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Checklist pour organiser un salon de l’aquarium

Un salon de l’aquarium demande une préparation précise : les exposants, les visiteurs et les installations techniques doivent être coordonnés au même moment. Cette checklist rassemble les 72 tâches du projet, de la réservation du lieu jusqu’aux derniers achats. Elle vous aide à fixer un ordre de travail et à repérer les oublis fréquents, notamment les autorisations, le plan électrique, les besoins alimentaires et l’accueil des exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Fixer la date du salon

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Établir le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l'annonce en ligne

  • Traiter les inscriptions

  • Répartir les emplacements

    2 personnes

  • Confirmer les exposants

  • Rédiger les informations visiteurs

  • Concevoir le plan

  • Publier les informations de stationnement

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Définir la procédure de caisse

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Envoyer le guide des exposants

  • Créer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les panneaux d'entrée

  • Vérifier le plan électrique

    2 personnes

  • Vérifier le matériel d'aquarium

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler les imprimés

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer l’alimentation électrique

    3 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Installer les bacs d’aquarium

    4 personnes

  • Installer les tapis d’aquarium

    3 personnes

  • Remplir les aquariums

    4 personnes

  • Brancher les filtres et l'éclairage

    3 personnes

  • Tester la qualité de l’eau

    2 personnes

  • Mettre en place les sacs à poisson et les bacs de transport

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Distribuer les badges des exposants

    2 personnes

  • Aménager les stands

    6 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    2 personnes

  • Installer la caisse

    2 personnes

  • Aménager le stand d’information

    2 personnes

  • Dégager les voies de circulation

    2 personnes

  • Dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir l’entrée

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Percevoir les droits d’entrée

    2 personnes

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Animer la conférence sur les aquariums

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vérifier l'eau de l'aquarium

    2 personnes

  • Vérifier les stands et les parcours

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Clôturer temporairement la caisse

    2 personnes

  • Annoncer les derniers visiteurs

  • Encadrer la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer définitivement la caisse

    2 personnes

  • Faire le départ des exposants

    2 personnes

  • Vérifier les animaux d’aquarium

    3 personnes

  • Vider les aquariums

    4 personnes

  • Éteindre les filtres et les pompes

    2 personnes

  • Démonter les matériaux du stand

    5 personnes

  • Empiler les tables et les chaises

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer les sols

    3 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Relancer les exposants par téléphone

  • Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 24
  • Chaisesqté 50
  • Tabourets de barqté 4
  • Table de caisse
  • Bureau d’information

Équipement

  • Aquariums de démonstrationqté 12
  • Pompes de filtrationqté 12
  • Éclairage de l’aquariumqté 12
  • Pompes à airqté 8
  • Rallongesqté 18
  • Multiprisesqté 12
  • Goulottes de câblesqté 12
  • Glacièresqté 6
  • Microphone à main
  • Haut-parleurqté 2
  • Tiroir-caisse
  • Terminal de paiement
  • Bouilloireqté 2
  • Machine à caféqté 2
  • Réfrigérateur

Aquarium

  • Tapis d'aquariumqté 12
  • Seaux d'eauqté 12
  • Épuisettesqté 12
  • Bacs de transportqté 20
  • Sacs à poissonqté 200
  • Tuyauxqté 8
  • Pompes d’aspirationqté 4
  • Conditionneur d’eauqté 4
  • Tests d'eauqté 4
  • Thermomètresqté 12
  • Gravier d’aquariumqté 8
  • Pierres décorativesqté 6
  • Plantes artificiellesqté 20
  • Bacs de récupération d’eauqté 8

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 60
  • Verresqté 60
  • Assiettesqté 60
  • Couvertsqté 60
  • Louchesqté 6
  • Thermosqté 4

Décoration

  • Panneaux numéros de standqté 30
  • Badges nominatifsqté 80
  • Porte-badgesqté 80
  • Nappesqté 24
  • Panneaux d'informationqté 12
  • Panneaux de directionqté 16
  • Plansqté 150
  • Flyers du programmeqté 150
  • Braceletsqté 300

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Pilesqté 24

Cuisine

  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pincesqté 4
  • Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par le lieu, la date, les autorisations et l’assurance : prévoyez au moins 8 à 12 semaines avant le salon pour obtenir les confirmations nécessaires.
  • Demandez aux exposants leurs besoins techniques et alimentaires dès l’inscription, puis confirmez chaque emplacement au moins 10 jours avant l’ouverture.
  • Testez le plan électrique avant l’installation : répartissez les pompes, éclairages et machines sur plusieurs prises et protégez les câbles avec des goulottes.
  • Préparez les équipements liés à l’eau séparément du matériel d’accueil : prévoyez notamment seaux, épuisettes, tuyaux, tests d’eau et thermomètres avant le jour du salon.
  • Finalisez les paiements et l’accueil au plus tard la veille : vérifiez le terminal, le tiroir-caisse, les badges, les panneaux d’entrée et les informations de stationnement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’aquarium ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et préparer le matériel technique.
Que faut-il prévoir pour les aquariums de démonstration ?
Prévoyez les aquariums, les pompes de filtration, l’éclairage, les pompes à air, les tuyaux et les rallonges. Ajoutez les seaux, épuisettes, bacs de transport, sacs à poisson, conditionneur d’eau, tests d’eau et thermomètres, puis vérifiez le fonctionnement du matériel avant l’ouverture.
Quand confirmer les exposants et leur emplacement ?
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez une confirmation définitive environ 10 jours avant le salon. Transmettez ensuite le plan, le guide des exposants, les horaires d’arrivée et les consignes techniques.
Comment organiser la caisse d’un salon de l’aquarium ?
Définissez une procédure avant le jour J et prévoyez une table de caisse, un tiroir-caisse et un terminal de paiement. Testez les appareils la veille et répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures pour assurer la continuité de l’accueil.

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