Ambachtsmarkt organiseren: checklist en planning

Een ambachtsmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en vergunningen, daarna de indeling, deelnemers en voorzieningen. Plan kramen, tenten, stroom en afval ruim vooraf, want beschikbaarheid bepaalt vaak de hele opzet. Werk met vaste deadlines voor aanmeldingen en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je het weer, maak je kraamborden en leg je kassabonnen, wisselgeld en praktische materialen klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktindeling tekenen
2 personen
Kramen en tenten reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Afvalinzameling reserveren
Ambachtslieden benaderen
3 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bevestigen
2 personen
Kraamnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Sociale berichten plaatsen
Weersverwachting controleren
Weersplan aan deelnemers sturen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Kraamborden voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Kassabonnen en wisselgeld klaarleggen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Kramen plaatsen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Kramen aanmelden
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Catering bedienen
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Verlichting inschakelen
Kramen afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Catering afsluiten
3 personen
Kassa en documenten veiligstellen
2 personen

Nazorg

Stroom uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Kramen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Leveranciersfacturen controleren
Deelnemers bedanken
2 personen
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 24
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafelkleedhoezenaantal 30
Kraamplankenaantal 24
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Kassa'saantal 4
Pinapparatenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 12
Stroomkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Handlampenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Windvlaggenaantal 6
Bloembakkenaantal 10
Kraamdoekenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Kraamnummerbordenaantal 24
Tafelbordstandaardsaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Handschoenenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Droogrekkenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Pedaalemmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Kabelwaarschuwingsbordenaantal 8
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 8 weken vooraf een plattegrond met kraamnummers, looproutes, entree, stroompunten en afvalpunten. Zo weet je meteen hoeveel marktkramen, tenten en kabelmatten nodig zijn.
Geef deelnemers een uiterste aanmelddatum van ongeveer 4 weken vóór de markt. Stuur daarna één bevestiging met kraamnummer, opbouwtijd, parkeerinformatie, stroomafspraken en het weersplan.
Controleer de stroomvoorziening minstens 2 weken vooraf per kraam. Tel het vermogen van koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting bij elkaar op en leg verlenghaspels, verdeelstekkers en stroomkabels klaar.
Maak 7 dagen vooraf een bezoekersplattegrond en publiceer parkeerinformatie. Hang op de dag zelf pijlborden en informatieborden op bij de entree en bij belangrijke kruisingen.
Plan een laatste controle op de avond ervoor: sorteer naamkaartjes, bereid kraamborden voor, test pinapparaten en kassa's en leg wisselgeld, kassabonnen, handlampen en telefoonladers op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een ambachtsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Benader ambachtslieden uiterlijk 8 weken vooraf en sluit de inschrijvingen ongeveer 4 weken vóór de markt.
Welke vergunning heb ik nodig voor een ambachtsmarkt?: Dat hangt af van de gemeente, locatie en omvang van de markt. Controleer minimaal 10 tot 12 weken vooraf bij de gemeente welke vergunning of melding nodig is en welke eisen gelden voor tenten, verkoop, afval en geluid.
Hoeveel kramen en tenten heb ik nodig voor een ambachtsmarkt?: Bepaal dit na de inschrijvingsdeadline en reserveer per deelnemer de afgesproken kraamruimte. Houd daarnaast minimaal één aparte tent of tafel vrij voor informatie, organisatie of slecht weer en voeg ruimte toe voor looppaden en stroomkabels.
Wanneer stuur ik deelnemersinformatie voor een ambachtsmarkt?: Stuur de definitieve informatie ongeveer 3 weken vooraf, zodra deelnemerslijst en kraamnummers vaststaan. Verstuur een korte weersupdate opnieuw 2 tot 3 dagen vóór de markt, met opbouwtijd, parkeerroute en het weersplan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.