Checklist voor een Americanfootballwedstrijd organiseren

Een Americanfootballwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en een veld. Je moet officials, medische ondersteuning, wedstrijdmateriaal, vrijwilligers en publieksvoorzieningen op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en wedstrijdschema en werk daarna toe naar een gecontroleerde wedstrijddag. Deze checklist helpt je ook met zaken die vaak te laat gebeuren, zoals parkeerinformatie, verzekeringspapieren, veldinspectie, koeling en een briefing voor alle vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema vastleggen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Medische ondersteuning regelen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdregels delen
Teams informeren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Vergunningen controleren
Verzekeringspapieren controleren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekend materiaal bestellen
Boodschappenlijst vastleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering portioneren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Weersverwachting controleren

Event

Terreininspectie uitvoeren
3 personen
Veld veilig maken
4 personen
Veldlijnen controleren
3 personen
Wedstrijdveld uitzetten
5 personen
Teamzones afzetten
3 personen
Publiekszones afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Partytenten opzetten
5 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Scorebord installeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Teams ontvangen
3 personen
Teamregistratie afhandelen
2 personen
Scheidsrechters ontvangen
Publieksingang openen
3 personen
Programma aankondigen
Voorwedstrijd begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Wedstrijdstart begeleiden
3 personen
Score bijhouden
2 personen
Wedstrijdklok bedienen
Veldmateriaal verplaatsen
2 personen
Rustpauze catering aanvullen
2 personen
Blessurebegeleiding uitvoeren
2 personen
Halftimeprogramma begeleiden
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Restcatering serveren
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Veldmarkeringen verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering koel opslaan
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
Wedstrijdmateriaal reinigen
3 personen
Scoreformulieren archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Drankenkoelersaantal 4

Sportmateriaal

American footballsaantal 6
Pylonenaantal 30
Veldmarkeringsbandaantal 4
Teamzonebordenaantal 2
Tackle shieldsaantal 2
Trainingshesjesaantal 30
Scheidsrechtersfluitjesaantal 4
Vlaggen voor scheidsrechtersaantal 6
Scorebord
Wedstrijdketting
Downmarker
Reservepomp
Balnaaldenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Walkietalkiesaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Handwasbakkenaantal 2
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshandschoenenaantal 12

Decoratie

Teamvlaggenaantal 4
Welkomstbordenaantal 3
Programmabordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg scheidsrechters en medische ondersteuning meteen vast zodra datum, locatie en wedstrijdschema bekend zijn. Zonder deze bezetting kun je de wedstrijd niet verantwoord laten doorgaan.
Controleer het sportmateriaal minstens één week vooraf en test vooral het scorebord, de wedstrijdketting, de downmarker, de reservepomp en de balnaalden. Bestel ontbrekende spullen niet pas op de wedstrijddag.
Stuur teams, vrijwilligers en bezoekers uiterlijk 3 dagen vooraf dezelfde praktische informatie: aanvangstijd, parkeerplek, teamzones, wedstrijdregels en contactpersoon op locatie.
Plan de vrijwilligersbriefing 60 minuten voor de aftrap. Verdeel dan ook de taken rond veld, ontvangst, catering, afval, geluidsinstallatie en communicatie via walkietalkies.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en inspecteer het terrein op de wedstrijddag. Zet partytenten, tafels, stoelen, ledlampen en batterijlantaarns klaar voordat teams en publiek arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Americanfootballwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, wedstrijdschema, officials en medische ondersteuning. Regel uitnodigingen en aanmeldingen daarna, zodat je dieetwensen, vrijwilligers en catering op tijd kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Americanfootballwedstrijd?: Maak minimaal 6 weken vooraf een indeling voor de functies die op jouw plan staan, zoals ontvangst, veld, catering, materiaal, communicatie en parkeren. Plan bovendien één briefing van 60 minuten voor de aftrap, zodat iedereen zijn rol en contactpersoon kent.
Wanneer moet ik het Americanfootballmateriaal controleren?: Controleer de volledige voorraad uiterlijk 7 dagen vooraf en test onderdelen die stroom of communicatie nodig hebben, zoals scorebord, geluidsinstallatie en walkietalkies. Leg reservepomp en balnaalden apart klaar voor gebruik tijdens de wedstrijd.
Wanneer moet ik eten en drinken voor een Americanfootballwedstrijd regelen?: Leg de boodschappenlijst en catering minimaal 5 dagen vooraf vast, inclusief dieetwensen. Koel dranken de dag ervoor en portioneer hapjes en catering zo dat ze vóór de vrijwilligersbriefing klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.