Zo organiseer je een ambachtsmarkt

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je ambachtslieden uitnodigt. Werk daarna de marktindeling uit en reserveer kramen, tenten, stroom en afvalinzameling op basis van het verwachte aantal deelnemers. Leg inschrijvingen, kraamnummers en bezoekersinformatie ruim vooraf vast. In de laatste week controleer je het weer, verzamel je materialen en zorg je dat betalingen, verlichting en bewegwijzering op de marktdag direct werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kramen en tenten reserveren
5
Stroomvoorziening reserveren
6
Afvalinzameling reserveren
7
Ambachtslieden benaderen
3 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijst bevestigen
2 personen
13
Kraamnummers toewijzen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
15
Parkeerinformatie publiceren
16
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
17
Posters ophangen
3 personen
18
Sociale berichten plaatsen
19
Weersverwachting controleren
20
Weersplan aan deelnemers sturen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Kraamborden voorbereiden
2 personen
24
Naamkaartjes sorteren
25
Kassabonnen en wisselgeld klaarleggen
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Terrein afzetten
3 personen
28
Stroompunten controleren
2 personen
29
Tenten opbouwen
6 personen
30
Kramen plaatsen
6 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen
37
Cateringpunt inrichten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen

Event

42
Kramen aanmelden
3 personen
43
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
44
Informatiebalie bemannen
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Catering bedienen
4 personen
47
Koffie en thee schenken
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Bezoekersstromen controleren
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
53
Verlichting inschakelen
54
Kramen afronden
2 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
56
Catering afsluiten
3 personen
57
Kassa en documenten veiligstellen
2 personen

Nazorg

58
Stroom uitschakelen
2 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
60
Kramen afbreken
6 personen
61
Tenten afbreken
6 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
71
Leveranciersfacturen controleren
72
Deelnemers bedanken
2 personen
73
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 24
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafelkleedhoezenaantal 30
Kraamplankenaantal 24
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Kassa'saantal 4
Pinapparatenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 12
Stroomkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Handlampenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Windvlaggenaantal 6
Bloembakkenaantal 10
Kraamdoekenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Kraamnummerbordenaantal 24
Tafelbordstandaardsaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Handschoenenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Droogrekkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Pedaalemmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Kabelwaarschuwingsbordenaantal 8
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de marktindeling voordat je kramen reserveert. Houd ruimte vrij voor looppaden, wachtrijen, tenten, stroomkabels en een duidelijke ingang; zo voorkom je dat kraamnummers later opnieuw moeten worden verdeeld.
Benader ambachtslieden eerst met een duidelijke inschrijfdatum. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf, met hun kraamnummer, opbouwtijd, parkeerinformatie en wat zij zelf moeten meenemen.
Regel stroom per zone in plaats van met één lange kabel vanaf een centraal punt. Reserveer verlenghaspels, verdeelstekkers en kabelmatten en test pinapparaten, verlichting en eventuele koffievoorzieningen vóór opening.
Maak een apart plan voor regen en wind zodra de weersverwachting onzeker wordt. Informeer deelnemers uiterlijk de dag ervoor over tentgebruik, verzwaring, gewijzigde indeling of een eventuele aanpassing van de opbouwtijd.
Leg kassabonnen en wisselgeld vóór de start klaar en wijs per verkoop- of informatiepunt een verantwoordelijke aan. Controleer ook naamkaartjes, kraamborden, pijlborden en informatieborden voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ambachtsmarkt organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en vergunningen. Reserveer kramen, tenten, stroom en afvalinzameling zodra de locatie vaststaat, omdat beschikbaarheid later beperkt kan zijn.
Hoeveel ambachtslieden heb je nodig voor een ambachtsmarkt?: Dat hangt af van de ruimte en de kraamafmetingen. Reken eerst met het aantal beschikbare kramen en laat per deelnemer één kraam of een duidelijk afgesproken deel van een kraam reserveren; houd daarnaast ruimte vrij voor looppaden en informatiepunten.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een ambachtsmarkt?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de markt. Vermeld daarin het kraamnummer, de opbouwtijd, parkeerroute, stroomafspraken, weersplan en contactgegevens voor de marktdag.
Wat moet je regelen voor slecht weer op een ambachtsmarkt?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en stuur daarna het concrete plan naar alle deelnemers. Regel partytenten, veilige verankering, kabelmatten, extra verlichting en een alternatief voor onderdelen die niet buiten kunnen staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.