Organiser un marché artisanal, étape par étape

Un marché artisanal se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et dessiner la circulation des visiteurs avant de réserver les stands, les tentes et l’électricité. Les inscriptions doivent être ouvertes assez tôt pour confirmer les artisans, leurs besoins alimentaires et leur numéro de stand. Gardez enfin une semaine pour les derniers contrôles, la météo et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Réserver les stands et les tentes
5
Réserver l’alimentation électrique
6
Réserver l’enlèvement des déchets
7
Contacter les artisans
3 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer la liste des participants
2 personnes
13
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
15
Publier les informations de stationnement
16
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
17
Accrocher les affiches
3 personnes
18
Publier des messages sur les réseaux sociaux
19
Vérifier les prévisions météo
20
Envoyer le plan météo aux participants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Préparer les panneaux du stand
2 personnes
24
Trier les badges nominatifs
25
Préparer les reçus et la monnaie
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Balisage du site
3 personnes
28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
29
Monter les tentes
6 personnes
30
Installer les stands
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
37
Aménager le point de restauration
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

42
Inscrire les stands
3 personnes
43
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
44
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Assurer le service traiteur
4 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
50
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
53
Allumer l’éclairage
54
Finaliser les stands
2 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes
56
Clôturer le catering
3 personnes
57
Sécuriser la caisse et les documents
2 personnes

Suivi

58
Couper l’électricité
2 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les stands
6 personnes
61
Démonter les tentes
6 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Rapporter le matériel
3 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Ranger les courses restantes
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Rendre les objets trouvés
71
Vérifier les factures des fournisseurs
72
Remercier les participants
2 personnes
73
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 24
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Housses de nappesqté 30
Planches de standqté 24
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Câbles d'alimentationqté 12
Passe-câblesqté 12
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Lampes de pocheqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Fanionsqté 6
Jardinièresqté 10
Draps de standqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de numéro de standqté 24
Porte-cartes de tableqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 8
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Gantsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Étagères de séchageqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Poubelles à pédaleqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Panneaux d'avertissement pour câblesqté 8
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan avant d’attribuer les stands : prévoyez les allées, l’accès aux tentes, les tables et les points électriques. Envoyez ensuite à chaque artisan son numéro et un plan visiteur.
Ouvrez le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant le marché et fixez une date limite. Demandez dès ce formulaire les besoins alimentaires, électriques et d’installation pour éviter les changements de dernière minute.
Réservez séparément les tentes, les stands, l’alimentation électrique et l’enlèvement des déchets. Une multiprise ou une rallonge ne remplace pas une alimentation adaptée à l’ensemble du site.
Préparez les panneaux d’information, les numéros de stand et les badges avant le jour J. Faites aussi imprimer les informations de stationnement et affichez-les au moins quelques jours à l’avance.
Consultez les prévisions météo 5 à 7 jours avant l’événement et envoyez le plan prévu aux participants. Vérifiez notamment l’éclairage, les passe-câbles, les lampes et les solutions pour protéger le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Ce délai permet de vérifier les autorisations, réserver les équipements, recruter les artisans et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des artisans ?: Ouvrez-les idéalement 6 à 8 semaines avant le marché et fixez une date limite environ 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer la liste, attribuer les numéros de stand et transmettre les consignes.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un marché artisanal ?: Recensez les besoins de chaque exposant avant de réserver l’alimentation électrique. Prévoyez ensuite les câbles, rallonges, multiprises et passe-câbles, puis testez chaque zone au moins 1 jour avant l’ouverture.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoyez le plan, le numéro de stand, les horaires d’installation, le stationnement et les consignes météo 7 à 10 jours avant. Faites un dernier rappel 24 à 48 heures avant le marché.

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