Eine Handwerksmarkt Schritt für Schritt organisieren

Eine Handwerksmarkt steht und fällt mit der Vorbereitung der Stände, der Stromversorgung und der Kommunikation mit den Ausstellenden. Lege zuerst Datum, Ort und Marktaufteilung fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Reservierungen und die Teilnehmerliste. In den letzten Tagen geht es um Standnummern, Beschilderung, Parkhinweise und einen klaren Wetterplan. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau, Kassen und die Betreuung der Handwerker.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
4
Stände und Zelte reservieren
5
Stromversorgung reservieren
6
Abfallentsorgung reservieren
7
Handwerker ansprechen
3 Personen
8
Anmeldeformular veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Teilnehmerliste bestätigen
2 Personen
13
Standnummern zuweisen
2 Personen
14
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
15
Parkinformationen veröffentlichen
16
Besucherplan erstellen
2 Personen
17
Poster aufhängen
3 Personen
18
Social-Media-Posts veröffentlichen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Wetterplan an Teilnehmende senden
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Standschilder vorbereiten
2 Personen
24
Namenskarten sortieren
25
Kassenbelege und Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Gelände absperren
3 Personen
28
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
29
Zelte aufbauen
6 Personen
30
Stände aufbauen
6 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Beschilderung anbringen
2 Personen
36
Informationsstand einrichten
2 Personen
37
Cateringbereich einrichten
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

42
Stände anmelden
3 Personen
43
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
44
Infostand besetzen
2 Personen
45
Besucher empfangen
4 Personen
46
Catering servieren
4 Personen
47
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks nachfüllen
2 Personen
50
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
53
Beleuchtung einschalten
54
Stände abschließen
2 Personen
55
Besucher verabschieden
3 Personen
56
Catering abschließen
3 Personen
57
Kasse und Unterlagen sichern
2 Personen

Nachbereitung

58
Strom ausschalten
2 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
60
Stände abbauen
6 Personen
61
Zelte abbauen
6 Personen
62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Gelände reinigen
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Kühlboxen leeren
2 Personen
66
Materialien zurückbringen
3 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
69
Fundgegenstände registrieren
70
Fundsachen zurückbringen
71
Lieferantenrechnungen prüfen
72
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
73
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 24
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 6
TischdeckenhussenAnz. 30
MessethekenAnz. 24
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

KassenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 12
StromkabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
HandlampenAnz. 6
HandyladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
WindfahnenAnz. 6
BlumenkästenAnz. 10
StandtücherAnz. 24
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
StandnummernschilderAnz. 24
TischschildständerAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
HandschuheAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
TrockengestelleAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
TretmülleimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 12
KabelwarnschilderAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungsprüfung. Reserviere Zelte, Marktstände, Stromanschlüsse und Abfallentsorgung erst, wenn der Grundriss feststeht.
Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und bestätige die Teilnehmerliste spätestens 10 Tage vorher.
Plane jeden Stand im Grundriss und vergebe die Standnummern spätestens eine Woche vor dem Termin. Schicke den Handwerkern danach gesammelt Standplan, Aufbauzeiten, Parkinformationen und wichtige Kontaktdaten.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und verschicke dann den Wetterplan. Lege für Zelte, Beleuchtung und empfindliche Materialien eine konkrete Ausweichlösung fest, statt erst am Morgen zu improvisieren.
Bereite am Vortag Standschilder, Namenskarten, Wegweiser, Infotafeln und Kassenmaterial vor. Teste Kartenlesegeräte, Verlängerungskabel und Steckdosenleisten vor dem Aufbau und lege Wechselgeld getrennt bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Handwerksmarkt organisieren?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Genehmigungen, Zelte, Marktstände und Strom können länger dauern; die Anmeldung der Handwerker sollte etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte man die Aussteller für eine Handwerksmarkt einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine klare Anmeldefrist. Die endgültige Teilnehmerliste sollte spätestens 10 Tage vor dem Markt feststehen.
Was braucht jeder Stand auf einer Handwerksmarkt?: Plane pro Stand die vereinbarte Standfläche, ein Standschild und bei Bedarf Tisch, Sitzgelegenheit oder Zelt ein. Stromanschlüsse solltest du mindestens 7 Tage vorher zuordnen und die Kabelwege im Grundriss markieren.
Was macht man bei schlechtem Wetter auf einer Handwerksmarkt?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und sende allen Teilnehmenden einen verbindlichen Wetterplan. Lege fest, welche Stände in Zelte wechseln, wie Material geschützt wird und ab wann eine Absage kommuniziert wird.

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