa.
Plan water- en transportmateriaal als één pakket: wateremmers, transportbakken, viszakken, slangen, schepnetten, watertestsets en waterconditioner moeten vóór de opbouw gecontroleerd zijn. Zet koelboxen en een koelkast klaar als exposanten levende dieren of temperatuurgevoelige producten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aquariumbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Benader exposanten direct daarna, zodat je de standindeling en bezoekersinformatie uiterlijk 2 weken voor de beurs kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een aquariumbeurs?: Reserveer minimaal 4 uur voor opbouw als je tafels, aquaria, pompen, verlichting en kabelgoten moet plaatsen. Plan extra tijd als veel exposanten hun eigen demonstratieaquariums meenemen of als water ter plaatse moet worden voorbereid.
Wat moet ik voor aquaria meenemen naar een aquariumbeurs?: Controleer per aquarium een filterpomp, luchtpomp, verlichting, thermometer en aquariummat. Neem daarnaast wateremmers, slangen, transportbakken, viszakken, schepnetten, watertestsets en waterconditioner mee; controleer dit uiterlijk 2 dagen vooraf.
Hoe regel ik de entree bij een aquariumbeurs?: Bepaal minstens 2 weken vooraf of je contant, elektronisch of beide werkt. Test de betaalterminal in de laatste week en leg kassalade, kassatafel, entreebordjes, bezoekersinformatie en naambadges de avond vóór de beurs klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.