Checklist para organizar un mercado artesanal sin olvidar nada

Organizar un mercado artesanal implica coordinar a los artesanos, el espacio, los servicios y la comunicación con bastante antelación. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar permisos y seguro, y reservar puestos, electricidad y aseos. Después podrás cerrar las inscripciones, dibujar la distribución y promocionar el mercado. Esta checklist reúne 71 tareas y 71 artículos para avanzar en orden, desde la planificación inicial hasta la caja y el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro del mercado
Reservar puestos
Reservar el suministro eléctrico
Reservar los aseos
Contactar a los artesanos
2 personas
Enviar las condiciones de participación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el plano del mercado
2 personas
Confirmar la distribución de los puestos
Actualizar la lista de participantes
Diseñar carteles promocionales
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Publicar en redes sociales
Comprobar la ruta de tráfico
Preparar señales de aparcamiento
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar pasteles y aperitivos
3 personas
Delimitar el recinto del mercado
4 personas
Descargar los puestos
6 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colocar señalizadores
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar efectivo
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Indicar a los participantes los puestos
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Atender el mostrador de catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir pasteles y aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Guiar el aparcamiento
2 personas
Anunciar el mercado
Encender la iluminación
Tomar los últimos pedidos
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Biombos para vestuarioscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platos para postrecant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Carretescant. 4
Cajas registradorascant. 2
Cajeros automáticoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono

Cocina

Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas para servircant. 8
Tijerascant. 6
Bandejascant. 8

Decoración

Manteles para puestoscant. 20
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Números de puestocant. 20
Cartel de bienvenida
Carteles informativoscant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Tableros de corchocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Spray desinfectantecant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Pinzas para residuoscant. 4

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 16
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Organización

Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 4
Pegatinas con nombrecant. 200
Pulserascant. 250
Reciboscant. 4
Cajas de caudalescant. 2
Cajitas para cambiocant. 4
Cuerdacant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, seguro, electricidad y aseos antes de confirmar la participación: algunos proveedores necesitan varias semanas de margen y no conviene anunciar una fecha sin esos servicios asegurados.
Envía las condiciones de participación junto con la invitación y fija una fecha límite de inscripción. Así podrás recoger preferencias dietéticas, actualizar la lista de participantes y evitar cambios de última hora en el plano.
Dibuja el plano cuando conozcas el número de artesanos y confirma la distribución de los puestos por escrito. Reserva espacio para carpas, mesas, sillas, circulación y cables, no solo para las zonas de exposición.
Comprueba la ruta de tráfico y prepara las señales de aparcamiento con antelación. Asigna voluntarios a tareas concretas y entrégales la información y los walkie-talkies antes de que empiece el montaje.
Prepara la caja registradora y el cambio el día anterior, y revisa también las máquinas de café, teteras, neveras, vasos y vajilla. La electricidad suele fallar por falta de cables alargadores, regletas o carretes suficientes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado artesanal?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos y seguro, reservar puestos y servicios, contactar a los artesanos, cerrar inscripciones y preparar la promoción.
¿Qué hay que confirmar antes de publicar el mercado artesanal?: Confirma la fecha y el lugar, los permisos, el seguro, los puestos, el suministro eléctrico y los aseos. Publica la información cuando estos seis puntos estén cerrados y puedas indicar horarios y condiciones de participación.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los artesanos?: Cierra las inscripciones entre 2 y 3 semanas antes del mercado. Necesitas ese tiempo para actualizar la lista, crear el plano definitivo, confirmar la distribución y enviar la información final a cada participante.
¿Qué se suele olvidar al preparar un mercado artesanal?: Suelen faltar cambio para la caja, cables alargadores, regletas, neveras portátiles y señales de aparcamiento. Revisa la lista de compra entre 3 y 5 días antes y reúne los materiales el día anterior.

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