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Checkliste für dein Animationsfilmfestival

Ein Animationsfilmfestival braucht mehr als eine Filmauswahl: Vorführzeiten, Lizenzen, Technik, Publikum und Helfer müssen zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort und öffne danach früh die Ticketseite. In den letzten Tagen zählen ein Techniktest, gesicherte Filmdateien und geprüfte Untertitel. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der ersten Planung bis zum Catering am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Filme auswählen und Lizenzen prüfen

    2 Personen

  • Filmvorführungen planen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Website oder Ticketseite öffnen

    2 Personen

  • Festivalplakat entwerfen

  • Programmheft gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Festival online bewerben

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Filmhosts briefen

    2 Personen

  • Lieferungen reservieren

  • Technik testen

    3 Personen

  • Untertitel überprüfen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Filme und Dateien sichern

    2 Personen

  • Filmprogramm drucken

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    3 Personen

  • Lautsprecher und Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Filme auf das Abspielgerät laden

    2 Personen

  • Bild und Ton testen

    3 Personen

  • Pausensnacks bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Empfangsteam briefen

    3 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Festival eröffnen

  • Ersten Film ankündigen

  • Ersten Film abspielen

    2 Personen

  • Saal während des Films bewachen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Film ankündigen

  • Zweiten Film abspielen

    2 Personen

  • Besucherfragen begleiten

    2 Personen

  • Abendpause ankündigen

  • Abendbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Tische und Buffet betreuen

    2 Personen

  • Den dritten Film ankündigen

  • Dritten Film abspielen

    2 Personen

  • Publikumsabstimmung austeilen

    2 Personen

  • Publikumsstimmen sammeln

    3 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Abschlussfilm ankündigen

  • Abschlussfilm abspielen

    2 Personen

  • Festival abschließen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Filme und Equipment sicher verstauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische abbauen

    4 Personen

  • Saal gründlich reinigen

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verwerten

    2 Personen

  • Foto- und Filmmaterial archivieren

  • Dankeschön an Besucher senden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Medienplayer
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Musikplayer
  • USB-SticksAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 50

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichtständerAnz. 2

Dekoration

  • FestivalplakateAnz. 20
  • WegweiserAnz. 10
  • FilmleinwändeAnz. 4
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • KlebehakenAnz. 30
  • AbklebebandAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • PinnwandAnz. 2
  • StifteAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsgelAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 30
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Vorführzeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe für jeden Film die Vorführrechte und notiere, welche Datei, Sprache und Untertitelversion tatsächlich verwendet wird.
  • Reserviere Projektor, Leinwand, Medienplayer, Laptop und passende HDMI-Adapter nicht erst am Veranstaltungstag. Führe spätestens 7 Tage vorher einen vollständigen Test mit jeder geplanten Filmdatei durch.
  • Plane die Raumaufteilung mit Registrierungstisch, Sitzplätzen, Buffetischen und klaren Wegweisern. Lass vor dem Eingang mindestens 1,2 Meter Durchgang frei, damit Ankommende und Pausenpublikum sich nicht stauen.
  • Teile Freiwillige und Filmhosts spätestens 2 Wochen vor dem Festival ein und verschicke ein kurzes Briefing. Für je 50 Gäste solltest du mindestens eine Person für Einlass und Orientierung einplanen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Anzahl spätestens 5 Tage vor dem Termin an das Catering weiter. Drucke Programm, Namensschilder und Drehbuch am Vortag und sichere die Filme zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Animationsfilmfestival organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Filme, Vorführrechte und Location sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival feststehen, damit Ticketseite, Programmheft und Werbung rechtzeitig fertig werden.
Wann sollte man die Filme und Lizenzen für ein Animationsfilmfestival klären?
Kläre die Rechte direkt bei der Filmauswahl, spätestens 10 bis 12 Wochen vor der Veranstaltung. Speichere die Bestätigungen zusammen mit den finalen Filmdateien und prüfe eine Woche vorher noch einmal Format, Ton und Untertitel.
Wie viele Helfer braucht ein Animationsfilmfestival?
Plane mindestens eine Einlass- oder Orientierungsperson pro 50 Gäste und zusätzlich je Vorführraum eine verantwortliche Person. Die endgültige Einteilung sollte 2 Wochen vorher stehen, damit Ausfälle noch ersetzt werden können.
Wann sollte die Technik für das Animationsfilmfestival getestet werden?
Mach einen vollständigen Test 7 Tage vorher und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, Medienplayer, HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mikrofone und jede einzelne Filmdatei.

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