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Aquaristikmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Aquaristikmesse müssen Aussteller, Besucher, Technik und lebende Tiere zuverlässig zusammenspielen. Beginne mit Termin, Location, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Standplanung, Ausstellerinformationen, Besucherkommunikation und der konkrete Aufbauplan. Besonders bei Aquarien, Pumpen, Strom und Wasseraufbereitung entscheidet eine Prüfung vor Ort darüber, ob am Messetag alles funktioniert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Messetermin festlegen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Aussteller kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Ankündigung veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Aussteller bestätigen

  • Besucherinformationen erstellen

  • Lageplan entwerfen

  • Parkinformationen veröffentlichen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Kassenablauf festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Ausstellerleitfaden versenden

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Eingangsschilder drucken

  • Stromplan prüfen

    2 Personen

  • Aquarienzubehör prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Drucksachen zusammentragen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Stromversorgung verlegen

    3 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Aquarienbecken aufstellen

    4 Personen

  • Aquariummatten verlegen

    3 Personen

  • Aquarien füllen

    4 Personen

  • Filter und Beleuchtung anschließen

    3 Personen

  • Wasserqualität testen

    2 Personen

  • Fischsäcke und Transportkisten bereitstellen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller-Badges verteilen

    2 Personen

  • Stände einrichten

    6 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Laufwege freimachen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Aquarium-Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Aquarienwasser prüfen

    2 Personen

  • Stände und Laufwege prüfen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kasse zwischendurch abschließen

    2 Personen

  • Letzte Besucher ankündigen

  • Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse endgültig schließen

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

  • Aquarientiere kontrollieren

    3 Personen

  • Aquarien leeren

    4 Personen

  • Filter und Pumpen ausschalten

    2 Personen

  • Standmaterialien abbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle stapeln

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Aussteller nachfassen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 50
  • BarhockerAnz. 4
  • Kassatisch
  • Informationsstand

Ausstattung

  • DemonstrationsaquarienAnz. 12
  • FilterpumpenAnz. 12
  • AquarienbeleuchtungAnz. 12
  • LuftpumpenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 18
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 6
  • Handmikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • Kassenschale
  • Kartenterminal
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • Kühlschrank

Aquarium

  • AquarienmattenAnz. 12
  • WassereimerAnz. 12
  • KescherAnz. 12
  • TransportkistenAnz. 20
  • FischtütenAnz. 200
  • SchläucheAnz. 8
  • AnsaugpumpenAnz. 4
  • WasseraufbereiterAnz. 4
  • WassertestsetsAnz. 4
  • ThermometerAnz. 12
  • AquariumkiesAnz. 8
  • DekorationssteineAnz. 6
  • KunstpflanzenAnz. 20
  • WasserauffangbehälterAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • StandnummernschilderAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 24
  • InfotafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 16
  • PläneAnz. 150
  • ProgrammflyerAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 300

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ZangenAnz. 4
  • KühlmattenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standplätze erst nach dem Anmeldeschluss endgültig ein. So kannst du unterschiedliche Tischbreiten, Demonstrationsaquarien und den benötigten Stromanschluss berücksichtigen.
  • Prüfe die gesamte Wasser- und Technikstrecke mindestens 24 Stunden vor dem Einlass: Filterpumpen, Luftpumpen, Schläuche, Ansaugpumpen, Beleuchtung und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren.
  • Schicke den Ausstellerleitfaden spätestens 7 Tage vor der Messe. Darin sollten Aufbauzeit, Standnummer, Lageplan, Parkhinweise, Stromregelung und Ansprechpartner stehen.
  • Lege den Kassenablauf vor dem Veranstaltungstag fest und teste das Kartenterminal mindestens 2 Stunden vor Öffnung. Kassentisch, Kassenschale und Wechselgeld gehören an einen klar ausgeschilderten Eingang.
  • Halte Wasseraufbereiter, Wassertestsets, Thermometer, Kescher, Fischtüten und Wassereimer am Aquarium-Bereich bereit. Diese Dinge werden beim Aufbau leicht vergessen, sind aber bei Problemen innerhalb weniger Minuten nötig.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Aquaristikmesse planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Location und Genehmigungen. Für Ausstellerakquise, Anmeldeformular und Besucherwerbung solltest du anschließend mindestens 8 Wochen einplanen.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Aquaristikmesse anschreiben?
Versende die erste Anfrage etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. Eine verbindliche Bestätigung mit Standplatz, Aufbauzeit und Ausstellerleitfaden sollte spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.
Wie prüfe ich die Technik für Demonstrationsaquarien?
Baue jedes Demonstrationsaquarium mindestens 24 Stunden vor dem Einlass testweise auf. Prüfe dabei Beleuchtung, Filter- und Luftpumpen, Schläuche, Kabelkanäle sowie die erreichbaren Stromanschlüsse.
Was muss am Eingang einer Aquaristikmesse vorbereitet sein?
Plane den Eingangsbereich mindestens 2 Stunden vor Öffnung mit Kassentisch, Kassenschale, Kartenterminal, Namensschildern und Eingangsschildern. Besucherinformationen, Lageplan und Parkhinweise sollten zusätzlich gedruckt und online verfügbar sein.

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