Checklist voor een aquabikewedstrijd organiseren
Een aquabikewedstrijd vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zwemroute en fietsen klaarzetten. Je regelt tegelijk het watergebied, het fietsparcours, veiligheid, vergunningen, deelnemers en vrijwilligers. Begin met het wedstrijdformat en de regels, leg daarna locaties en hulpverlening vast en werk pas dan de praktische uitvoering uit. In deze checklist zie je welke onderdelen je vooraf controleert, wanneer je deelnemers informeert en welke zaken op de wedstrijddag vaak te laat worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Vergunningen aanvragen
Watergebied reserveren
Fietsparcours reserveren
Verzekering controleren
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Hulpdiensten informeren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst sluiten
Startnummers toewijzen
2 personen
Startbevestigingen versturen
Weersverwachting controleren
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Medische middelen controleren
2 personen
Parcours markeren
4 personen
Waterdiepte controleren
2 personen
Waterkwaliteit controleren
2 personen
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
Fietsparcours afzetten
5 personen
Wisselzone inrichten
4 personen
Registratietent opbouwen
3 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Finishboog opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veiligheidsbriefing uitvoeren
4 personen
Event
Registratie openen
4 personen
Fietsen controleren
3 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Zwemstart begeleiden
6 personen
Waterveiligheid bewaken
6 personen
Wisselzone bewaken
4 personen
Fietsparcours bewaken
8 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Publieksmuziek verzorgen
Parcours vrijgeven
4 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
5 personen
Boeien uit het water halen
4 personen
Afzettingen verwijderen
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen
Vergunningen afmelden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Fietsenrekkenaantal 60
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Zwemboeienaantal 12
- Reddingsboeienaantal 6
- Peddelsaantal 6
- Wedstrijdhesjesaantal 20
- Startnummersaantal 80
- Polsbandjesaantal 100
- Startnummerbandenaantal 80
- Medaillelintenaantal 80
- Fietshelmstickersaantal 80
- Stopwatchesaantal 8
- Klembordenaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Parcoursbordenaantal 20
- Lintenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Dranghekkenaantal 20
- Afzetlintaantal 10
- Startpistool
- Fietspompenaantal 4
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Reserve binnenbandenaantal 20
- Fietsstandaardsaantal 12
- Reddingsplankenaantal 3
- Werplijnenaantal 6
Apparatuur
- Laptoptabletsaantal 3
- Printer
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Megafoonsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printersnoer
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Muziekmixer
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- IJsboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afwasteiltjesaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en de regels vroeg vast, zodat je inschrijfformulier, startnummers en startbevestigingen dezelfde informatie bevatten. Sluit de deelnemerslijst op een afgesproken moment en verwerk daarna geen wijzigingen meer zonder controle van de startindeling.
- Regel vergunningen, reserveringen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer het watergebied en het fietsparcours opnieuw zodra de wedstrijddatum dichterbij komt; een mondelinge toezegging is geen definitieve reservering.
- Maak de veiligheidsindeling concreet per onderdeel van het parcours. Plan waar zwemboeien, reddingsboeien, reddingsplanken en werplijnen liggen en wijs per post een verantwoordelijke vrijwilliger aan.
- Controleer wedstrijdmateriaal minimaal één week vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Test stopwatches en het startpistool, en leg fietspompen, gereedschapskoffers en reserve binnenbanden klaar bij de fietsenstalling.
- Verstuur startbevestigingen nadat startnummers zijn toegewezen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Zet startpakketten, wedstrijdhesjes, polsbandjes en startnummerbanden per deelnemer klaar, zodat uitgifte niet ophoopt voor de start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een aquabikewedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je vergunningen aanvragen, het watergebied en fietsparcours reserveren, een veiligheidsplan maken en vrijwilligers werven.
- Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een aquabikewedstrijd?
- Plan onder meer zwemboeien, reddingsboeien, reddingsplanken en werplijnen. Leg ze uiterlijk de dag vóór de wedstrijd op vaste posten klaar en controleer op de wedstrijddag opnieuw of alles bereikbaar is.
- Wanneer moet de deelnemerslijst voor een aquabikewedstrijd sluiten?
- Sluit de lijst bij voorkeur 7 dagen vóór de wedstrijd. Dan heb je tijd om startnummers toe te wijzen, startbevestigingen te versturen en startpakketten samen te stellen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een aquabikewedstrijd?
- Het exacte aantal hangt af van de lengte van het zwem- en fietsparcours en het aantal deelnemers. Deel vrijwilligers minimaal 2 weken vooraf in per taak, met aparte bezetting voor veiligheid, tijdregistratie, deelnemersregistratie en parcoursbewaking.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!