Checklist pour organiser une match de football américain

Une rencontre de football américain demande une coordination précise entre les équipes, les arbitres, les bénévoles et l’accueil du public. Commencez par confirmer le terrain et le calendrier, puis verrouillez les autorisations, l’assurance et l’assistance médicale. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations de stationnement doivent être traités avant la dernière semaine. Cette checklist vous aide à suivre le matériel, les documents et les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’inspection du site le jour du match.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le calendrier des matchs
2 personnes
Finaliser les arbitres
Organiser l'assistance médicale
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les règles du concours
Informer les équipes
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier les autorisations
Vérifier les documents d'assurance
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Commander le matériel manquant
Enregistrer la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner le catering
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer le briefing des bénévoles
Vérifier les prévisions météo

Événement

Effectuer l’inspection du site
3 personnes
Sécuriser le terrain
4 personnes
Vérifier les lignes de terrain
3 personnes
Délimiter le terrain de compétition
5 personnes
Délimiter les zones d’équipe
3 personnes
Délimiter les zones du public
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tentes de fête
5 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Installer le tableau des scores
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les équipes
3 personnes
Gérer l'inscription des équipes
2 personnes
Accueillir les arbitres
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Annoncer le programme
Encadrer le pré-match
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Accompagner le départ de la course
3 personnes
Suivre le score
2 personnes
Gérer le chronomètre de compétition
Déplacer le matériel de terrain
2 personnes
Réapprovisionner le catering de la pause
2 personnes
Assurer le suivi des blessures
2 personnes
Animer le programme de la mi-temps
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Servir le catering restant
2 personnes
Éteindre l'installation sonore

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Retirer les marquages au sol
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker la restauration au frais
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Traiter les courses restantes
2 personnes
Trier les objets trouvés
2 personnes
Nettoyer le matériel de compétition
3 personnes
Archiver les feuilles de score

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8
Glacières pour boissonsqté 4

Matériel de sport

Ballons de football américainqté 6
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Panneaux de zone d’équipeqté 2
Boucliers de plaquageqté 2
Chasubles d’entraînementqté 30
Sifflets d’arbitreqté 4
Drapeaux pour les arbitresqté 6
Tableau des scores
Chaîne de compétition
Marqueur de piste
Pompe de rechange
Aiguilles de ballonqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Lavabos pour les mainsqté 2
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de sécuritéqté 12

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 4
Panneaux de bienvenueqté 3
Panneaux du programmeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le terrain et le calendrier des matchs au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Les arbitres, les équipes et l’assistance médicale sont plus difficiles à confirmer dans les 10 derniers jours.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la rencontre. Demandez en même temps les besoins alimentaires et transmettez ensuite aux équipes les règles du concours, les horaires et les informations de stationnement.
Faites l’inventaire du matériel 7 jours avant : ballons, pompe et aiguilles, cônes, chasubles, drapeaux, sifflets, tableau des scores et chaîne de compétition. Commandez les éléments manquants au plus tard 5 jours avant.
Préparez le briefing des bénévoles avec des rôles précis, puis répartissez-les au moins 48 heures avant le coup d’envoi. Prévoyez notamment l’accueil, le terrain, le score, les déchets, les boissons et l’orientation des équipes.
Consultez les prévisions météo 72 heures avant, puis inspectez le site la veille. Vérifiez les tentes, tables, éclairages, rallonges, multiprises, talkies-walkies et batteries avant l’arrivée des joueurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un match de football américain ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les arbitres, l’assistance médicale et les réservations doivent être finalisés avant la dernière semaine.
Quand confirmer les arbitres pour un match de football américain ?: Confirmez-les idéalement 4 semaines à l’avance et vérifiez leur présence une dernière fois 7 jours avant. Gardez leurs coordonnées dans le briefing de l’organisation.
Quand fermer les inscriptions des équipes ?: Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant le match. Ce délai laisse le temps de traiter les informations des équipes, les besoins alimentaires et les formulaires de match.
Que vérifier la veille d’un match de football américain ?: Inspectez le terrain et les zones d’équipe, contrôlez le stock de matériel et préparez les documents imprimés. Refroidissez les boissons, portionnez le catering et confirmez le briefing des bénévoles la veille.

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