Cómo organizar un mercado de artesanía paso a paso
Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de montar las carpas. Primero se cierran la fecha, el lugar, los permisos y la distribución; después se confirma a los artesanos y se asigna cada puesto. La electricidad, la recogida de residuos y la información para visitantes suelen llegar tarde si no tienen un responsable y una fecha límite. Este plan reúne las tareas y los materiales necesarios para preparar el mercado, atender a los participantes y resolver los detalles del día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
- 4
Reservar puestos y carpas
- 5
Reservar el suministro eléctrico
- 6
Reservar recogida de residuos
- 7
Contactar a los artesanos
3 personas
- 8
Publicar el formulario de inscripción
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Confirmar la lista de participantes
2 personas
- 13
Asignar números de stand
2 personas
- 14
Enviar información a los participantes
2 personas
- 15
Publicar información de estacionamiento
- 16
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
- 17
Colgar pósters
3 personas
- 18
Publicar mensajes en redes sociales
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Enviar el plan meteorológico a los participantes
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Reunir los materiales
3 personas
- 23
Preparar los carteles del puesto
2 personas
- 24
Clasificar las tarjetas con nombres
- 25
Preparar los recibos y el cambio
2 personas
- 26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 27
Cerrar el recinto
3 personas
- 28
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 29
Montar tiendas
6 personas
- 30
Montar los puestos
6 personas
- 31
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 32
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 33
Colgar la iluminación
3 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Colocar la señalización
2 personas
- 36
Montar el mostrador de información
2 personas
- 37
Montar el punto de catering
3 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
- 39
Preparar aperitivos
3 personas
- 40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 41
Comprobar los baños
2 personas
Evento
- 42
Registrar los puestos
3 personas
- 43
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
- 44
Atender el mostrador de información
2 personas
- 45
Recibir a los visitantes
4 personas
- 46
Servir el catering
4 personas
- 47
Servir café y té
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Reponer aperitivos
2 personas
- 50
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
- 53
Encender la iluminación
- 54
Cerrar los puestos
2 personas
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 56
Cerrar catering
3 personas
- 57
Asegurar la caja registradora y los documentos
2 personas
Seguimiento
- 58
Cortar la electricidad
2 personas
- 59
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 60
Desmontar los puestos
6 personas
- 61
Desmontar las tiendas
6 personas
- 62
Recoger la basura
4 personas
- 63
Limpiar el recinto
4 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
- 66
Devolver los materiales
3 personas
- 67
Devolver el material alquilado
2 personas
- 68
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
- 69
Registrar objetos perdidos
- 70
Devolver los objetos perdidos
- 71
Comprobar las facturas de proveedores
- 72
Agradecer a los participantes
2 personas
- 73
Responder a los mensajes de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 8
- Puestos de mercadocant. 24
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas altascant. 6
- Fundas para mantelescant. 30
- Tablones del puestocant. 24
- Cajas de almacenamientocant. 20
Equipo
- Cajas registradorascant. 4
- Datáfonoscant. 4
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 12
- Cables de alimentacióncant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Termoscant. 6
- Linternas de manocant. 6
- Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas de vientocant. 6
- Jardinerascant. 10
- Manteles para puestoscant. 24
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles con número de standcant. 24
- Soportes para carteles de mesacant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 20
- Jarras para servircant. 8
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Guantescant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Cubetas para lavarcant. 4
- Tendederoscant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Papelelerascant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Cubos de pedalcant. 6
- Paños de microfibracant. 20
- Guantes de limpiezacant. 8
Seguridad
- Vallas de separacióncant. 12
- Conos de tráficocant. 12
- Señales de advertencia de cablescant. 8
- Extintorescant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución antes de reservar puestos y carpas. Dibuja los pasillos, las entradas, las zonas de descanso y la ubicación de las mesas altas, sillas y paneles informativos; así sabrás cuántas estructuras caben realmente.
- Pon una fecha límite de inscripción y confirma la lista de participantes con varios días de margen. Después asigna los números de stand y envía a cada artesano su ubicación, horario de montaje, indicaciones de aparcamiento y preferencias dietéticas registradas.
- No dejes la electricidad para la última semana. Confirma el suministro, prueba los cables de alimentación, enrollacables, regletas y alfombrillas para cables, y separa los puntos destinados a cafeteras, teteras, datáfonos y cajas registradoras.
- Prepara la comunicación en dos momentos: publica el formulario y los carteles con antelación, y envía después un mapa actualizado a visitantes y participantes. Incluye accesos, aparcamiento, puestos numerados y carteles direccionales para reducir preguntas el día del mercado.
- Comprueba el pronóstico y comunica un plan meteorológico concreto antes del montaje. Revisa el anclaje de las carpas, protege los materiales de los puestos, carga linternas y luces LED, y prepara neveras portátiles, termos y cargadores para el equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos, reservar carpas, puestos, electricidad y residuos, y contactar con los artesanos. Deja los últimos 7 días para confirmar participantes, números de stand, compras y previsión meteorológica.
- ¿Qué permisos hacen falta para un mercado de artesanía?
- Depende del municipio, del espacio y de si se vende comida o se instala electricidad. Comprueba los requisitos antes de anunciar la fecha y tramita las autorizaciones con varias semanas de margen; no reserves todos los puestos sin haber confirmado que el lugar puede acoger el mercado.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artesanos y asignar los puestos?
- Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del mercado. Confirma entonces la lista, asigna los números de stand y envía la información completa para que cada participante pueda preparar su montaje y su transporte.
- ¿Qué hacer si llueve el día del mercado?
- Define el plan meteorológico al menos 48 horas antes y comunícalo a todos los participantes. Comprueba el anclaje de las carpas, protege cables con alfombrillas, prepara iluminación alternativa y decide con antelación si se mantiene, se retrasa o se cancela el montaje.
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