Checklist voor een animatiefilmfestival organiseren

Een animatiefilmfestival staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Leg eerst de festivaldatum, films, licenties, locatie en vertoningstijden vast. Daarna regel je kaartverkoop, promotie, vrijwilligers, catering en publieksinformatie. Plan in de laatste week een volledige technische test: controleer bestanden, ondertiteling, projector, scherm, geluid en alle HDMI-aansluitingen. Gebruik de checklist hieronder om te zien wat je wanneer moet regelen en welke spullen je op de festivaldag nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en programma vastleggen
2 personen
Films selecteren en licenties controleren
2 personen
Filmvertoningen inplannen
2 personen
Locatie reserveren
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Website of ticketpagina openen
2 personen
Festivalposter ontwerpen
Programmafolder opmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online promoten
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Filmhosts briefen
2 personen
Leveringen reserveren
Techniek testen
3 personen
Ondertiteling controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Films en bestanden veiligstellen
2 personen
Filmprogramma afdrukken
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Projector en scherm plaatsen
3 personen
Speakers en microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Films op afspeelapparatuur zetten
2 personen
Beeld en geluid testen
3 personen
Pauzesnacks klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstteam briefen
3 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Festival openen
Eerste film aankondigen
Eerste film afspelen
2 personen
Zaal tijdens film bewaken
2 personen
Pauzesnacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede film aankondigen
Tweede film afspelen
2 personen
Bezoekersvragen begeleiden
2 personen
Avondpauze aankondigen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Tafels en buffet bijhouden
2 personen
Derde film aankondigen
Derde film afspelen
2 personen
Publieksstemming uitdelen
2 personen
Publieksstemmen verzamelen
3 personen
Winnaar bekendmaken
Slotfilm aankondigen
Slotfilm afspelen
2 personen
Festival afsluiten
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Films en apparatuur veilig opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Zaal grondig schoonmaken
3 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
Foto- en filmmateriaal archiveren
Bezoekersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Mediaspeler
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Muziekspeler
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Kabelbindersaantal 50

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstandaardsaantal 2

Decoratie

Festivalpostersaantal 20
Pijlbordenaantal 10
Filmdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakhaakjesaantal 30
Afplaktapeaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Prikbordaantal 2
Pennenaantal 30
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende gelaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan filmselectie en licenties minimaal 8 weken vooraf. Controleer per titel of de vertoningsrechten geregeld zijn voordat je het programma publiceert.
Reserveer de locatie zodra datum en programma vaststaan en werk daarna de zaalindeling uit. Houd ruimte vrij voor een registratietafel, buffettafels, kabels en duidelijke pijlborden.
Test projector, scherm, mediaspeler, laptop, HDMI-kabels, adapters, speakers en microfoons uiterlijk 7 dagen vooraf met de bestanden die je daadwerkelijk vertoont. Neem op de dag zelf minimaal 2 USB-sticks met een back-up mee.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het festival. Gebruik die aantallen om stoelen, naambadges, filmprogramma’s en catering voor te bereiden.
Brief filmhosts en vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf. Geef per persoon een starttijd, taak en contactnummer en druk het draaiboek minstens 1 dag voor aanvang af.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een animatiefilmfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je films selecteren, licenties controleren, een locatie reserveren, promotie starten en vrijwilligers indelen.
Wanneer moet ik de techniek voor een animatiefilmfestival testen?: Doe een volledige test 7 dagen vooraf en een korte controle op de festivaldag. Test elke film met de projector, mediaspeler, laptop, speakers, ondertiteling en beschikbare HDMI-adapters.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een animatiefilmfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, afhankelijk van het aantal zalen. Plan daarnaast aparte bezetting voor registratie, zaalbegeleiding, filmhosts en techniek.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en bestel daarna de catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen. Zet eten en drinken vóór de eerste vertoning klaar, zodat hosts niet tijdens de film hoeven te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.