Checklist pour organiser un festival d'animation

Un festival d’animation demande de coordonner les projections, les ateliers, les intervenants et l’accueil du public. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation des salles au test des projecteurs. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition dans les ateliers. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fichiers vidéo, les présentations, le matériel et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Vérifier les droits de diffusion du film
Sélectionner des films d’animation
3 personnes
Constituer les ateliers
3 personnes
Confirmer les intervenants invités
2 personnes
Demander les exigences techniques
Mettre le programme sur le site web
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Créer les visuels promotionnels
2 personnes
Lancer la campagne sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les inscriptions aux ateliers
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Imprimer le déroulé
Imprimer les étiquettes et la signalétique
2 personnes
Télécharger et vérifier les films
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Recharger les appareils
2 personnes
Tester la technique vidéo
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les salles
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la salle de projection
3 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Installer les cloisons d’exposition
3 personnes
Accrocher les éléments d’animation
2 personnes
Brancher les projecteurs
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les films par salle
2 personnes
Tester le logiciel d’atelier
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Diffuser le film d’ouverture
2 personnes
Animer l’atelier stop-motion
3 personnes
Accompagner le storyboard de l'atelier
2 personnes
Projeter des courts-métrages
2 personnes
Animer le Q&R avec l'animateur
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner l'exposition
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Préparer les films du soir
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
Diffuser le film principal
2 personnes
Annoncer le prix du public
2 personnes
Projeter le film de clôture
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Emballer les œuvres d'exposition en toute sécurité
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
Informer les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 140
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 10

Équipement

Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portablesqté 6
Lecteurs Blu-rayqté 2
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs HDMIqté 6
Clés USBqté 6
Haut-parleursqté 4
Mixeur audio
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Casques audioqté 12
Amplificateur de casque
Caméras de stop motionqté 8
Trépiedsqté 8
Jeux de lampesqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 6
Cliques de présentationqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Ciseauxqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 30
Murs d’expositionqté 8
Cadres photoqté 20
Tapis rougeqté 2
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Mur photo
Panneaux indicateursqté 20
Badges nominatifsqté 160
Bandes adhésivesqté 6
Panneaux en liègeqté 4
Cartes de tableau d’affichageqté 160

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel d'atelier

Figurines de stop motionqté 40
Pâte à modelerqté 12
Papier à dessinqté 500
Feuilles de storyboardqté 180
Crayonsqté 180
Crayons de couleurqté 120
Feutresqté 120
Gommesqté 80
Meuleusesqté 20
Ciseaux pour enfantsqté 40
Bâtons de colleqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 20
Carton à bricolageqté 200
Toiles de fondqté 8
Livres d’animationqté 20

Inscription

Listes d'inscriptionqté 10
Stylosqté 40
Braceletsqté 160
Brochures du programmeqté 180
Bulletins de voteqté 180
Urnes de voteqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 6
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les salles : vérifiez ensuite les droits de diffusion avant de confirmer les films annoncés. Ces validations doivent être terminées avant la mise en ligne du programme.
Demandez les besoins techniques de chaque intervenant plusieurs semaines à l’avance. Un projecteur, un adaptateur HDMI ou un microphone manquant peut bloquer une séance entière le jour du festival.
Fermez les inscriptions avec un délai précis, puis répartissez les participants dans les ateliers avant d’envoyer les confirmations. Recueillez les informations alimentaires au même moment pour éviter les ajustements de dernière minute.
Téléchargez chaque film et présentation avant le jour J, puis testez-les dans la salle prévue avec les câbles, les haut-parleurs et les ordinateurs réellement utilisés. Ne vous contentez pas de vérifier que les fichiers s’ouvrent sur un seul appareil.
Préparez la signalétique, les étiquettes et le déroulé imprimé la veille. Rechargez les appareils, refroidissez les boissons et installez la table d’inscription assez tôt pour accueillir les premiers participants sans retard.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival d’animation ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour réserver les salles, confirmer les intervenants, obtenir les droits de diffusion et construire le programme. Gardez les 2 derniers jours pour les vérifications techniques et l’installation.
Quand vérifier les droits de diffusion des films d’animation ?: Vérifiez-les avant de publier le programme et d’ouvrir les inscriptions, soit au moins 6 semaines avant le festival. Conservez une confirmation écrite pour chaque film sélectionné.
Quand ouvrir les inscriptions aux ateliers ?: Ouvrez le formulaire dès que le programme, les horaires et les capacités des ateliers sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Arrêtez les inscriptions quelques jours avant afin de répartir les groupes et d’envoyer les confirmations.
Que faut-il tester la veille d’un festival d’animation ?: Testez chaque film, présentation, projecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, microphone et haut-parleur dans la salle prévue. Faites cette vérification au plus tard la veille et gardez des copies sur clé USB et sur ordinateur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.