Checklist para organizar un partido de fútbol americano
Organizar un partido de fútbol americano requiere coordinar competición, seguridad, equipos y público en un orden concreto. Antes de enviar invitaciones, confirma la fecha, el recinto, los permisos y la cobertura del seguro. Después tendrás que cerrar árbitros, apoyo médico, inscripciones, voluntarios, aparcamiento y necesidades dietéticas. Esta checklist también te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: el material deportivo, los formularios del partido, las bebidas frías y la revisión final del campo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Fijar el calendario de la competición
2 personas
Contratar árbitros
Organizar apoyo médico
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Compartir las reglas del concurso
Informar a los equipos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar permisos
Comprobar los papeles del seguro
Comprobar el inventario de material
2 personas
Pedir el material que falta
Registrar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Porcionar el catering
2 personas
Imprimir formularios del partido
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
Realizar una inspección del recinto
3 personas
Asegurar el campo
4 personas
Comprobar las líneas del campo
3 personas
Delimitar el campo de juego
5 personas
Delimitar las zonas de equipo
3 personas
Delimitar las zonas del público
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar carpas
5 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar el material deportivo
3 personas
Instalar el marcador
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los equipos
3 personas
Gestionar el registro del equipo
2 personas
Recibir a los árbitros
Abrir la entrada para el público
3 personas
Anunciar el programa
Dirigir la ronda previa
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Coordinar la salida de la competición
3 personas
Llevar el marcador
2 personas
Operar el reloj del concurso
Trasladar el material de campo
2 personas
Reponer el catering del descanso
2 personas
Realizar seguimiento de lesiones
2 personas
Coordinar el programa del descanso
3 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Despedir al público
4 personas
Servir el catering sobrante
2 personas
Apagar el sistema de sonido
Seguimiento
Reunir material deportivo
4 personas
Retirar las marcas de campo
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Gestionar las compras sobrantes
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
2 personas
Limpiar el material de competición
3 personas
Archivar las hojas de puntuación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 120
- Mesas de cervezacant. 6
- Papeleracant. 8
- Enfriadores de bebidascant. 4
Material deportivo
- Balones de fútbol americanocant. 6
- Conoscant. 30
- Cinta de marcaje de campocant. 4
- Carteles de la zona del equipocant. 2
- Protectores Tacklecant. 2
- Chalecos de entrenamientocant. 30
- Silbatos de árbitrocant. 4
- Banderas para árbitroscant. 6
- Marcador
- Collar de competición
- Marcador de descenso
- Bomba de repuesto
- Agujas para globoscant. 6
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 6
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Lavabos portátiles para manoscant. 2
- Abrebotellascant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Esponjascant. 12
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Guantes de seguridadcant. 12
Decoración
- Banderas del equipocant. 4
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Carteles del programacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el calendario de competición y los árbitros antes de abrir las inscripciones. Así puedes comunicar horarios definitivos y evitar cambios cuando los equipos ya estén organizando sus desplazamientos.
- Haz una inspección del recinto al menos 48 horas antes y vuelve a comprobar el pronóstico del tiempo. Revisa especialmente las zonas de juego, el acceso, el aparcamiento, la iluminación y el lugar de las carpas.
- Cuenta con una persona responsable del apoyo médico y comparte su ubicación con voluntarios y equipos antes del partido. No dejes para el mismo día los permisos ni los documentos del seguro.
- Comprueba el inventario deportivo una semana antes y pide lo que falte con margen. Además de balones, conos y marcaje, suelen olvidarse las agujas para globos, la bomba de repuesto, el marcador y los walkie-talkies.
- Prepara bebidas y comida el día anterior siempre que sea posible: enfría las bebidas, porciona el catering y separa las opciones según las preferencias dietéticas registradas. Reserva tiempo para imprimir los formularios y hacer la sesión informativa de voluntarios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido de fútbol americano?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios equipos. Reserva árbitros, apoyo médico y recinto durante las primeras 2 semanas; deja la revisión final del material y del campo para los 2 días anteriores.
- ¿Cuándo hay que confirmar los árbitros y el apoyo médico?
- Confírmalos como mínimo 4 semanas antes del partido. Vuelve a verificar su disponibilidad 7 días antes y comparte el horario, la ubicación exacta y los datos de contacto con los responsables.
- ¿Cuándo se debe comprobar el material deportivo?
- Haz un primer inventario 7 días antes y una comprobación definitiva 24 horas antes. Así tendrás tiempo para pedir material que falte y para revisar balones, conos, marcadores, silbatos, banderas y bombas.
- ¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?
- Registra las necesidades dietéticas al cerrar las inscripciones y compra los productos entre 2 y 3 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y porciona el catering la mañana del partido, siguiendo el horario de inicio.
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