Organiser une compétition d’aquabike : la checklist

Une compétition d’aquabike se prépare sur deux espaces à la fois : la zone d’eau et le parcours cycliste. Cette checklist rassemble les démarches, les inscriptions, la sécurité, les bénévoles et le matériel à vérifier avant le jour J. Commence par définir le format et le règlement, puis réserve les sites et demande les autorisations nécessaires. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, baliser les parcours et contrôler chaque équipement de secours et de chronométrage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Demander les autorisations
Réserver la zone d’eau
Réserver le parcours cycliste
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Informer les services de secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les confirmations de départ
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le parking à vélos
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Vérifier le matériel médical
2 personnes
Baliser le parcours
4 personnes
Vérifier la profondeur de l’eau
2 personnes
Contrôler la qualité de l’eau
2 personnes
Installer les bouées de départ et d’arrivée
4 personnes
Balisage du parcours cycliste
5 personnes
Aménager la zone de transition
4 personnes
Monter la tente d’inscription
3 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Monter l’arche d’arrivée
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le briefing de sécurité
4 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
4 personnes
Vérifier les vélos
3 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Encadrer le départ de natation
6 personnes
Surveiller la sécurité dans l’eau
6 personnes
Surveiller la zone de transition
4 personnes
Surveiller le parcours vélo
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Prévoir la musique pour le public
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
5 personnes
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
Retirer les barrières
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Annuler les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Râteliers à vélosqté 60
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Bouées de natationqté 12
Bouées de sauvetageqté 6
Pagaiesqté 6
Maillots de compétitionqté 20
Numéros de départqté 80
Braceletsqté 100
Bracelets de dossardqté 80
Rubans de médailleqté 80
Autocollants pour casques de véloqté 80
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 12
Cônesqté 40
Panneaux de parcoursqté 20
Rubansqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 10
Pistolet de départ
Pompes à véloqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Supports à vélosqté 12
Planches de sauvetageqté 3
Lignes de lancerqté 6

Équipement

Tablettes pour ordinateur portableqté 3
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câble d’imprimante
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 80
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 30
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Épongesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les demandes d’autorisation et la vérification de l’assurance au moins 8 à 12 semaines avant l’épreuve : les délais peuvent être plus longs que prévu.
Ferme les inscriptions environ 10 à 14 jours avant la compétition afin d’attribuer les numéros de départ, préparer les bracelets et envoyer les confirmations.
Prévois un responsable pour la zone d’eau et un autre pour le parcours cycliste. Réunis les bénévoles 60 à 90 minutes avant le départ pour répartir les postes et rappeler les consignes.
Contrôle la météo et confirme les réservations 48 à 72 heures avant l’événement. Vérifie aussi que les bouées, les lignes de lancer, les planches de sauvetage et le matériel médical sont bien disponibles.
Prépare les kits de départ la veille, avec les numéros, les bracelets et les autocollants pour casques. Installe le parking à vélos, les panneaux et le balisage avant l’arrivée des participants pour éviter les croisements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’aquabike ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de définir le règlement, réserver la zone d’eau et le parcours cycliste, obtenir les autorisations et recruter les bénévoles.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition d’aquabike ?: Clôture la liste 10 à 14 jours avant le départ. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, attribuer les numéros et envoyer les confirmations.
Quand vérifier le matériel de sécurité pour l’aquabike ?: Fais un inventaire complet 7 jours avant, puis un contrôle final la veille. Vérifie notamment les bouées de sauvetage, les planches de sauvetage, les lignes de lancer et le matériel médical.
Combien de temps avant le départ installer le balisage ?: Installe les cônes, barrières, rubans et panneaux au moins 2 à 3 heures avant le départ. Cela laisse le temps de parcourir tout le tracé et de corriger un passage mal signalé.

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