Zo organiseer je een aquariumbeurs

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voordat je exposanten benadert. Controleer vergunningen, verzekering en de beschikbare stroom, want demonstratieaquariums, pompen en verlichting vragen meer voorbereiding dan gewone beursstands. Werk daarna de inschrijving, standindeling en bezoekersinformatie uit. In de laatste fase leg je de kassawerkwijze, vrijwilligers en exposantenhandleiding vast en controleer je alle aquariumbenodigdheden, zodat water, transport en techniek op de beursdag niet voor vertraging zorgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Beursdatum vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Exposanten benaderen
2 personen
6
Inschrijfformulier opstellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aankondiging plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Standplaatsen indelen
2 personen
11
Exposanten bevestigen
12
Bezoekersinformatie opstellen
13
Plattegrond ontwerpen
14
Parkeerinformatie publiceren
15
Dieetwensen verzamelen
16
Catering bestellen
17
Kassawerkwijze bepalen
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
19
Exposantenhandleiding versturen
20
Naambadges maken
2 personen
21
Entreebordjes printen
22
Stroomplan controleren
2 personen
23
Aquariumbenodigdheden controleren
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Printwerk verzamelen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Stroomvoorziening aanleggen
3 personen
29
Standnummers ophangen
2 personen
30
Aquariumbakken plaatsen
4 personen
31
Aquariummatten leggen
3 personen
32
Aquariums vullen
4 personen
33
Filters en verlichting aansluiten
3 personen
34
Waterkwaliteit testen
2 personen
35
Viszakken en transportbakken plaatsen
2 personen
36
Exposanten ontvangen
3 personen
37
Exposantenbadges uitdelen
2 personen
38
Standen inrichten
6 personen
39
Catering klaarzetten
2 personen
40
Kassa inrichten
2 personen
41
Informatietafel inrichten
2 personen
42
Looproutes vrijmaken
2 personen
43
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

44
Entree openen
3 personen
45
Bezoekers registreren
3 personen
46
Entreegelden innen
2 personen
47
Bezoekers informeren
2 personen
48
Aquariumlezing begeleiden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Aquariumwater controleren
2 personen
53
Standen en looproutes controleren
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Servies afwassen
2 personen
56
Kassa tussentijds afsluiten
2 personen
57
Laatste bezoekers aankondigen
58
Uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Kassa definitief afsluiten
2 personen
60
Exposanten uitchecken
2 personen
61
Aquariumdieren controleren
3 personen
62
Aquariums leegmaken
4 personen
63
Filters en pompen uitschakelen
2 personen
64
Standmaterialen afbouwen
5 personen
65
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Vloeren schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Exposanten nabellen
72
Verloren voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 4
Kassatafel
Informatiebalie

Apparatuur

Demonstratieaquariumsaantal 12
Filterpompenaantal 12
Aquariumverlichtingaantal 12
Luchtpompenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 18
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Handmicrofoon
Luidsprekeraantal 2
Kassalade
Betaalterminal
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Koelkast

Aquarium

Aquariummattenaantal 12
Wateremmersaantal 12
Schepnettenaantal 12
Transportbakkenaantal 20
Viszakkenaantal 200
Slangenaantal 8
Aanzuigpompenaantal 4
Waterconditioneraantal 4
Watertestsetsaantal 4
Thermometersaantal 12
Aquariumgrindaantal 8
Decoratiestenenaantal 6
Kunstplantenaantal 20
Wateropvangbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Standnummerbordjesaantal 30
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Tafelkledenaantal 24
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 16
Plattegrondenaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Polsbandjesaantal 300

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de beursdatum eerst vast. Controleer direct hoeveel tafels, stoelen en standplaatsen passen en waar de informatiebalie, kassatafel en demonstratieaquariums komen.
Benader exposanten pas nadat je de randvoorwaarden kent. Zet in het inschrijfformulier minimaal de gewenste standruimte, stroombehoefte en eventuele demonstratie van aquaria, filters of verlichting.
Maak de plattegrond op basis van techniek, niet alleen van bezoekersstromen. Plan verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten vooraf en houd wateremmers, slangen en transportbakken buiten de looproutes.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk een week voor de beurs. Vermeld de entree, parkeerinformatie, plattegrond en openingstijden; print daarnaast entreebordjes en maak naambadges voor exposanten en vrijwilligers.
Test de kassa en aquariumapparatuur vóór de opbouw. Controleer betaalterminal, kassalade, lucht- en filterpompen, aquariumverlichting, watertestsets en thermometers voordat boodschappen en waterconditioner definitief worden klaargezet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een aquariumbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, datum, vergunningen en verzekering. Benader exposanten daarna, zodat je inschrijving en standindeling minstens 4 weken voor de beurs kunt afronden.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een aquariumbeurs?: Reserveer minimaal 4 uur voor opbouw als je met meerdere tafels, demonstratieaquariums en stroompunten werkt. Plan de technische controle uiterlijk 1 uur vóór opening, inclusief pompen, verlichting en kabels.
Wat moet je regelen voor vissen en aquariums op een beurs?: Leg per exposant vast welke transportbakken, viszakken, schepnetten en waterbenodigdheden nodig zijn. Houd wateremmers, slangen, aanzuigpompen, waterconditioner en watertestsets op een vaste plek en controleer temperatuur en waterkwaliteit vóór de opening.
Wanneer verstuur je de exposantenhandleiding voor een aquariumbeurs?: Stuur de handleiding uiterlijk 2 weken vooraf. Neem daarin de aankomsttijd, standplaats, stroomafspraken, opbouwroute, parkeerinformatie en regels voor water en demonstratieaquariums op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.