Checklist para organizar un mercado de artesanía

Organizar un mercado de artesanía requiere coordinar a los expositores, el espacio y los servicios antes de abrir al público. Empieza fijando la fecha y el lugar, comprueba los permisos y dibuja la distribución de puestos y carpas. Después gestiona las inscripciones, asigna los números de stand y envía a cada participante la información de montaje, aparcamiento y meteorología. Esta checklist reúne 73 tareas y 60 materiales para que no llegues al día del mercado sin electricidad, cambio o señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Reservar puestos y carpas
Reservar el suministro eléctrico
Reservar recogida de residuos
Contactar a los artesanos
3 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la lista de participantes
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Colgar pósters
3 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar el plan meteorológico a los participantes
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar los carteles del puesto
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
Preparar los recibos y el cambio
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Registrar los puestos
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Encender la iluminación
Cerrar los puestos
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar catering
3 personas
Asegurar la caja registradora y los documentos
2 personas

Seguimiento

Cortar la electricidad
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver los objetos perdidos
Comprobar las facturas de proveedores
Agradecer a los participantes
2 personas
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 6
Fundas para mantelescant. 30
Tablones del puestocant. 24
Cajas de almacenamientocant. 20

Equipo

Cajas registradorascant. 4
Datáfonoscant. 4
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Cables de alimentacióncant. 12
Alfombrillas para cablescant. 12
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Linternas de manocant. 6
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de vientocant. 6
Jardinerascant. 10
Manteles para puestoscant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 6
Carteles con número de standcant. 24
Soportes para carteles de mesacant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Jarras para servircant. 8
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Guantescant. 6
Abrebotellascant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Tendederoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Cubos de pedalcant. 6
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 12
Señales de advertencia de cablescant. 8
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de publicar el formulario de inscripción. Reserva también con antelación los puestos, las carpas, el suministro eléctrico y la recogida de residuos.
Dibuja la distribución antes de asignar los números de stand. Deja pasillos claros para visitantes, espacio para mesas plegables y una ruta segura para cables, con cubrecables donde sea necesario.
Envía a los artesanos un único documento con horario de llegada, número de stand, instrucciones de montaje, aparcamiento y plan meteorológico. Hazlo al menos 7 días antes y confirma la lista definitiva después de cerrar las inscripciones.
Prepara la atención al público antes del montaje: coloca un mapa, carteles direccionales y paneles informativos en los accesos. Comprueba que los datáfonos, cargadores y cajas registradoras funcionan y prepara recibos y cambio con antelación.
Revisa el pronóstico y la iluminación el día anterior. Comprueba carpas, guirnaldas, lámparas LED, linternas, neveras, termos y máquinas de café, y comunica cualquier cambio a los participantes antes de que salgan hacia el mercado.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercado de artesanía?: Empieza al menos 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija fecha y lugar, comprueba los permisos y reserva carpas, puestos, electricidad y recogida de residuos.
¿Qué hay que enviar a los artesanos antes del mercado?: Envía la confirmación del número de stand, el horario de llegada, las instrucciones de montaje, la información de aparcamiento y el plan meteorológico. Hazlo como mínimo 7 días antes y manda una actualización final 24 horas antes si cambia el tiempo.
¿Cuándo se asignan los puestos de un mercado artesanal?: Asigna los números cuando la lista de participantes esté confirmada, normalmente entre 7 y 10 días antes. Así puedes enviar un mapa coherente y evitar cambios de última hora en mesas, carpas o conexiones eléctricas.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a un mercado de artesanía?: Comprueba durante una revisión de 30 a 60 minutos que están confirmados el suministro eléctrico, la recogida de residuos, las carpas y la señalización. Prueba también datáfonos, cajas registradoras, iluminación, cables y equipos de café.

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