Organiser un festival du film d’animation : la checklist

Un festival du film d’animation se prépare dans un ordre précis : d’abord les films et leurs licences, puis le lieu, la programmation et la billetterie. Les vérifications techniques prennent ensuite le relais, avec les sous-titres, les fichiers, le projecteur et le son. Cette checklist rassemble les 78 tâches et 62 fournitures nécessaires, de la première décision au rangement après les projections. Utilisez-la pour répartir le travail et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme du festival
2 personnes
Sélectionner les films et vérifier les licences
2 personnes
Planifier les projections de films
2 personnes
Réserver le lieu
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Ouvrir le site web ou la page de billetterie
2 personnes
Concevoir l’affiche du festival
Mettre en page le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le festival en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les hôtes du film
2 personnes
Réserver les livraisons
Tester la technique
3 personnes
Vérifier les sous-titres
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Sécuriser les films et les fichiers
2 personnes
Imprimer le programme de films
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
3 personnes
Installer les haut-parleurs et les micros
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre les films sur le matériel de lecture
2 personnes
Tester l'image et le son
3 personnes
Préparer les en-cas de la pause
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Ouvrir le festival
Annoncer le premier film
Lancer le premier film
2 personnes
Surveiller la salle pendant le film
2 personnes
Servir les snacks de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le deuxième film
Lire le deuxième film
2 personnes
Gérer les questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer la pause du soir
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Suivre les tables et le buffet
2 personnes
Annoncer le troisième film
Lancer le troisième film
2 personnes
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
Recueillir les votes du public
3 personnes
Annoncer le vainqueur
Annoncer le film de clôture
Diffuser le film de clôture
2 personnes
Clôturer le festival
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les films et le matériel en lieu sûr
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer la salle en profondeur
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
Archiver les photos et les vidéos
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Lecteur multimédia
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Serre-câblesqté 50

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Affiches du festivalqté 20
Panneaux indicateursqté 10
Écrans de projectionqté 4
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Crochets adhésifsqté 30
Ruban de masquageqté 6
Nappesqté 12
Panneau d’affichageqté 2
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Validez les licences avant d’annoncer les films : prévoyez plusieurs jours pour obtenir les autorisations et conservez les fichiers dans au moins deux emplacements sécurisés.
Planifiez les séances avec une marge de 15 à 20 minutes entre deux projections. Ce temps couvre l’accueil, les changements de fichiers et les éventuels réglages techniques.
Testez toute la chaîne de projection au moins 48 heures avant l’ouverture : ordinateur, lecteur multimédia, câbles HDMI, adaptateurs, projecteur, écran et haut-parleurs.
Préparez les bénévoles avec un briefing d’environ 30 minutes le jour même. Donnez à chacun un rôle clair pour l’inscription, l’orientation, la salle et l’accompagnement des invités.
Imprimez le déroulé, les programmes et les badges avant le jour du festival. Gardez une version numérique sur deux clés USB et une copie du planning à la table d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film d’animation ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour sélectionner les films, vérifier les licences, réserver le lieu et ouvrir la billetterie. Commencez plus tôt si plusieurs ayants droit doivent valider les projections.
Quand faut-il tester le matériel de projection ?: Faites un premier test complet 48 heures avant le festival, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez notamment les sous-titres, le format des fichiers, les câbles, le son et la compatibilité du lecteur multimédia.
Combien de temps prévoir entre deux films ?: Comptez 15 à 20 minutes entre deux projections, et davantage si la salle doit être réorganisée. Ce créneau permet aussi de gérer les entrées, les sorties et les changements de fichiers sans décaler tout le programme.
Quand imprimer le programme et les badges du festival ?: Imprimez-les 3 à 5 jours avant l’événement, une fois les horaires et les intervenants confirmés. Préparez ensuite quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et les inscriptions sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.