Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’un poste d’ambulance

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple, des démonstrations bien préparées et un accueil fluide. Commencez par fixer les horaires, publier les invitations et suivre les inscriptions, puis détaillez le programme des visites. Prévoyez ensuite le matériel, les talkies-walkies, la signalisation, les boissons et les encas. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour l’ambulance, les toilettes et les besoins alimentaires des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Afficher le programme sur le panneau d’information
Réserver la collecte des déchets
Confirmer la réservation du matériel
Planifier la livraison des courses
Délimiter le parcours de la visite guidée
2 personnes
Établir le programme des démonstrations
2 personnes
Vérifier le matériel de démonstration
2 personnes
Préparer l'ambulance pour la démonstration
3 personnes
Charger les talkies-walkies
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Vérifier les courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer séparément les produits diététiques
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les postes de visite guidée
4 personnes
Délimiter la zone de démonstration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Préparer les assiettes et les couverts
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Expliquer l’ambulance
3 personnes
Présenter l’équipement d’ambulance
3 personnes
Montrer la réanimation
2 personnes
Accompagner les enfants lors de la démonstration
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Encadrer les séances photo
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone ambulance
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer les sols
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eau chaudeqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Lampes de pocheqté 4

Sécurité

Ruban de balisageqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Pupitres de programmeqté 3
Porte-nomsqté 30
Stylosqté 30

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires au moins 4 semaines à l’avance et indiquez clairement l’heure de début, la durée des visites et la fin des démonstrations. Cela permet aussi d’organiser les inscriptions et les équipes d’accueil.
Préparez un parcours de visite en 3 ou 4 étapes maximum. Délimitez-le avant le jour J et affichez le programme sur le panneau d’information pour éviter que les visiteurs se regroupent au même endroit.
Vérifiez l’ambulance et tout le matériel de démonstration la veille, puis chargez les talkies-walkies et les batteries externes. Un contrôle séparé évite de découvrir une panne au moment de la première présentation.
Prévoyez les boissons et les encas selon le nombre d’inscrits, avec les produits diététiques emballés séparément. Refroidissez les boissons au moins 3 heures avant l’ouverture et récupérez les produits frais le jour même si nécessaire.
Faites une visite complète du lieu 48 heures avant l’accueil : toilettes, accès, tentes, tables, chaises, prises électriques et signalisation. Réservez aussi la collecte des déchets suffisamment tôt pour ne pas laisser les poubelles pleines après l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes d’un poste d’ambulance ?: Commencez environ 4 semaines avant la date prévue. Réservez le matériel, préparez les invitations et publiez l’événement dès que les horaires sont confirmés. Gardez les 48 dernières heures pour les vérifications du lieu et du matériel.
Que faut-il prévoir pour les démonstrations d’une ambulance ?: Préparez un parcours défini, un programme avec des horaires précis et une ambulance prête à être visitée. Vérifiez le matériel de démonstration la veille et testez les talkies-walkies au moins 2 heures avant l’ouverture.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si les inscriptions ne sont pas limitées.
Quand préparer les encas et les produits alimentaires ?: Vérifiez les courses la veille et préparez les encas le jour même, idéalement 2 heures avant l’arrivée du public. Conservez les produits frais au froid et emballez séparément les produits diététiques pour éviter les erreurs au service.

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